與時俱進，提高學校檔案管理水平

◆段英瑤

(黑龍江省大慶市薩中第一小學)

與時俱進，提高學校檔案管理水平

◆段英瑤

(黑龍江省大慶市薩中第一小學)

隨著時代的發(fā)展，科技的進步，傳統(tǒng)的檔案管理工作正逐步向數(shù)字化、信息化邁進。為此，加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，全面提高檔案人員的整體素質(zhì)，是擺在我們面前的一項迫切的任務(wù)。對此，我們有以下幾點思考。

一、學校檔案管理工作的現(xiàn)狀

l．學校重視不夠，缺乏專職檔案管理人員，各項制度沒有落實，檔案材料不完善，全員檔案意識不強，影響了檔案材料的利用。

2．現(xiàn)代化管理水平不高，軟硬件條件還比較差，主要停留在手工的編目、檢索等紙質(zhì)檔案材料水平，沒有向數(shù)字化、電子檔案材料轉(zhuǎn)化。

3．服務(wù)意識和服務(wù)水平較為低下，只是停留在被動地等材料送上門和材料來了后僅是存放的水平，沒有充分地利用檔案材料主動地為學校中心工作服務(wù)。

4．檔案管理人員變動較多，專業(yè)知識結(jié)構(gòu)單一，整體素質(zhì)不高，業(yè)務(wù)能力不強，缺乏必要的培訓和提高。

二、學校檔案管理工作的發(fā)展趨勢

加快檔案管理工作的現(xiàn)代化進程是歷史的必然。在做好傳統(tǒng)的收集、編目、著錄、開發(fā)利用工作的同時，要著眼于加快自身的現(xiàn)代化、信息化水平，要利用新技術(shù)，將傳統(tǒng)的檔案管理向數(shù)字化檔案管理推進。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料，隨著數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，最終將被磁盤、光盤等電子檔案等替代。檔案現(xiàn)代化管理與校園辦公自動化相銜接，實現(xiàn)文檔一體化，最終加入其它高校乃至整個社會信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息將實現(xiàn)資源共享，檔案的利用效果也會更加明顯。

三、學校檔案管理工作的對策

1．檔案管理工作必須實現(xiàn)兩大轉(zhuǎn)變

一是檔案收集要實現(xiàn)由被動收集到主動收集的轉(zhuǎn)變。隨著信息量的增大，檔案材料越來越多，要變被動等材料為主動收集材料，交給多少收多少為該收多少就收多少，交給什么就收什么為缺什么就收什么。要制定出檔案管理辦法，明確歸檔材料的種類、范圍、時間，指導各部門立卷，建立立卷歸檔制度，形成統(tǒng)一的管理網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)高校檔案實體分類及業(yè)務(wù)建設(shè)各環(huán)節(jié)的標準化、規(guī)范化。

二是要實現(xiàn)檔案資源由單純存放到合理開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變。要具有超前服務(wù)的意識，檔案管理工作的最終目的不是存放而是開發(fā)利用，要更好地為學校中心工作和根本任務(wù)服務(wù)。要使之成為領(lǐng)導正確決策的助手，學校各項工作的幫手，為教學、科研、培訓提供信息，它應(yīng)該是信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的中心。

2．要建立檔案管理和檔案材料相對集中管理相統(tǒng)一的管理模式

要根據(jù)學校的特點，結(jié)合實際需要，變分散管理為集中管理。將學校各門類檔案材料集中管理，有利于信息的完整性，從而反映學校的歷史沿革，學校管理體制改革的進程等工作的全貌，為各類檢查、評估及時提供材料，便于學校各項工作順利的開展。相對集中管理主要是針對學校各部門，在檔案管理人員的指導下，對材料定期立卷，進行整理收檔，在年度結(jié)束后不需要使用時，向檔案室移交，作為永久性材料保存，避免材料遺失。這兩者是辯證統(tǒng)一的，相對集中管理服務(wù)于集中統(tǒng)一管理，前者是基礎(chǔ)。

3．加強教育培訓，全面提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

要提高檔案管理工作水平，推進實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的進程，必須建設(shè)一支高素質(zhì)的、適應(yīng)新形勢的檔案管理人員隊伍。檔案專業(yè)人才的整體素質(zhì)如何，直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展。為此，必須通過派出專題培訓檔案工作達標升級、交流學習和檔案材料集中收集、整理等形式，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，主要提高檔案專業(yè)人才的職業(yè)道德水平和素養(yǎng)與能力。具體來說，首先，專業(yè)人才的素養(yǎng)要具有良好的思想作風，具有良好的職業(yè)道德和埋頭苦干、樂于奉獻的精神;其次，是科學文化知識結(jié)構(gòu)要合理，要懂得計算機的基礎(chǔ)知識和現(xiàn)代檔案管理工作的理念;再次，要具備成熟的心理素質(zhì)和勤奮敬業(yè)的精神。專業(yè)人才的能力包括:運用黨的方針、政策指導本職工作的能力;快速、正確解決問題的能力;文字表達能力;開拓創(chuàng)新能力。以上這些是做好檔案管理工作不可缺少的重要條件，需要我們在實際工作中不斷豐富、完善自我。

4．轉(zhuǎn)變觀念，強化責任意識，不斷提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平

(l)做好超前服務(wù)。要樹立超前服務(wù)意識，變坐等上門為主動收集的服務(wù)方式，充分利用檔案管理信息系統(tǒng)，圍繞著學校的中心工作需要，主動提供準確的、規(guī)范的、系統(tǒng)的服務(wù)信息。如在評估驗收工作中，就要提供學校的歷史沿革、黨政管理、教學管理等各種材料，以便順利通過驗收;又如，在申報文明單位時，就要從創(chuàng)進工作、計劃工作等八個方面提供全面的資料，有利于申報工作的成功機率。

(2)多種形式，引導利用。拓寬服務(wù)領(lǐng)域，要充分利用檔案材料中的典型事例、校史等對師生進行宣傳教育，加深師生員工對學校的認識、了解學校的發(fā)展變化，從而上下一條心把學校辦大辦好。同時以校內(nèi)服務(wù)為主，逐步為社會服務(wù)，為社會提供畢業(yè)生的檔案材料、證明等，擴大學校的對外影響，樹立學校良好的形象。

(3)嚴格制度，注意保密。在檔案的利用過程中，要根據(jù)利用的規(guī)律、特點和途徑，健全檔案管理工作的借閱、保密等制度。凡是涉密的檔案材料要妥善保管，不能隨便借閱，否則要追究責任。

總之，檔案管理工作是一項綜合性、業(yè)務(wù)性很強的工作，面臨著挑戰(zhàn)。我們要抓住機遇與時俱進，充分發(fā)揮其在學校工作中的重要作用，協(xié)助學校做好保密工作，為學校的發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻。

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［2］李賢賢．學校檔案管理創(chuàng)新漫談［J］．開封教育學院學報，2002，(3)．

［3］于鳳英．干部人事檔案工作適應(yīng)人事的初步思考［J］．濟南教育學院學報，2001，(3)．

［4］蔡五華．轉(zhuǎn)變思想觀念做好學校檔案管理工作［J］．大連教育學報學報，2000，(l)．

［5］呂春影．關(guān)于跨世紀檔案專業(yè)人才的思考［J］．淮陽教育學院學報，2001，(2)．