如何實(shí)現(xiàn)有效的項(xiàng)目進(jìn)度控制

中國電子科技集團(tuán)公司第四十九研究所 劉瀟瀟

1 項(xiàng)目進(jìn)度管理的地位與作用

建立和完善項(xiàng)目管理模式，是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、成本等各項(xiàng)目標(biāo)的基礎(chǔ)。進(jìn)度控制、成本控制、質(zhì)量控制的目標(biāo)既是對(duì)立又是統(tǒng)一的。進(jìn)度快可能就要增加成本，但工期可提前、從而提高了效益；進(jìn)度快可能會(huì)影響工程質(zhì)量，質(zhì)量控制的嚴(yán)格也可能會(huì)影響工程進(jìn)度。因此項(xiàng)目經(jīng)理部就要解決好進(jìn)度、質(zhì)量與投資三者矛盾，做到既要進(jìn)度快，又要投資省、質(zhì)量好。[1]

2 如何才算是有效的進(jìn)度控制

有效的進(jìn)度控制是指能夠在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)，達(dá)到預(yù)期的工作目標(biāo)。有效的進(jìn)度控制具有如下特征：(1)制定有效的進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃；(2)項(xiàng)目經(jīng)理能夠?qū)崟r(shí)掌握項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展情況；(3)在項(xiàng)目實(shí)施中影響項(xiàng)目進(jìn)展的問題能預(yù)見性的發(fā)現(xiàn)并解決；(4)能采取有效的辦法控制影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素；(5)項(xiàng)目能在預(yù)定或可接受的時(shí)間內(nèi)完成。

3 影響工程進(jìn)度的因素

影響工程進(jìn)度的因素有很多，一般認(rèn)為有資金因素、技術(shù)因素、材料和設(shè)備因素、環(huán)境因素、機(jī)具因素、地基因素、氣候因素及人的因素等。由于人是一切活動(dòng)的主體，所以人的因素是最主要的干擾因素，具體體現(xiàn)在：項(xiàng)目組的溝通和協(xié)調(diào)工作不力；忽視了項(xiàng)目外部組織的影響；項(xiàng)目組織工作能力不強(qiáng)、工作方法不佳；不能充分發(fā)揮項(xiàng)目組成員的作用。這些問題影響了項(xiàng)目進(jìn)度的有效性，是項(xiàng)目進(jìn)度控制必須解決的問題。

4 怎樣實(shí)施有效的進(jìn)度控制

4.1 制定詳細(xì)的切實(shí)可行的項(xiàng)目進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃

計(jì)劃是項(xiàng)目進(jìn)度控制的關(guān)鍵。它會(huì)影響資源合理使用情況，項(xiàng)目能否順利的進(jìn)行，直接影響著項(xiàng)目的成功與否。制定項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃應(yīng)包括任務(wù)、資源、時(shí)間等三部分的內(nèi)容。

要進(jìn)行有效的項(xiàng)目進(jìn)度控制，就必須有細(xì)致的、可執(zhí)行可檢查的、可控制的活動(dòng)定義(任務(wù))。任務(wù)難度要適中，不成熟項(xiàng)目和管理水平不高、資源能力不強(qiáng)的項(xiàng)目難度不能太大，否則項(xiàng)目的控制會(huì)難以實(shí)現(xiàn)，相反任務(wù)的難度可適當(dāng)放大。每項(xiàng)任務(wù)要有明確的責(zé)任人、起止時(shí)間和工期。

4.2 制定有效的風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃

風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃的有效性可降低不確定性因素對(duì)項(xiàng)目工期的影響，從而使項(xiàng)目的順利進(jìn)展有所保證。風(fēng)險(xiǎn)防范包含以下方面：(1) 建立一套完整的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)防范體系，如風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)確認(rèn)、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等方面的內(nèi)容，可由公司級(jí)項(xiàng)目管理體系對(duì)其進(jìn)行定義和規(guī)范；(2)提出項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的協(xié)調(diào)負(fù)責(zé)人，應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目做出相應(yīng)的協(xié)調(diào)措施；(3)項(xiàng)目組內(nèi)部應(yīng)建立防范風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)制，比如每個(gè)人可依據(jù)自己的工作內(nèi)容，定期舉出風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)最高的五個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，并做出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)方案。

