關于《秘書學》實踐教學的探索

張在中

（河南機電高等專科學校，河南 新鄉 453002）

《秘書學》是文秘專業的主干課程，在專業課程體系中占有重要地位。它是一門理論與實踐并重的課程，實踐教學能否組織得恰當有效在很大程度上決定了教學的最終效果的優劣。我從事《秘書學》教學工作已有六年，在教學中我一直思考如何把理論教學與實踐教學有機結合起來，逐漸在教學中摸索到了一些方法。

先說一下我在實踐教學中的組織方式。我校文秘專業每屆招收一個班，學生人數在30至40之間，《秘書學》開設在大二第一學期。在給學生上第一節課時，我會把班里學生分成5或6個小組，每組約6名同學，選出一名組長，負責本組任務的組織、分配和匯報等工作。通常，我布置下的教學任務以小組為單位去完成。這樣的好處很多，小組之間可以保持一種競爭的態勢，學生的參與積極性很高，小組內部通過成員間的討論和協作增進彼此了解，提高任務完成的質量，有助于培養他們的團隊精神。

下面我從四個方面來談談近年來在《秘書學》課程實踐教學方面的嘗試。

一、理論教學與實踐教學有機結合

《秘書學》理論知識相當豐富，但又易流于表面。老師講起來洋洋灑灑，學生聽起來卻不感興趣，總覺得秘書工作無非是些程序性的東西，類似某種電器的使用說明或使用手冊，看看就懂，不需要下工夫。知易行難，眼高手低，是學生易犯的毛病。當然，單靠說教是不夠的。我總是想方設法讓學生把書本上的知識運用到實際中，讓他們體會到做好秘書工作不是件易事。

以“調研工作”為例，調研工作是秘書工作的一部分，在講這部分內容時，時間上正好與我校每年冬季舉辦的畢業生供需洽談會相鄰，且在周末舉行，于是我決定讓學生做一個實地調研——“文秘類崗位需求狀況調查”。這個調查很有意義，學生可以提前了解秘書職業的就業形勢、崗位要求、薪酬待遇等信息，對學習和就業都有參考價值，同時，又把書本上的理論知識與實際工作聯系起來，達到鍛煉提高自己的目的，這次活動分三步來做。

（一）調查前的準備工作

在畢業生供需洽談會開始前一周，講完“調查研究”一節內容，要求全班同學以組為單位，擬定一份詳細的調查方案，并設計出統計數據用的表格。各組在課堂上公布本組的方案和表格樣式，我再對各組提交的方案和表格做點評，指出各自的優點與不足。然后，在比較和匯總各組材料的基礎上，我和學生共同擬定出比較完美的調查方案和表格，打印出來后發到各組。這樣，學生看到的調查方案和表格是經歷了認真思考和比較之后制作出來的，他們親身參與了方案和表格的制作過程，有參與的樂趣，能體會到一種成就感。

（二）實施調查

畢業生供需洽談會舉辦那天，由于前來招聘的單位很多，我們把招聘單位按分布區域劃成若干片，每組調查一片，由組長具體負責。然后，學生們手拿調查表和筆，進入招聘會現場進行調查。在此過程中，他們要看招聘單位開列的招聘信息，與招聘人員進行交談，以獲取所需的信息。他們在擁擠的人群中行進，要隨時察看情況，既不能與應聘的同學爭擠，影響招聘工作，又要完成調查任務，這對他們是一種非常真實的體驗，他們的觀察、判斷、溝通、應變等各種能力都得到實際鍛煉。

（三）信息匯總與撰寫調查報告

在調查工作完成之后，我會統一安排，讓各小組長把本組調查信息錄入設計好的電子表格中，最后把調查來的數據匯總在一個總表里。

最后一步是撰寫調查報告。我安排全班同學到機房，對調查數據進行閱讀和分析，要求每名同學都要寫。寫成后，各小組在組內對各位同學的報告進行交流、討論、修改，最后形成一份報告上交，作為本組的正式報告。這個環節比較費時，有些困難。學生以前沒寫過調研報告，在動筆前我會先把調研報告的格式和要求講一遍，然后找一篇范文給他們作參考。但是，在寫作過程中，可以看出學生寫得很吃力，因為他們要對大量的信息進行分類概括，還要對這些數據進行仔細分析、認真思考并得出結論。

在各組完成調研報告后，我會安排一次課，讓各組長當眾宣讀本組的報告，學生和我分別對報告的優點、存在的問題進行點評。最后，在此基礎上老師親自撰寫一份調研報告，打印出來分發給學生，供觀摩學習。此時，這次調研實踐才真正結束。

