談A3思維與高校體育管理

□ 崔白帆 田金東(昆明醫(yī)科大學(xué)體育部 云南 昆明 650000)

引言

高校，在中國(guó)一直是集教育、科研和學(xué)術(shù)交流為一體的最高學(xué)府，改革開(kāi)放以來(lái)更成為城市建設(shè)的重要組成部分，帶動(dòng)著校區(qū)周邊經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展，形成了多功能社區(qū)化的核心單位。體育作為交流活動(dòng)的重要手段之一，在高校多功能社區(qū)化建設(shè)中起著舉足輕重的作用，而體育部門(mén)也擔(dān)負(fù)著教育科研、訓(xùn)練競(jìng)賽、大眾健身、場(chǎng)館管理等一系列工作。體育管理工作繁瑣細(xì)微，環(huán)環(huán)相扣，又通常表現(xiàn)在競(jìng)賽、表演等這樣一些即時(shí)見(jiàn)效的活動(dòng)形式中，因此既要求有較完善的統(tǒng)籌規(guī)劃，又要求備有行之有效的應(yīng)急措施。這就需要我們高校體育工作者與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新和實(shí)踐更新我們的管理方法，甚至是管理系統(tǒng)和管理思維方式。

日本豐田公司是全球知名汽車(chē)企業(yè)之一，我們?cè)欢葘?duì)它的管理體系產(chǎn)生濃厚的興趣，在了解和探索中，我們發(fā)現(xiàn)豐田模式的兩個(gè)支柱中，“尊重員工”是比較常見(jiàn)的，而“持續(xù)改善”在其他公司或單位卻很少被提起。但恰恰是這個(gè)很少被提及的詞語(yǔ)，提醒了我們豐田管理模式的核心——PDCA（計(jì)劃p1an，實(shí)施do，檢查check，處理act）是一種多么杰出的持續(xù)改善流程，它的報(bào)告要求將所有內(nèi)容放在一張A3紙的一面，被稱為A3報(bào)告，A3報(bào)告不只是一種報(bào)告寫(xiě)作方法，更多體現(xiàn)的是一種思維方式。身為中國(guó)高校的體育教育工作者，我們深深的感受到，A3思維是一種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、非常有助于持續(xù)改善的思維方式，在我們的工作中是非常值得借鑒的。

在我國(guó)的高校體育工作中，除了教學(xué)，承辦大型體育賽事和演出活動(dòng)也是屢見(jiàn)不鮮的工作內(nèi)容，很多相關(guān)的工作流程甚至已經(jīng)有了固定模式，活動(dòng)中出現(xiàn)的問(wèn)題我們都已經(jīng)習(xí)慣交由組織單位、組委會(huì)或者仲裁委員會(huì)這些權(quán)力機(jī)構(gòu)來(lái)解決，而忽略了改善管理，固定模式?jīng)]有改善，導(dǎo)致相似的問(wèn)題在下一次活動(dòng)中重復(fù)發(fā)生。我們疲于應(yīng)對(duì)的同時(shí)，也在不斷尋求改善方法，可是往往受困于地域差異、人為差異等客觀因素造成的難度，而有所阻滯，但我們欣喜的發(fā)現(xiàn)A3思維或許正是我們期待的改善方法。下面就結(jié)合A3思維的要素，談一談A3思維與高校體育管理。

我們以高校承辦大型體育活動(dòng)為例，來(lái)看一看A3思維的七個(gè)要素在體育管理中可以怎樣結(jié)合，我們并不需要設(shè)置這個(gè)活動(dòng)的具體范疇，就是因?yàn)锳3思維并不是具體方法的操作技能，而是一種適用面非常廣的思維方式。

1、合乎邏輯的思維流程與體育活動(dòng)預(yù)設(shè)

我們?cè)谡{(diào)研中非常嘆服A3思維深入人心的豐田公司是多么強(qiáng)調(diào)和重視用客觀的態(tài)度來(lái)分析因果關(guān)系，他們認(rèn)為不能客觀的分析因果關(guān)系是做出很多糟糕決定和很多問(wèn)題一直得不到解決的根本原因。

