基層電力企業如何做好檔案的鑒定銷毀工作

邢玉紅，張文艷

(遼寧省電力有限公司電力科學研究院，遼寧 沈陽 110006)

基層電力企業如何做好檔案的鑒定銷毀工作

邢玉紅，張文艷

(遼寧省電力有限公司電力科學研究院，遼寧 沈陽 110006)

分析了檔案鑒定銷毀工作不能及時開展的原因及可能存在的問題，指出了上級單位領導重視、本單位具有健全的檔案管理組織機構和規章制度、具有高素質的檔案管理人員和檔案鑒定人員是檔案鑒定銷毀工作的保證，介紹了檔案鑒定銷毀工作程序、檔案鑒定和銷毀中的注意事項等。基層電力企業通過開展檔案鑒定和銷毀工作，可保證本企業檔案的可利用性和有效性，同時擴大檔案管理物理空間的有效利用面積。

電力企業;檔案鑒定;檔案銷毀

隨著社會進步及信息技術的發展，在生產經營活動中產生的檔案數量也成倍增加，檔案的保存價值會隨著時間的推移而發生變化［1］，為確保檔案的價值性、有效性和可利用性，定期對檔案進行鑒定銷毀工作不僅是國家檔案相關法規的要求，也是做好檔案管理工作必不要少的工作環節。基層電力企業是電力企業中的最小單元，也應按國家相關法規做好檔案的鑒定銷毀工作，以保證電力企業檔案的可利用性和有效性，同時擴大檔案管理物理空間的有效利用面積。

1 加強基層電力企業檔案鑒定銷毀工作認識

基層電力企業的檔案管理工作是企業管理工作中的薄弱環節，檔案工作對于任何企業都非常重要，因此無論是依據國家檔案法，還是上級主管單位要求，各電力企業即使沒有檔案管理的專門機構，也應在辦公室或技術部門設立檔案管理崗位，以保證本單位檔案工作的開展，但對于絕大多數基層電力企業，作為檔案存檔的文件及技術資料在建檔后從未組織過鑒定銷毀工作，其原因有以下幾種情況:一是對檔案鑒定銷毀工作的重要性認識不足［2］，只考慮豐富館藏數量，忽略館藏質量，導致不能及時組織檔案的鑒定銷毀工作;二是檔案人員擔心檔案鑒定銷毀工作出差錯，《檔案法》第十五條指出“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案”，因此造成了各級單位檔案管理求穩的心理，擔心鑒定出錯，銷毀后不可挽回，責任重大;三是上級部門沒有強制檔案鑒定銷毀要求，也是造成過期無效檔案不能及時銷毀的主要原因。

針對目前基層電力企業檔案管理工作的現狀，要組織檔案人員加強有關檔案管理法規學習，同時對本單位有關領導及相關部門進行檔案相關條款的宣傳。同時作為各上級主管單位或部門也應根據國家檔案法對下級檔案管理工作提出考核要求，加強基層電力企業領導及檔案管理人員對檔案鑒定銷毀工作的認識，檔案鑒定銷毀工作不能及時開展可能造成檔案庫房容量不夠［3］，時代的發展、管理工作內容不斷豐富，導致歸檔文件數量增多，對檔案物理空間要求也不斷增大，如果不能對無利用價值的檔案及時鑒定銷毀，可能會造成空間不足、館藏檔案無法得到優化及利用率降低。

2 開展檔案鑒定銷毀工作保證

作為基層電力企業，檔案保管內容是整個企業檔案的一部分，要做好基層電力企業的檔案管理，特別是檔案的鑒定銷毀工作，應從以下幾個方面做起。

a. 上級單位高度重視

在現實生產活動中，檔案工作不會產生直接經濟效益，各企業對檔案工作的關注度都不會很高，尤其是基層電力企業。只有上級單位高度重視檔案的鑒定銷毀工作，對下級單位進行工作指導和技術支持，基層電力企業的檔案管理工作才能有序開展。上級單位應將檔案工作納入領導的議事日程，同時要求所屬單位加強本單位的檔案管理，并將其檔案管理工作納入工作議事日程，將檔案管理工作納入企業負責人考核范疇，檔案的鑒定銷毀工作作為考核指標之一，起到強化和推動作用。