通過這次活動，學生會對調研工作有一個全面的認識和真實的感受，許多方面的能力得到實實在在的鍛煉，他們也真正認識到做好秘書工作的不易。

二、增加實踐學時，加大寫作訓練

按原來的培養計劃，《秘書學》是30個學時，且全為理論學時。為提高學生實踐方面的能力，我們修改了培養計劃，在原有理論學時不變的基礎上，增加了18個實踐學時。

在培養計劃中我們開設的寫作課程有基礎寫作、公文寫作，在秘書學課程的教學目標中，寫作能力也是重要的一塊。寫作能力是秘書最核心的能力，寫作能力的培養需要多管齊下，長時期才能見到效果。因此，在實踐學時的分配上，我把訓練的重點放在了寫作能力上。為了教學的方便，在向教務處說明后，我將上課的地點作了調整，理論學時在普通教室上，實踐學時改在機房。在電腦上寫作既能鍛煉與提高學生的計算機操作能力，又便于寫作中的修改，節省時間和物質成本，也方便了教學。

練習的文種主要是秘書工作中經常用到的那些，比如通知、通報、請示、發言稿、會議計劃、會議簡報、工作總結、市場調查報告等。通常的教學程序是，我先告訴學生本次練習的文種，扼要講一下此文種的適用范圍、特點、結構，然后布置寫作任務。任務一般包括寫作的背景知識、相關材料和具體要求。學生拿到任務后，先要閱讀、分析材料，在掌握了材料和寫作要求之后再動手寫。寫作過程中，老師會在學生中隨時察看，及時解決學生遇到的問題。學生寫完后，將作業上傳到老師電腦上指定的文件夾里。課下我會評閱學生交上來的作業，將作業中出現的問題進行歸納，然后在下次上課時進行評講，指出作業中存在的具有普遍性的問題，并要求學生結合評講內容，對原來的作業進行修改。為確保完成質量，我要求學生將修改后的作業再次交上來抽查并存檔，并告知學生這是他們這門課平時成績的重要依據。

在寫作訓練中，學生會出現各種各樣的問題。比如文章標題不準確，結構不清晰，段落之間缺少過渡，語言不簡潔，落款單位和時間出錯等。我感受最深的是學生文章的結構問題，大多數學生不注意文章的結構，段落間沒有層次，稍長一些的文章看起來就非常吃力。我告訴他們，將來你們做秘書，文章主要是寫給領導看的，領導時間很緊，你必須讓他在很短的時間內把握文章要點，否則，秘書的助手作用如何體現出來？我告訴他們一個簡單的方法，毎個段落寫一個問題，各段落間用小標題概括，學會使用“一、……；二、……；三……”這樣的表示法。這些看似很簡單的問題，卻需要老師不厭其煩地強調，慢慢地，學生才形成自覺意識。通過反復練習各種文種的寫作，學生逐漸體會到秘書寫作的特點，寫作水平才能逐步提高。

寫作的作業是沒有標準答案的。為了能講到點子上，每篇作業，學生寫，我也寫，這樣，對寫作材料的認識、寫作中易出現的問題和偏差才能有切身體會。在自己寫成后，我再去批改學生的作業，感覺就不一樣，很快就能看出學生作業中的優點和不足，講給學生聽時，學生也很認同。

三、精心設計，做好“文秘業務模擬實習”

文秘業務模擬實習是我校文秘專業培養計劃中安排的實踐環節，與秘書學安排在同一學期，一直由我來指導。這個實習是《秘書學》進行集中實踐訓練的大好時間，我將這個實習放在課程的理論部分基本講完之后，以便實習內容更加豐富。

幾年來，文秘業務模擬實習的內容經歷了不斷調整和完善的過程，下面介紹最近的一次實習。實習內容包括以下幾個部分。

（一）秘書基本功訓練

包括站、走、坐姿的訓練；電話接打；遞接名片、握手、為人介紹等練習。這些內容平時課堂上都講過，囿于場地限制，還停留在“知”的層面，沒有落實到“行”。所以，特別安排了這方面的訓練。還有一層考慮，學生大多來自農村，他們對這些方面幾乎沒有概念，很需要強調一下，因為這些內容對提升秘書的氣質和修養大有好處。他們是未來的秘書，將來到了工作場合，言談舉止，一舉一動，都反映出一個人的素質與涵養。

