論高校圖書館的圖書驗收工作

廣東 梁勁南

論高校圖書館的圖書驗收工作

廣東 梁勁南

本文圍繞高校圖書館圖書驗收工作的意義，闡述圖書驗收的基本流程及遇到的問題，并指出驗收工作人員應具備的素質，最后提出改進圖書館圖書驗收工作的具體建議。

高校圖書館；圖書驗收；圖書質量

隨著大學專業的不斷增設、招生規模的持續擴張以及高校評估的硬性要求，當前眾多高校圖書館都在不斷加強館藏文獻資源建設，由此各館圖書采購量也在持續增長，這同時也意味著對圖書驗收工作提出了更高的要求。縱使會面臨任務重、時間短和人手緊張的局面，但驗收工作畢竟是做好館藏建設的關鍵，更影響到讀者借閱需求的滿意程度，所以各高校圖書館都在積極重視圖書驗收工作的開展和改進。

一、圖書驗收工作的意義

圖書驗收是指圖書館對到館新書做出是否為本館所訂或所需作判斷，并決定是收入還是退回，對決定收入的新書進行財產登記和列出清單的一個過程[1]。具體操作是指對采購到館的新書進行書名、復本數、碼洋、圖書質量以及機讀目錄數據等一系列相關書籍信息的審校驗收工作。在這過程中，因為圖書驗收工作的嚴謹與否會直接影響館藏新書質量，而其開展的快慢也會影響到新書的上架流通時間，所以毫不夸張地說，驗收工作是圖書采編過程的一個重要環節，也是圖書進入流通環節中一項承上啟下的工作。

二、圖書館驗收工作的基本流程

新書進入館藏前要進行驗收工作，這已成為眾多圖書館的共識。而驗收審校這項工作流程各館都差異不大，主要包括了手工驗收，圖書加工和計算機驗收這三個步驟。

（一）手工驗收

手工驗收，主要目的是要核對每包書籍實體和所配書單是否達到一致，并檢查到館新書的質量。其中首要步驟就是等采購圖書到館后，通過核對發貨清單，檢查數目是否備齊。在已確定不存在數量差錯情況下，再進行拆包驗書。

根據筆者一直以來在采編部工作的驗收經驗，拆包驗收有助于及時發現并處理新到圖書存在的各類問題。拆開包裝后，首先應找到隨包附帶的配書單。通常配書單都比較詳細列舉了包括新圖書的書名、ISBN、出版社、冊數、單價以及碼洋等一些信息，驗收工作人員則通過逐一翻查所配圖書，核對上述書單信息的準確性。如有差錯，應及時在配書單注明相關情況，如實記錄冊數不符，復本數目不對以及碼洋有差錯等有關情況。除此之外，在核對配書單的過程中要注意一些不符合館藏要求的書籍魚目混珠，比如裝訂質量較差、字體過小的盜版書，或是書面出現污損、缺頁錯頁的圖書，也包括所附光盤破損的書籍，這些圖書均不應列入館藏，應一一挑選出來登記作為下一步的退書處理。

（二）圖書加工

在拆包進行手工驗收后，到館圖書應該有條理堆放，因為一般情況下每批次到館圖書數量都比較多，通過分類堆放既有利于騰出空間，也有利于展開下一步的圖書粗加工工作。當然一般情況下，一些書商都把圖書蓋章、埋磁條、貼條碼等粗加工業務外包。雖然粗加工環節技術含量不高，大多數人都能勝任，但是各圖書館對此環節都有各自比較具體的要求，如填埋磁條必須隱蔽不能外漏，貼條形碼要加貼保護膜等。以本館的編目加工細則為例，比如館藏章要求蓋三個，分別在圖書切口居中位置，題名頁底端1/3處水平居中位置（在條碼上方），在第29頁空白處，要求蓋得清晰和端正。而書標，要求貼在距圖書底面為2.5cm處，加貼保護膜等等。在驗收時，一旦發現未能達到這些加工要求，要敦促書商及時做出改正，重新加工，務必保證新到館圖書達到整齊統一和美觀效果。

（三）計算機驗收

計算機驗收，其原理就是利用圖書館自動化集成系統根據館藏書目數據和到館新書數據進行對比來檢驗，即查看到館圖書是否為重書，然后核對MARC字段數據和館藏分配是否正確等過程。