b. 建立基層電力企業檔案管理機構

基層電力單位應參照《企業檔案工作規范》的要求，完善本單位檔案管理體系，成立主要負責人為組長的檔案工作管理領導小組，主管領導為主任的檔案管理工作辦公室，形成由相關職能部門和各專業部門組成的檔案管理網絡。檔案工作管理領導小組職責是負責本單位的檔案管理工作，貫徹國家有關檔案工作法律、法規和方針政策，建立健全檔案工作制度，將檔案工作納入企業發展規劃和工作計劃，為檔案工作持續發展提供保障;負責規劃本單位的檔案工作，確定歸檔范圍及檔案銷毀的審定工作;負責本單位檔案工作的考核。檔案管理工作辦公室主要職責是在檔案工作領導小組的領導下，統籌本單位的檔案工作，組織檔案的銷毀工作，協助檔案工作領導小組進行檔案的考核工作。檔案管理工作部門制定本單位文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統計、利用、移交等相關規章制度;負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用工作;指導各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔形式;配合檔案工作辦公室完成檔案考核工作;依照國家有關規定向國家檔案館或相關單位移交檔案;組織完成上級單位布置的各項與檔案相關的工作任務。各職能部門依照本單位《檔案管理辦法》，按時保質保量按交接流程完成檔案的移交工作。各職能部門設兼職檔案管理人員，職能部門負責人應對本部門移交檔案的完整性和可用性負責，兼職檔案管理人員負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的質量負責。

c. 基層電力企業應建立本單位檔案管理規章制度

建立健全各項規章制度、工作標準和崗位職責，主要包括《檔案管理辦法》、《檔案收集與使用管理辦法》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案安全應急預案》、《歸檔范圍及保管期限》等，將檔案管理工作納入本單位的管理工作中，作為本單位日常考核的項目之一，在本單位形成重視檔案工作的良好氛圍。

d. 設置檔案管理人員及檔案鑒定人員

基層電力企業應設置檔案管理部門，設置專職的檔案管理人員，對本單位生產活動及管理工作中產生的有利用價值的文件、資料通過管理流程實現全部歸檔，做到單位級歸檔，同時還要建立一支技術過硬的高素質的檔案鑒定隊伍，以保證本單位不發生有價值的檔案不歸檔、無價值的檔案歸檔事件。

3 檔案鑒定銷毀工作程序

檔案鑒定銷毀工作對任何單位都是一項非常重大而嚴肅的任務，要有完備的工作程序進行支撐，分以下幾個步驟進行［4］。

a. 制定鑒定和銷毀工作計劃和實施方案

由檔案管理工作辦公室組織本單位檔案的鑒定和銷毀工作，制定檔案鑒定和銷毀工作計劃和實施方案，交檔案工作領導小組審核，審核通過后，正式發文啟動本單位的檔案鑒定和銷毀工作。

b. 編制《檔案預銷毀清冊》

由檔案管理部門組織檔案管理人員根據本單位有關檔案鑒定銷毀文件及庫存情況編制《檔案預銷毀清冊》。

c. 歸檔部門對《檔案預銷毀清冊》進行初步審定

將《檔案預銷毀清冊》按歸檔部門進行下發，交由歸檔部門進行初步審核，給出審核結果，一般審核結果包括可銷毀、續存及續存期限。

d. 組織鑒定簽發銷毀文件

將《檔案預銷毀清冊》的初步審定結果提交至檔案工作領導小組，領導小組組織召開會議，對初步審定結果進行最后審定工作，給出審定意見，形成《檔案銷毀清冊》，簽發檔案銷毀文件。

e. 組織銷毀

由檔案管理工作辦公室根據檔案銷毀文件及《檔案銷毀清冊》組織相關部門參與檔案銷毀工作。

f. 編寫《檔案銷毀工作紀要》存檔備查

檔案銷毀結束后，根據從制定檔案鑒定與銷毀工作計劃和實施方案、編制《檔案預銷毀清冊》、歸檔部門對《檔案預銷毀清冊》進行初步審定、組織鑒定并簽發銷毀文件，到組織銷毀整個過程，編寫《檔案銷毀工作紀要》，并按檔案管理要求進行分類、編目、入庫保管，以備日后查證。