（二）接待工作

接待工作是秘書工作中常見的內容。到一個公司去，他第一個接觸的人往往是秘書人員。秘書的行為、態度，不僅是秘書個人素養的外在顯示，而且代表著一個公司的形象。因此，接待工作也是一個重點。為做好練習，我設計了幾種接待情景，把接待工作場景化，同學分成小組輪流扮演秘書角色，在場景中體會秘書行為的重要性。我在每組同學做完后進行評點。容易出現的問題是個別同學不夠認真，出現嘻嘻哈哈不太嚴肅的情形，就要指導老師注意及時提醒學生。

（三）觀摩實際案例

這部分主要檢驗學生對秘書日常行為規范和工作程序的掌握程度。我找來往年國家秘書職業資格考試 “實際操作”科目的光盤，在多媒體教室放映，學生觀看后對錄像中秘書的行為進行評價，找出正確的和錯誤的地方并說明原因。在觀察評價的過程中，學生自然要用到平時所學的理論知識，因而對秘書的各種日常行為和工作會有更加形象的認識和深刻的理解。

（四）熟悉常用辦公設備

秘書在工作中經常用到的辦公設備，除電腦外，還有打印機、復印機、掃描儀、投影儀、數碼相機、傳真等。因為有專門的課程學習電腦和數碼相機，在實習中重點訓練的是打印機、復印機、掃描儀、投影儀。由于實習時間所限，因此只能讓同學們動手操作一到兩遍，對這些設備的功能有個感性認識，對操作要點有個概要了解。

（五）工作場景實訓

這部分是實習的重點，占的比重最大。主要結合秘書工作中的重要內容，如三辦（辦文、辦事、辦會），設計相應的工作場景和工作任務，讓學生分組去完成。如辦會方面，我設計了一個工作任務，讓學生首先閱讀了一個材料，講了一位王秘書主持會議失敗的經過。然后布置任務，要求同學分析這則材料，找出失敗的原因，討論如何才能主持好這樣的會議，然后，由各組設計并模擬一次成功的會議。這樣的案例沒有標準答案，可以充分發揮學生的主動性，允許同學發揮，實訓效果很好。

四、組織豐富多彩的活動，鍛煉學生的能力

在實踐教學中，與模擬場景相比，真實場景更能激起學生的興趣，場景愈真實，愈能達到鍛煉學生的目的。由于教學時間和場地所限，這樣的安排要考慮到實踐的內容與學生時間，有些活動可以預先布置，有些則要靈活安排。我是文秘教研室主任，又是文秘101班的班主任，我就利用工作上的方便，將一些系里安排的活動和班級活動交給學生去做。這樣，秘書學實踐的時間和地點就有了延伸與擴大，不再局限于課堂。

比如在新生入學后第三周，文秘教研室要對新入學的2011級新生進行入學教育。我想讓學生練習一下，向他們講了我的想法，要求他們擬定一份《新生入學教育安排》，寫出詳細的安排，包括人員、地點、物品和設備要求等，并要注意各項工作的順序。全班同學以分成的小組為單位，每組交一份方案，并且還要把領導的發言稿擬定好。這些任務交給他們在課余時間做。下次上課時，我讓各組分別宣讀他們的方案，并模仿本系領導向新生講話。模擬領導致詞，一方面讓他們體會到秘書寫作的代人立言的特點，另一方面，通過當眾發言鍛煉了他們在公共場合講話的膽量，提高他們講話的水平。然后，我對他們寫的方案和發言稿作點評，并評出等次以示激勵。這次活動與《秘書學》的課程內容十分吻合，也與他們的生活很近，所以學生的熱情很高。當然，我在后來的新生入學教育安排上，也吸取了他們的一些好的想法和建議。

再如，為提高學生對書法的興趣，鼓勵學生寫好毛筆字，教研室決定在大二同學中組織一次書法比賽。我把這次活動的策劃、籌備工作都交給學生去做，由班委牽頭，全班同學討論，拿出一個合理的方案，包括比賽的時間、地點、評委、獎品等等。最后我會聽一下班委的匯報，提一些完善的意見。結果，書法比賽辦得很成功。類似的活動還有不少，如舉辦詩朗誦比賽、攝影比賽、元旦晚會等活動。這些校內活動，在性質上與秘書工作有很多相同和相通的地方，老師如果能有意識地利用，就可以使實踐教學的內容更加豐富，手段更加多樣。

綜上所述，我從四個方面介紹了近年來在《秘書學》實踐教學中的一些做法和嘗試，其中還有不少地方有待完善和改進。

秘書工作的綜合性很強，要求學生具備寫作、組織、溝通、辦公自動化、調研等多方面的能力，每一種能力的培養都不可能在短期內一蹴而就。這就要求我們在專業課程的教學中積極探索，大膽創新，重視實踐教學。只有實踐教學做好了，到位了，我們才能實現文秘專業的人才培養目標。

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