高校在承接活動(dòng)的最初期也常犯這樣的錯(cuò)誤，例如很多管理者都已經(jīng)非常習(xí)慣高校占有優(yōu)越的資源，建設(shè)優(yōu)良的場(chǎng)館、熟悉的組織流程、教師就能組成裁判組等等，認(rèn)為舉辦方無(wú)論條件多么不滿意還是會(huì)堅(jiān)持舉辦，而忽略了在現(xiàn)今社會(huì)的發(fā)展速度下，活動(dòng)形式已經(jīng)大大豐富，競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，舉辦方大可以換用其他活動(dòng)方式或者換一個(gè)舉辦地點(diǎn)。忘了市場(chǎng)規(guī)律也許會(huì)令舉辦方望而卻步的，甚至多年后也不再考慮相同的活動(dòng)形式了。這不僅僅是錯(cuò)過(guò)一次機(jī)會(huì)而已，這對(duì)維護(hù)學(xué)校形象、社會(huì)交流與發(fā)展、帶動(dòng)周邊文化等各個(gè)方面都會(huì)造成長(zhǎng)遠(yuǎn)影響——然而并沒(méi)有多少管理者意識(shí)到這僅僅是因?yàn)樵陬A(yù)設(shè)之初就沒(méi)有合乎邏輯。

2、客觀性與體育活動(dòng)的形勢(shì)分析

計(jì)劃、報(bào)告、分析等等都是由人來(lái)完成的，而每個(gè)人的世界觀、價(jià)值觀不同，就不可避免的帶有主觀性，在大多數(shù)情況下組織內(nèi)的成員可以達(dá)成共識(shí)，可以順暢的交流，一起將事情做好，但同時(shí)涉及到事情的細(xì)節(jié)時(shí)，成員之間的共識(shí)就會(huì)出現(xiàn)分歧，對(duì)事情的不同看法就馬上凸顯出來(lái)，在爭(zhēng)執(zhí)中不斷放大，最終影響事件的完成。所以，在分歧產(chǎn)生時(shí)客觀性變得尤為重要。

細(xì)節(jié)令共識(shí)產(chǎn)生分歧是非常常見(jiàn)的，我們也經(jīng)常在高校承辦的體育賽事中發(fā)現(xiàn)類(lèi)似的情況發(fā)生，例如一個(gè)級(jí)別不高的小賽事，參賽者都不是專業(yè)運(yùn)動(dòng)員，賽前已經(jīng)達(dá)成共識(shí)組成仲裁委員會(huì)，但具體執(zhí)裁時(shí)發(fā)生分歧的時(shí)候，運(yùn)動(dòng)員或者領(lǐng)隊(duì)還是常常采取激烈的方式進(jìn)行抗議，而不會(huì)冷靜的提出申訴，使得場(chǎng)面混亂不堪。因此對(duì)賽事的級(jí)別、參賽人員等情況等都屬于形勢(shì)分析的范疇，承辦方需要客觀的進(jìn)行分析，在籌備會(huì)上就可能發(fā)生的問(wèn)題預(yù)下備案并告知參賽人員。同時(shí)發(fā)生突發(fā)情況時(shí)問(wèn)題解決者也需要本著客觀的精神分析問(wèn)題發(fā)生的原因，從而找到行之有效的解決方法。

客觀性是A3思維方式的核心部分，高效的問(wèn)題解決者能夠持續(xù)地檢驗(yàn)自己對(duì)形勢(shì)的理解，發(fā)現(xiàn)其中臆想、偏見(jiàn)和誤解的成分，提出以整個(gè)組織的利益為著眼點(diǎn)的補(bǔ)救措施或行動(dòng)方案，而不是追求個(gè)人利益。

