談A3思維與高校體育管理

□ 崔白帆 田金東(昆明醫科大學體育部 云南 昆明 650000)

引言

高校，在中國一直是集教育、科研和學術交流為一體的最高學府，改革開放以來更成為城市建設的重要組成部分，帶動著校區周邊經濟、文化的發展，形成了多功能社區化的核心單位。體育作為交流活動的重要手段之一，在高校多功能社區化建設中起著舉足輕重的作用，而體育部門也擔負著教育科研、訓練競賽、大眾健身、場館管理等一系列工作。體育管理工作繁瑣細微，環環相扣，又通常表現在競賽、表演等這樣一些即時見效的活動形式中，因此既要求有較完善的統籌規劃，又要求備有行之有效的應急措施。這就需要我們高校體育工作者與時俱進，不斷創新和實踐更新我們的管理方法，甚至是管理系統和管理思維方式。

日本豐田公司是全球知名汽車企業之一，我們曾一度對它的管理體系產生濃厚的興趣，在了解和探索中，我們發現豐田模式的兩個支柱中，“尊重員工”是比較常見的，而“持續改善”在其他公司或單位卻很少被提起。但恰恰是這個很少被提及的詞語，提醒了我們豐田管理模式的核心——PDCA（計劃p1an，實施do，檢查check，處理act）是一種多么杰出的持續改善流程，它的報告要求將所有內容放在一張A3紙的一面，被稱為A3報告，A3報告不只是一種報告寫作方法，更多體現的是一種思維方式。身為中國高校的體育教育工作者，我們深深的感受到，A3思維是一種嚴謹的、非常有助于持續改善的思維方式，在我們的工作中是非常值得借鑒的。

在我國的高校體育工作中，除了教學，承辦大型體育賽事和演出活動也是屢見不鮮的工作內容，很多相關的工作流程甚至已經有了固定模式，活動中出現的問題我們都已經習慣交由組織單位、組委會或者仲裁委員會這些權力機構來解決，而忽略了改善管理，固定模式沒有改善，導致相似的問題在下一次活動中重復發生。我們疲于應對的同時，也在不斷尋求改善方法，可是往往受困于地域差異、人為差異等客觀因素造成的難度，而有所阻滯，但我們欣喜的發現A3思維或許正是我們期待的改善方法。下面就結合A3思維的要素，談一談A3思維與高校體育管理。

我們以高校承辦大型體育活動為例，來看一看A3思維的七個要素在體育管理中可以怎樣結合，我們并不需要設置這個活動的具體范疇，就是因為A3思維并不是具體方法的操作技能，而是一種適用面非常廣的思維方式。

1、合乎邏輯的思維流程與體育活動預設

我們在調研中非常嘆服A3思維深入人心的豐田公司是多么強調和重視用客觀的態度來分析因果關系，他們認為不能客觀的分析因果關系是做出很多糟糕決定和很多問題一直得不到解決的根本原因。

高校在承接活動的最初期也常犯這樣的錯誤，例如很多管理者都已經非常習慣高校占有優越的資源，建設優良的場館、熟悉的組織流程、教師就能組成裁判組等等，認為舉辦方無論條件多么不滿意還是會堅持舉辦，而忽略了在現今社會的發展速度下，活動形式已經大大豐富，競爭也越來越激烈，舉辦方大可以換用其他活動方式或者換一個舉辦地點。忘了市場規律也許會令舉辦方望而卻步的，甚至多年后也不再考慮相同的活動形式了。這不僅僅是錯過一次機會而已，這對維護學校形象、社會交流與發展、帶動周邊文化等各個方面都會造成長遠影響——然而并沒有多少管理者意識到這僅僅是因為在預設之初就沒有合乎邏輯。

2、客觀性與體育活動的形勢分析

計劃、報告、分析等等都是由人來完成的，而每個人的世界觀、價值觀不同，就不可避免的帶有主觀性，在大多數情況下組織內的成員可以達成共識，可以順暢的交流，一起將事情做好，但同時涉及到事情的細節時，成員之間的共識就會出現分歧，對事情的不同看法就馬上凸顯出來，在爭執中不斷放大，最終影響事件的完成。所以，在分歧產生時客觀性變得尤為重要。

細節令共識產生分歧是非常常見的，我們也經常在高校承辦的體育賽事中發現類似的情況發生，例如一個級別不高的小賽事，參賽者都不是專業運動員，賽前已經達成共識組成仲裁委員會，但具體執裁時發生分歧的時候，運動員或者領隊還是常常采取激烈的方式進行抗議，而不會冷靜的提出申訴，使得場面混亂不堪。因此對賽事的級別、參賽人員等情況等都屬于形勢分析的范疇，承辦方需要客觀的進行分析，在籌備會上就可能發生的問題預下備案并告知參賽人員。同時發生突發情況時問題解決者也需要本著客觀的精神分析問題發生的原因，從而找到行之有效的解決方法。

客觀性是A3思維方式的核心部分，高效的問題解決者能夠持續地檢驗自己對形勢的理解，發現其中臆想、偏見和誤解的成分，提出以整個組織的利益為著眼點的補救措施或行動方案，而不是追求個人利益。