4 檔案鑒定和銷毀工作注意事項

檔案鑒定與銷毀工作是檔案管理工作中必不可少的一個環節，檔案鑒定與銷毀工作質量的好壞是考核檔案工作整體水平的一個重要指標，保留現實價值已失、長遠價值又不具備的檔案，只會消耗檔案管理經費和降低庫房使用率［5］，因此各單位要高度重視檔案的鑒定和銷毀工作，確保防止有價值的檔案進行誤銷毀，將既無長遠價值、又無現實價值的檔案進行保留存檔。各基層電力企業在開展檔案鑒定銷毀工作時要注意以下環節。

a. 制定相應的管理制度

企業檔案鑒定和銷毀工作是對一個企業本身無形資產價值的再確認過程，意義重大，應慎重對待，為確保該項工作正常開展又不給企業造成損失及工作的不便，在檔案鑒定和銷毀工作中要嚴格按照本單位相應的管理制度執行。管理制度要經過討論并正式發布，具有可執行性。

b. 建立健全完善的組織機構

檔案的鑒定和銷毀工作要由本單位檔案工作最高組織機構檔案工作領導小組組織完成，對檔案鑒定和銷毀流程中的各環節要有相應的約束和管理控制措施，以確保各環節工作有章可循，有據可查。

c. 爭取上級領導的支持和工作指導

基層電力企業的檔案管理工作作為上級檔案管理工作的一部分，在檔案鑒定和銷毀工作中要盡力爭取上級檔案管理部門的支持和技術指導，以保證本單位實施的檔案鑒定和銷毀工作的正確性和合規性。

d. 對檔案鑒定人員進行業務培訓

對進行檔案鑒定的人員要提供必要的業務培訓，同時保證這些人員在本單位生產活動及管理工作中的地位，需對這些人員提出更高的要求，如必須具有較高的業務素質和對企業的高度責任感等。

檔案的鑒定和銷毀工作是檔案管理工作的必要環節，工作質量的好壞直接影響本單位檔案工作的整體水平，因此要高度重視，并按國家及上級單位有關要求定期適時開展。

［1］ 崔文俊.健全和完善檔案銷毀法律制度的思考 ［J］.檔案，2012，32(2):43-45.

［2］ 宮月紅.淺談龍江電力檔案的鑒定與銷毀［J］.黑龍江史志，2012，272(7):23-24.

［3］ 巨衛紅.做好檔案鑒定銷毀工作提高企業檔案管理水平［J］.檔案與建設，2012，29(5):6-466.

［4］ 肖金良，張雅琴，李 爍，等.試析檔案鑒定銷毀的程序［J］.北京檔案，2011，28(8):41.

［5］ 陳中偉.對檔案銷毀的幾點思考 ［J］.蘭臺世界，2010，25(7):49-50.

Files Examination＆Destruction of Basic Power Plant

XING Yu-hong，ZHANG Wen-yan
(Electric Power Research Institute of Liaoning Electric Power Co.，Ltd.，Shenyang，Liaoning 110006，China)

The article analyses reasons why files examination and destruction can not be handled in time and possible problems thereof.It points out the following are the guarantees to it:attention from upper leader group，complete flies management and regulation，qualified files management and examination personnel of its own utility.Files destruction procedure，attention to files examination and destruction are pointed out.Files management and destruction at root-level power plants can ensure files utility and validity of its own unit，simultaneously widening useful valid space of files management physical area.

Power plant;Files examination;Files destruction

G275

A

1004-7913(2012)12-0025-03

邢玉紅 (1960—)，女，學士，工程師，主要從事檔案管理工作。

2012-08-21)