3、結(jié)果和流程與體育活動(dòng)的設(shè)置

“結(jié)果”需要從合理規(guī)范的“流程”里得來(lái)，而不是巧合或者運(yùn)氣。

管理者經(jīng)常會(huì)在承辦體育活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)“幸運(yùn)”的事，例如在一次較低級(jí)別的田徑運(yùn)動(dòng)會(huì)的跳投項(xiàng)目中，由于賽前組委會(huì)的失誤沒(méi)有更新破紀(jì)錄的成績(jī)，使得某運(yùn)動(dòng)員以為現(xiàn)有成績(jī)已經(jīng)打破了記錄而沒(méi)有再繼續(xù)沖擊更好的成績(jī)，當(dāng)被告知并沒(méi)有破記錄時(shí)該運(yùn)動(dòng)員所屬的代表隊(duì)被取消了原因破紀(jì)錄而加的團(tuán)體總分，正在管理者焦頭爛額的擔(dān)心這此而影響各代表隊(duì)的團(tuán)體總分時(shí)，幸運(yùn)的發(fā)現(xiàn)分差很大，區(qū)區(qū)10分并沒(méi)有任何影響，就不了了之了。其實(shí)這樣的幸運(yùn)并不是真正的幸運(yùn)，反而是持續(xù)改善管理流程的巨大阻礙。

結(jié)果和流程都很重要，不能將結(jié)果的重要性置于流程之上，并不是只要結(jié)果好就可以忽略流程的不合理，因?yàn)槲覀兊某踔允枪芾淼某掷m(xù)改善，而不僅僅是一次結(jié)果。同時(shí)也不能將流程的重要置于結(jié)果之上。兩者對(duì)于高效的組織提升和個(gè)人能力的發(fā)展都必不可少。

4、綜合、提煉和圖形化與體育活動(dòng)計(jì)劃書(shū)

這是運(yùn)用于體育管理流程最具體的一個(gè)要素。A3報(bào)告的樣式很簡(jiǎn)單，但是沒(méi)有系統(tǒng)合理的一系列籌備就不可能完成一份好的A3報(bào)告，質(zhì)量不好的A3報(bào)告不但不能在實(shí)施中解決問(wèn)題還會(huì)隱藏問(wèn)題，導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

我們經(jīng)常為一個(gè)大型活動(dòng)的籌備寫(xiě)出多達(dá)幾十頁(yè)的策劃方案，頁(yè)數(shù)繁多可能使得重要的信息被放在不起眼的腳注里，或者重要的觀點(diǎn)被掩埋在幾十頁(yè)中的最不起眼的一頁(yè)里，審批者和執(zhí)行者都覺(jué)得很頭疼。想要簡(jiǎn)潔和提煉，卻無(wú)法實(shí)現(xiàn)，其實(shí)其中的關(guān)鍵就是圖形化。這在體育管理中有著先天的優(yōu)勢(shì)。體育活動(dòng)、賽事都被放在各個(gè)場(chǎng)館里，以場(chǎng)館簡(jiǎn)圖為基礎(chǔ)，器械、設(shè)施、時(shí)間段、人員等都能在圖形中標(biāo)注清晰；或者以時(shí)間段為基礎(chǔ)，同一時(shí)間的賽事、人員、場(chǎng)館安排等也能在時(shí)間圖形中標(biāo)注清晰。我們?cè)?011年嘗試用3份A3報(bào)告囊括了一個(gè)大型賽事的三個(gè)單項(xiàng)的全部安排，事實(shí)表明效果非常明顯，組織者和執(zhí)行者都能明了并迅速各司其職。

最有效的信息傳遞方式往往是圖形，這與多年來(lái)盛興的速記法有異曲同工之效。A3思維倡導(dǎo)關(guān)鍵綜合信息的圖形化，以實(shí)現(xiàn)清晰、高效地交流信息。其實(shí)很多情況下，圖形繪制本身就對(duì)信息有綜合和提煉的作用。

5、校準(zhǔn)與體育活動(dòng)參與者的內(nèi)部共識(shí)

校準(zhǔn)是A3思維的第五要素，屬于交流和溝通的范疇，它強(qiáng)調(diào)在執(zhí)行前讓相關(guān)各方先獲得共識(shí)是非常必要的，各方獲得共識(shí)之后就會(huì)齊心協(xié)力克服困難，共同設(shè)法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