一般情況下，大批量現采的新圖書，因其數量多并且種類豐富，所以驗收工作既要講求效率也要務求細致認真，盡量避免錯誤發生。對于到館的新書，雖然已通過圖書采集器進行ISBN比對查重，但到館后還應繼續進行題名乃至著者名等檢索途徑的查重驗收，以期更有效地防止重書過多的情況發生。具體到我館的驗收情況，主要是通過ILASII圖書館自動化管理系統采訪管理模塊下的驗收管理操作來實現計算機驗收功能的。其首選的檢索途徑一般是先按ISBN號進行檢索，通過掃描器讀取ISBN號，從而快速地查重到館新書。遇到題名相類似的書籍，還應核查采集器數據，確保該種類圖書為訂購的書籍。如果是涉及叢書和多卷書之類，因其ISBN號相同，還需要通過著者、題名等更多途徑進行檢索，盡量減少館藏相同圖書的重復購買。這也是這個環節中需要重視的一個方面。

完成上述步驟后，下一步則要檢查機讀目錄數據，即通稱的MARK數據，其驗收重點主要是確保重要字段數據的正確性，主要包括著錄信息塊和主題分析塊，如著錄書籍題名責任項的200字段，著錄載體形態項的205字段，著錄中圖分類法的690字段等相關字段。如果發現某些字段信息有差錯，應及時改正并存盤，避免出現因著錄錯誤而影響流通的情況。在面對詳盡的機讀目錄數據時，驗收人員要想能迅速發現其中錯誤的字段，需要對圖書編目業務有一定程度的了解，特別是對叢書和多卷書的處理，應根據本館的編目細則進行恰當的著錄。而對于題名，著者，單價，索取號等涉及書目查詢和流通的字段信息，則必須一一認真檢查，確保無差錯，才能通過審校，移送館藏數據庫。

（四）歸結驗收情況

通過上述流程后，驗收工作基本已告完成，可通過圖書館管理系統打印驗收對賬單，并認真與隨書清單進行比對，若無差錯可移交于財務結算。大多數情況下都會出現退書，要以驗收后的對賬單為準。此后，驗收人員應對每次驗收的情況做細致統計，撰寫驗收報告書，其內容應該包括到館新書的冊數、驗收合格的總冊數、退書冊數、總碼洋等詳盡情況。此外還要詳細記錄歸納圖書驗收中遇到的問題，如圖書破損、冊數不符、數據加工不規范等情況，通過積極與書商溝通，了解原因所在，盡量減少類似情況的再發生。

三、圖書驗收工作人員的素質要求

驗收人員的整體素質如何，直接影響到圖書驗收的質量、館藏建設和為讀者服務的質量[2]。同時，在圖書驗收工作過程中也會遇到各種各樣的問題，而問題的解決有賴于驗收人員及早發現和妥善處理的能力，這也對驗收人員的素質提出一定的要求。

（一）要具備高尚的職業精神

圖書驗收工作是一項繁雜而辛苦的工作，而且一般都存在著人員少、任務重的情況。這種重復勞動容易使驗收人員出現疲勞的工作狀況，但往往一時的思想放松可能會導致某一環節出錯，進而引發一系列的連續錯誤，最后影響到整體驗收工作的質量和進度。因此，圖書驗收工作人員應有強烈的事業心、責任感，以及很強的組織紀律觀念，能從圖書館整體利益出發，在容易出現問題的環節上把好關[3]。這也是圖書館工作人員高尚職業精神的要求。只有每一個驗收人員能嚴格把好驗收關，不遺漏任何錯誤，同時敢于質疑，堅決杜絕不合要求的圖書進入館藏，才能高質量地完成圖書館的驗收工作，才能不負自身崗位職責的要求。

（二）要有過硬的業務水平

圖書驗收也是一項講求圖書情報專業素養的工作。畢竟，圖書驗收人員除了要核對書單明細以及檢查一些蓋館藏章、夾磁條、貼條形碼等手工操作的工作以外，還要熟練運用圖書館自動化管理系統進行準確驗收及合理入藏。其中對查重工作也有較高要求，應該準確地錄入ISBN或題名進行查重，對于一些以著者碼排架的圖書館還要通過索取號進行反復查重，避免不同圖書有相同索取號的情況出現。由上可知，如果沒有較好的圖書情報素養將不利于驗收工作的開展。為保證圖書驗收工作的質量，驗收人員應該要有過硬的業務水平，其中對圖書分類法和分編模塊的了解也是非常有必要的，例如檢查機讀目錄數據時，對各字段信息的審校和修改是必不可少的，還有對本館同題名不同版本圖書的處理原則等也要做到了然于心。總之，驗收人員具備過硬的業務素養，有助于在驗收過程的幾個重要環節把握好尺度，減少錯誤情況發生，從而達到事半功倍的效果。