4.3 制定項(xiàng)目組內(nèi)部及項(xiàng)目聯(lián)系人之間的溝通管理制度

良好的溝通是掌握各方信息，進(jìn)行項(xiàng)目決策和項(xiàng)目協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)。對(duì)于有效進(jìn)度控制的溝通要求主要強(qiáng)調(diào)以下幾點(diǎn)：及時(shí)與項(xiàng)目客戶進(jìn)行溝通，了解其對(duì)于項(xiàng)目的特殊進(jìn)度要求，以實(shí)行對(duì)工作任務(wù)的特殊處理；對(duì)于需要項(xiàng)目組之外的資源進(jìn)行配合的工作，及時(shí)通過有效的溝通途徑提交給相關(guān)人員，以提早準(zhǔn)備好配合的工作，免得影響項(xiàng)目的進(jìn)展；充分發(fā)揮項(xiàng)目組成員的作用，使之參與到問題解決當(dāng)中來，如項(xiàng)目偏差的處理，風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防等；定期舉辦項(xiàng)目進(jìn)展的溝通會(huì)議，了解各成員的任務(wù)執(zhí)行情況，通報(bào)項(xiàng)目的整體進(jìn)展情況。

4.4 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行檢查，并對(duì)結(jié)果采取相應(yīng)的措施

進(jìn)度檢查可分四個(gè)步驟執(zhí)行：(1)收集項(xiàng)目任務(wù)的進(jìn)展信息。通過各種方式，收集項(xiàng)目的進(jìn)展信息，是進(jìn)度控制的基礎(chǔ)，需收集的進(jìn)展信息包括任務(wù)執(zhí)行狀況和變更信息。要求收集的信息必須準(zhǔn)確完整，否則下面的工作就沒有任何意義，也根本不可能實(shí)現(xiàn)有效的進(jìn)度控制。(2)對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展信息與進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行比較。將收集到的項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展信息與項(xiàng)目進(jìn)度基準(zhǔn)計(jì)劃進(jìn)行比較[2]，發(fā)現(xiàn)是否有進(jìn)度偏差。如沒有偏差，進(jìn)展檢查到此結(jié)束，否則執(zhí)行下一步工作。(3)尋求最佳方案解決出現(xiàn)的進(jìn)度偏差。如出現(xiàn)了進(jìn)度偏差，要針對(duì)這些偏差進(jìn)行分析和研究，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。如果需要解決問題，則針對(duì)問題尋求解決方案；如果需要調(diào)整進(jìn)度計(jì)劃則修改進(jìn)度計(jì)劃。項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的進(jìn)度偏差是在所難免的，實(shí)施進(jìn)度控制就要求對(duì)偏差能進(jìn)行有效的控制，提出相應(yīng)的解決方案，使之有利于項(xiàng)目的進(jìn)展。(4)對(duì)進(jìn)度調(diào)整后的進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行并確定解決方案。根據(jù)偏差的處理決定，執(zhí)行解決方案，調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。

5 預(yù)見性的發(fā)現(xiàn)并解決項(xiàng)目實(shí)施中的問題

在項(xiàng)目的實(shí)施過程中，項(xiàng)目進(jìn)度的延期，實(shí)際上有很多苗頭是可以預(yù)見性發(fā)現(xiàn)的，發(fā)現(xiàn)后就可以及時(shí)地去采取相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行問題的解決，這種將問題消滅在初始狀態(tài)的做法，可有效保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

6 采用多方檢控的方式，建立多級(jí)進(jìn)度管理體系來保證項(xiàng)目進(jìn)度

在進(jìn)度管理體系中，除處理項(xiàng)目方管理人員外還應(yīng)包括投資方、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理方等相關(guān)管理人員。要明確各方在項(xiàng)目進(jìn)度控制中的職責(zé)，并設(shè)置專門的人員，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施進(jìn)行控制[4]。

7 結(jié)語

工程項(xiàng)目的項(xiàng)目階段是項(xiàng)目單位管理的重要一環(huán)，是工程控制進(jìn)度的重點(diǎn)。

[1]尹世強(qiáng).項(xiàng)目進(jìn)度管理的有效方式[J].山西科技,2006(01).

[2]金輝輝.項(xiàng)目管理的時(shí)間管理研究[D].浙江大學(xué),2007.