3、結果和流程與體育活動的設置

“結果”需要從合理規范的“流程”里得來，而不是巧合或者運氣。

管理者經常會在承辦體育活動中發現“幸運”的事，例如在一次較低級別的田徑運動會的跳投項目中，由于賽前組委會的失誤沒有更新破紀錄的成績，使得某運動員以為現有成績已經打破了記錄而沒有再繼續沖擊更好的成績，當被告知并沒有破記錄時該運動員所屬的代表隊被取消了原因破紀錄而加的團體總分，正在管理者焦頭爛額的擔心這此而影響各代表隊的團體總分時，幸運的發現分差很大，區區10分并沒有任何影響，就不了了之了。其實這樣的幸運并不是真正的幸運，反而是持續改善管理流程的巨大阻礙。

結果和流程都很重要，不能將結果的重要性置于流程之上，并不是只要結果好就可以忽略流程的不合理，因為我們的初衷是管理的持續改善，而不僅僅是一次結果。同時也不能將流程的重要置于結果之上。兩者對于高效的組織提升和個人能力的發展都必不可少。

4、綜合、提煉和圖形化與體育活動計劃書

這是運用于體育管理流程最具體的一個要素。A3報告的樣式很簡單，但是沒有系統合理的一系列籌備就不可能完成一份好的A3報告，質量不好的A3報告不但不能在實施中解決問題還會隱藏問題，導致嚴重的后果。

我們經常為一個大型活動的籌備寫出多達幾十頁的策劃方案，頁數繁多可能使得重要的信息被放在不起眼的腳注里，或者重要的觀點被掩埋在幾十頁中的最不起眼的一頁里，審批者和執行者都覺得很頭疼。想要簡潔和提煉，卻無法實現，其實其中的關鍵就是圖形化。這在體育管理中有著先天的優勢。體育活動、賽事都被放在各個場館里，以場館簡圖為基礎，器械、設施、時間段、人員等都能在圖形中標注清晰；或者以時間段為基礎，同一時間的賽事、人員、場館安排等也能在時間圖形中標注清晰。我們曾在2011年嘗試用3份A3報告囊括了一個大型賽事的三個單項的全部安排，事實表明效果非常明顯，組織者和執行者都能明了并迅速各司其職。

最有效的信息傳遞方式往往是圖形，這與多年來盛興的速記法有異曲同工之效。A3思維倡導關鍵綜合信息的圖形化，以實現清晰、高效地交流信息。其實很多情況下，圖形繪制本身就對信息有綜合和提煉的作用。

5、校準與體育活動參與者的內部共識

校準是A3思維的第五要素，屬于交流和溝通的范疇，它強調在執行前讓相關各方先獲得共識是非常必要的，各方獲得共識之后就會齊心協力克服困難，共同設法實現目標。

這種內部共識需要的是一種很實際的共識，A3思維的理念也承認不可能在任何情況下都能夠實現百分之百的共識，所以當不共識發生時，計劃執行者或者問題解決者需要找到那個不共識的人。

6、內部的相關性和外部的一致性與體育活動的實施保障

這也是屬于交流和溝通范疇的要素，它提醒執行者和問題解決者在統籌和撰寫報告時都要注重內部的相關性和外部的一致性，它們之間存在密不可分的邏輯關系，問題發生了一定是內與內、外與外或者內與外的某個連接點出了問題，重視內外邏輯關系是找到問題關鍵的保障。

這是我們在體育管理中常常忽視的環節。在任何一個活動或競賽中，組織者總是容易將內部和外部分隔開，造成活動信息不流通，執行效率降低。

7、系統觀點與體育活動全局觀

系統觀點強調每個參與者都應該站在整個系統的角度看待問題。如果參與者不能全面的了解計劃，那就對自己所處的位置沒有準確的把握，這很容易在計劃實施或解決問題時造成偏差，也會讓管理者陷入混亂。

一個好團隊組織的體育活動會讓參與者有精神統一的感覺，執行者有著相同的視角，清晰的明白自己所處的位置，在執行環節中流暢的移交和傳遞，發生了問題也能順利直接的找到解決機構，這就是管理者讓執行成員們有統一的全局觀的效果。其實它并不難實現，但效果卻非常的好。

A3思維的上述七個要素既可以彼此獨立，又能夠互相整合，管理者可以根據具體情況來運用。我們在一些體育管理中也嘗試使用其中一項或者兩項，來改進和完善我們現有的管理機制，頗見成效。我們也將收集和統計資料，為今后的研究提供依據。

8、結論

經過對A3思維七個要素的分析，結合高校體育管理的一些實例，我們得到以下結論：（1）A3思維并不是只適用于企業，在我國高校體育管理范疇也有應用于實踐的可能。（2）A3思維是一種嚴謹的制作計劃、實施計劃和解決問題的思維方式，而我們的高校體育活動管理正需要這樣的方式來組織。（3）A3思維的各個要素在高校體育管理中都能有其對應，既彼此獨立又能相互整合。

綜上所述，身為我國高校體育工作者，我們有責任尋求持續改善管理工作的方式和方法，而在豐田PDCA這個根本理念下應運而生的A3報告已經不僅僅是一種報告撰寫方式，更多的體現著一種嚴謹的思維方式，將其適當的應用于我們的管理工作，是非常有益的。我們也希望在今后的研究探索中有更多的學者豐盛這一領域，共同進步。

[1]佐藤正明(Masaaki Sato).豐田領導者[M].清華大學出版社,2010:12-41 (In Chinese).

[2]日野三十四.豐田DNA[M].先鋒企業發展管理中心譯,2009:73-165(In Chinese).

[3]姜汝祥.《有問題現場解決》（豐田管理模式背后的秘密）[M].中信出版社,2011:35-102(In Chinese).