四、改進圖書驗收工作的建議

（一）制訂科學合理的驗收規則

制訂一套科學的驗收規則是保證圖書驗收質量的關鍵所在。各高校圖書館應該立足本館實際情況，科學地制定驗收規則，最好能將驗收規則列入圖書館采編工作制度建設中去。盡量將驗收流程具體化，由拆包到圖書粗加工到MARC數據加工到查重審校，每一步驟都應及時銜接，列出相應具體要求。其次，制定明確的崗位職責，確立驗收的質量標準，使驗收人員能夠有章可循，有計劃地統籌工作。最后，還應根據驗收任務的輕重，及時調配圖書管理員參與驗收工作，雖然圖書驗收一般是采編部門工作，但充足的人員配置能減少高強度工作帶來的疏漏，確保驗收工作的按時按質完成。

（二）緊抓圖書加工外包業務的質量控制

保證圖書加工業務外包的質量也是驗收工作順利開展的切實保障。現在高校圖書館都實行將圖書加工、套錄機讀目錄數據等業務交給專門的圖書加工機構來完成的管理模式，但因為很多加工人員并非圖書情報類專業人才，而各個高校圖書館的編目加工細則要求不盡相同，所以在加工過程中會產生不少問題，包括粗加工環節中條形碼和書標粘貼位置不符合館藏要求，還有套錄書目數據不完整乃至分類不對、館藏分配出錯等情況，所以對加工人員的培訓和監督也是必不可少的。驗收人員應提前將加工編目細則詳盡向圖書加工人員講解，并親自示范操作，在加工過程中也應不時抽查，及時發現錯誤，提出改正意見，降低重新加工圖書的機率，只有這樣才能既保證了加工外包業務的質量，也可以使驗收工作開展得更有效率。

（三）注重提高驗收工作人員的業務素質和專業能力

驗收人員的業務素質和專業能力也將直接影響到圖書驗收工作的質量。驗收工作是一項細致而嚴謹的工作，一個合格的圖書驗收員必須熟練地掌握和使用本館的文獻管理系統，利用計算機準確地處理和驗收進館的各個文種和各種載體文獻，并且善于利用驗收模塊的優點，發現其不足，找出竅門，提高圖書驗收工作的質量和效率，以確保在計算機網絡環境下順利進行文獻信息的處理工作[4]。當然，驗收人員專業能力的提升一方面可以來自日常的工作鍛煉，一方面也可以來自業余進修培訓。驗收人員不僅應通過自學、參加圖書情報類的培訓班學習等方式掌握圖書加工編目專業知識，還可以積極參加各大圖書公司的交流會，多渠道了解圖書經銷發行規律，懂得分辯圖書質量的優劣，并能結合本院校專業結構學科重點和讀者需求規律做好圖書入藏和退書工作。總之，一個稱職的驗收人員要認識到驗收工作的重要性，要不斷豐富知識，要注重與圖書館同事的探討交流，多總結經驗，多探索驗收工作新思路，才能又快又好地完成圖書驗收任務。

五、結束語

圖書驗收工作是新書經由加工到進入館藏的一個必經環節，對高校圖書館的館藏建設也有著重要的意義，高校圖書館必須積極重視圖書的驗收工作。同時，只有制訂科學的驗收規則，遵循合理詳細的圖書驗收流程，加強對外包加工業務的質量控制，注重提高驗收人員的業務素質，使其走上規范化和嚴格化的道路，才能使圖書驗收工作得到有效開展，才能使藏書質量得到根本保障，才能滿足廣大師生的信息需求，為高校的科研教學工作提供豐富而有價值的信息資源服務。

［1］徐美蘭.中文圖書驗收的幾點心得體會[J].內蒙古科技與經濟,2007,(6):120～122.

［2］宋秀梅.淺談高職院校圖書館的圖書驗收工作[J].科技情報開發與經濟,2009,(27):62～64.

［3］刑利平.試論高校圖書館質量驗收控制[J].農業科技與信息,2008,(2):58～59.

［4］吳愷凱.高校圖書館素質探討[J].浙江高校圖書情報工作,2006,(5):37～39.

［5］鄺少敏.試論做好我館圖書驗收工作應注意的若干問題[J].農業圖書情報學刊,2007,(2):55～57.

It talks around the importance of book inspection in the college library,indicates the basic processes and the problems existing in the book inspection,and points out the quality of the inspection personnel,finally puts forward suggestions for improving book inspection of library.

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（作者單位：廣東文藝職業學院）

（編輯 李艷華）