這種內(nèi)部共識(shí)需要的是一種很實(shí)際的共識(shí)，A3思維的理念也承認(rèn)不可能在任何情況下都能夠?qū)崿F(xiàn)百分之百的共識(shí)，所以當(dāng)不共識(shí)發(fā)生時(shí)，計(jì)劃執(zhí)行者或者問(wèn)題解決者需要找到那個(gè)不共識(shí)的人。

6、內(nèi)部的相關(guān)性和外部的一致性與體育活動(dòng)的實(shí)施保障

這也是屬于交流和溝通范疇的要素，它提醒執(zhí)行者和問(wèn)題解決者在統(tǒng)籌和撰寫(xiě)報(bào)告時(shí)都要注重內(nèi)部的相關(guān)性和外部的一致性，它們之間存在密不可分的邏輯關(guān)系，問(wèn)題發(fā)生了一定是內(nèi)與內(nèi)、外與外或者內(nèi)與外的某個(gè)連接點(diǎn)出了問(wèn)題，重視內(nèi)外邏輯關(guān)系是找到問(wèn)題關(guān)鍵的保障。

這是我們?cè)隗w育管理中常常忽視的環(huán)節(jié)。在任何一個(gè)活動(dòng)或競(jìng)賽中，組織者總是容易將內(nèi)部和外部分隔開(kāi)，造成活動(dòng)信息不流通，執(zhí)行效率降低。

7、系統(tǒng)觀點(diǎn)與體育活動(dòng)全局觀

系統(tǒng)觀點(diǎn)強(qiáng)調(diào)每個(gè)參與者都應(yīng)該站在整個(gè)系統(tǒng)的角度看待問(wèn)題。如果參與者不能全面的了解計(jì)劃，那就對(duì)自己所處的位置沒(méi)有準(zhǔn)確的把握，這很容易在計(jì)劃實(shí)施或解決問(wèn)題時(shí)造成偏差，也會(huì)讓管理者陷入混亂。

一個(gè)好團(tuán)隊(duì)組織的體育活動(dòng)會(huì)讓參與者有精神統(tǒng)一的感覺(jué)，執(zhí)行者有著相同的視角，清晰的明白自己所處的位置，在執(zhí)行環(huán)節(jié)中流暢的移交和傳遞，發(fā)生了問(wèn)題也能順利直接的找到解決機(jī)構(gòu)，這就是管理者讓執(zhí)行成員們有統(tǒng)一的全局觀的效果。其實(shí)它并不難實(shí)現(xiàn)，但效果卻非常的好。

A3思維的上述七個(gè)要素既可以彼此獨(dú)立，又能夠互相整合，管理者可以根據(jù)具體情況來(lái)運(yùn)用。我們?cè)谝恍w育管理中也嘗試使用其中一項(xiàng)或者兩項(xiàng)，來(lái)改進(jìn)和完善我們現(xiàn)有的管理機(jī)制，頗見(jiàn)成效。我們也將收集和統(tǒng)計(jì)資料，為今后的研究提供依據(jù)。

8、結(jié)論

經(jīng)過(guò)對(duì)A3思維七個(gè)要素的分析，結(jié)合高校體育管理的一些實(shí)例，我們得到以下結(jié)論：（1）A3思維并不是只適用于企業(yè)，在我國(guó)高校體育管理范疇也有應(yīng)用于實(shí)踐的可能。（2）A3思維是一種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹谱饔?jì)劃、實(shí)施計(jì)劃和解決問(wèn)題的思維方式，而我們的高校體育活動(dòng)管理正需要這樣的方式來(lái)組織。（3）A3思維的各個(gè)要素在高校體育管理中都能有其對(duì)應(yīng)，既彼此獨(dú)立又能相互整合。

綜上所述，身為我國(guó)高校體育工作者，我們有責(zé)任尋求持續(xù)改善管理工作的方式和方法，而在豐田PDCA這個(gè)根本理念下應(yīng)運(yùn)而生的A3報(bào)告已經(jīng)不僅僅是一種報(bào)告撰寫(xiě)方式，更多的體現(xiàn)著一種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乃季S方式，將其適當(dāng)?shù)膽?yīng)用于我們的管理工作，是非常有益的。我們也希望在今后的研究探索中有更多的學(xué)者豐盛這一領(lǐng)域，共同進(jìn)步。

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