電力科研院所檔案管理工作探討

邢玉紅，張文艷

(遼寧省電力有限公司電力科學(xué)研究院，遼寧 沈陽 110006)

檔案作為一種資產(chǎn)對企業(yè)的發(fā)展、企業(yè)生產(chǎn)的有序進(jìn)行具有重要的作用。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理成為可能。探討新形勢下電力科研院所的檔案管理模式，確保檔案工作的正常開展，提高檔案利用率、提升在企業(yè)生產(chǎn)過程中的地位變得越來越重要。

1 單位級檔案管理的意義及可行性［1－3］

檔案管理工作是一項政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。作為一個現(xiàn)代企業(yè)，實現(xiàn)單位級檔案管理有非常重要的意義。一方面國家檔案局DA/T42—2009“企業(yè)檔案工作規(guī)范”明確了企業(yè)檔案管理的工作原則、組織制度要求，對檔案管理業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配備提出了明確要求;另一方面，實現(xiàn)單位級檔案管理可以通過檔案移交流程，規(guī)范企業(yè)的業(yè)務(wù)活動，確保不會因業(yè)務(wù)人員變動造成檔案不全或遺失，為以后的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供可靠的保證。

電力科研院所大都具有獨(dú)立的檔案管理部門，但由于管理理念的原因，有些企業(yè)進(jìn)行了各類檔案的單位級管理工作，但仍有部分單位的企業(yè)活動未全部納入檔案管理范疇，造成企業(yè)的一些業(yè)務(wù)活動不能正常進(jìn)行。例如某單位經(jīng)歷了若干年的基礎(chǔ)建設(shè)后，發(fā)現(xiàn)本單位的電源接地問題應(yīng)該重新進(jìn)行規(guī)范，于是進(jìn)行了電源接地改造工程，將若干“地”進(jìn)行了重新整合，工程結(jié)束后，施工方案未及時到檔案部門存檔。兩年后，該單位有新的項目要開工，需要找到接地線，但當(dāng)時負(fù)責(zé)該項工程的員工已經(jīng)調(diào)離本崗位，施工方無從查找，后幾經(jīng)輾轉(zhuǎn)，找到原接地工程的負(fù)責(zé)員工，根據(jù)其回憶重新進(jìn)行了測量，給新工程增加了很大工作量。作為電力科研院所，依據(jù)對外服務(wù)任務(wù)出版的技術(shù)報告等對本單位都屬于無形資產(chǎn)，對后續(xù)的生產(chǎn)活動都可能會有借鑒作用，因此敦促項目負(fù)責(zé)部門將有關(guān)資料歸檔，以確保企業(yè)資產(chǎn)不會隨著人員的離崗而流失。

鑒于電力科研院所目前的崗位設(shè)置情況，實現(xiàn)單位級檔案管理是完全可行的。公司管理層需對本單位可能形成的有價值的信息進(jìn)行匯總，按國家檔案局“企業(yè)檔案工作規(guī)范”，形成本單位的檔案工作管理體系，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，定義相應(yīng)的工作流程，以確保本單位檔案管理工作有序開展。

2 檔案管理工作模式［4－5］

2.1 檔案工作組織體系建設(shè)

建立單位級的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案工作辦公室。檔案工作辦公室實體部門設(shè)在單位級檔案管理部門，領(lǐng)導(dǎo)小組組長應(yīng)由單位級領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員應(yīng)由檔案管理部及各業(yè)務(wù)部門的主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任。檔案工作辦公室主任為主管檔案工作的公司領(lǐng)導(dǎo)，副主任為檔案管理部門負(fù)責(zé)人，成員為相關(guān)部門工作人員。在檔案管理部門設(shè)置專職檔案管理人員，在各業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職檔案管理人員，以便在檔案移交流程中，職責(zé)明確，具有可操作性。

檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障;負(fù)責(zé)規(guī)劃本單位的檔案工作，確定歸檔范圍及檔案銷毀的審定工作;負(fù)責(zé)本單位檔案工作的考核。

工作辦公室在檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，統(tǒng)籌本單位的檔案工作，組織檔案的銷毀工作，協(xié)助檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行檔案工作的考核工作。

檔案部門負(fù)責(zé)制定本單位文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等相關(guān)規(guī)章制度;負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用工作;指導(dǎo)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作;配合檔案工作辦公室完成檔案考核工作;依照國家有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或相關(guān)單位移交檔案;組織完成省公司布置的各項與檔案相關(guān)工作任務(wù)。

各職能部門及負(fù)責(zé)人按公司《檔案管理辦法》按時保質(zhì)保量按交接流程完成檔案的移交工作。各職能部門設(shè)兼職檔案管理人員，職能部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對本部門移交檔案的完整性和可用性負(fù)責(zé)，兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。

2.2 檔案制度建設(shè)

要做好電力科研院所的檔案管理工作，除了建立檔案工作管理體系外，還要有相應(yīng)的管理制度，以確保檔案工作的有序進(jìn)行。應(yīng)建立健全檔案管理制度，制定檔案員崗位職責(zé)和檔案員工作標(biāo)準(zhǔn)。管理制度是檔案管理工作的根本，檔案管理制度包含檔案工作的方方面面，主要包括檔案收集、鑒定銷毀、借閱、安全保密、超前管理、應(yīng)急預(yù)案、檔案歸檔范圍及保管期限等制度。

2.3 檔案類別設(shè)置

作為電力科研院所，檔案管理工作應(yīng)從7個方面開展:文書檔案、人事檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、基建檔案、其它。

2.4 檔案工作流程

a． 文書檔案

按年度由公司文書將本單位收到或下發(fā)的文件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由文書檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還文書，由文書所在部門留存，文書檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒入庫。

b． 人事檔案

按年度由公司人事部門將本單位有關(guān)人事變動事項原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由人事檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還人事部門留存，由人事檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒入庫。

c． 科技檔案

按年度由生產(chǎn)管理部門對本單位發(fā)生的生產(chǎn)活動形成的報告進(jìn)行審核，報單位生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)審批后，形成技術(shù)報告列表，將技術(shù)報告原件及列表移交檔案管理部門，由人事檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還生產(chǎn)管理部門留存，由科技檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒入庫。

d． 財務(wù)檔案

按年度由公司財務(wù)部門將本單位財務(wù)憑證原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由財務(wù)檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還人事部門留存，由財務(wù)檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒入庫。

e． 聲像檔案

按年度由公司聲像部門及生產(chǎn)部門將本單位生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的聲像資料原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由聲像檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還移交部門留存，由聲像檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒入庫。

f． 基建檔案

按年度由公司基建部門將本單位基建有關(guān)的文檔資料原件及列表經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后移交檔案管理部門，由基建檔案管理員核對后在移交列表上簽字，將簽字后的列表進(jìn)行復(fù)印，將復(fù)印件返還基建部門留存，由基建檔案管理員將文件進(jìn)行加工整理后裝盒入庫。

g． 其它

除以上6類檔案外，企業(yè)日常活動中有保存價值的信息也需要存檔，如審計信息、實驗室認(rèn)可有關(guān)材料等6類之外的可形成有價值資產(chǎn)的資料存檔，應(yīng)由相關(guān)部門提出存檔申請，由檔案管理工作辦公室主任批準(zhǔn)后，由相應(yīng)部門移交檔案部門，由檔案部門加工處理后裝盒入庫。

3 檔案現(xiàn)代化建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化的重要組成部分。檔案現(xiàn)代化包括2個層面，即技術(shù)層面和管理層面。技術(shù)層面是指在檔案管理工作中采用先進(jìn)技術(shù)，提高檔案工作的效率。先進(jìn)技術(shù)包括計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、海量存儲技術(shù)以及自動控制技術(shù)等等。管理層面指以現(xiàn)代企業(yè)為目標(biāo)，參照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)合理的檔案工作管理體系。做好檔案管理工作是一個企業(yè)健康發(fā)展的需要，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作。

檔案管理現(xiàn)代化是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的必然結(jié)果。隨著電力企業(yè)信息化工作的穩(wěn)步推進(jìn)，協(xié)同辦公及一體化平臺的順利上線，檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也提到日程上來。目前東北電科院協(xié)同辦公系統(tǒng)已經(jīng)上線運(yùn)行多年，文件歸檔工作順利，文書檔案已實現(xiàn)了全文網(wǎng)上加工處理、目錄打印、卷背打印等功能，網(wǎng)上借閱已開發(fā)完畢，正在實施階段，不久可投入使用。

其它類檔案上網(wǎng)方式正在探討中，檔案不同一般意義的電子文檔，具有一定的機(jī)密性，因此在項目開發(fā)及實施中，一定要加強(qiáng)安全設(shè)計，在系統(tǒng)建設(shè)初期，要進(jìn)行等級保護(hù)定級工作，按相應(yīng)的保護(hù)等級進(jìn)行安全設(shè)計及安全部署，強(qiáng)化信息審計功能，以確保數(shù)據(jù)的保密性。

4 結(jié)束語

進(jìn)行單位級檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)的需要，只有實現(xiàn)了單位級的檔案管理，強(qiáng)化檔案管理過程，才能確保企業(yè)各類生產(chǎn)經(jīng)營活動有序開展。建立統(tǒng)一集中的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，保證檔案工作的資金投入，提高檔案利用率，以便更好地為生產(chǎn)、科研及日常工作服務(wù)。

［1］ 蓋 莉，段雋馥．電力企業(yè)檔案管理 ［J］．吉林電力，2011，40(3)，50－51．

［2］ 李小敏．電力檔案管理探析 ［J］．科技信息，2010，19(27)，612－611．

［3］ 李 燁．新時期電力企業(yè)檔案管理 ［J］．內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010，14(11)，35－36．

［4］ 孫志梅．電力檔案管理工作中存在的問題及對策 ［J］．中國電力教育，2010，26(1):259－260．

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