學校檔案管理工作初探

黑龍江 李家文

學校檔案管理工作初探

黑龍江 李家文

檔案管理是學校管理的基礎性工作，針對現如今中職學校檔案管理工作中存在問題，本文進行了探討，以期提高學校檔案工作的水平。

一、中職學校檔案管理工作存在的問題及成因

1.重視不夠，思想認識不到位。檔案管理是學校管理的基礎性工作，是制定決策的依據。很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、輕檔案”的思想認識，一部分同志對檔案管理的認識較為膚淺，甚至有人認為檔案工作可有可無。有的學校領導對檔案工作不重視，表現為對檔案工作不理不問，或對加強檔案管理的重要性認識不足的問題，上述對檔案管理不夠重視的思想認識，導致了工作中檔案人員歸檔意識不強、收集檔案證據不足，造成了許多資料丟失，或者找不到。

2.檔案管理人員缺乏，素質較低。檔案管理的專業人員缺乏、業務水平低下是中等專業學校普遍存在的問題。有的中職學校無專職檔案管理人員，有的是臨時配備的。因此，既有理論知識，又有豐富實踐經驗的檔案技術人員實在是鳳毛麟角。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業出身或者不經過培訓就上崗，不具備最基本的檔案管理業務素質。檔案管理人員業務水平不高，缺乏系統培訓，尤其是檔案保管技術專題的培訓。檔案管理人員對分類、歸檔、整理、保管、利用等知識未能很好掌握，這就很難使檔案工作走上規范化。以上問題的存在，明顯制約了檔案管理的專業性。

3.檔案資料不夠完整，檔案管理方法陳舊落后。思想上的不重視，人員素質的低下，導致檔案資料收集不夠完整。科室工作人員的檔案意識淡薄，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件卻隨意處理。

目前，中等職業學校檔案工作的管理方法陳舊落后。文件立卷歸檔后不能夠及時對其進行加工、調整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發利用，而且因管理方式落后，導致在查閱檔案時速度慢、準確率低。同時，很多中等職業學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。中等職業學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源，如何更為有效地利用這種資源成為中等職業學校工作發展的關鍵。

4.檔案立卷工作不規范，檔案載體結構單一。目前，檔案立卷工作不規范主要表現在:領導機構、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關內容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系，比如:教學檔案管理制度、基礎數據匯編、專題概要等。對檔案資料的收集、整理、錄入不規范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規范，電子文檔的掛接不全，特別是對教學檔案的收集、整理、錄人、有些學校還未進行整理。這些問題的存在，極大地影響了檔案工作的質量和利用效果。

二、加強中等職業學校檔案管理工作的對策

1.提高認識、加強領導、強化檔案管理意識，建立和完善科學的檔案管理機制。提高和增強學校全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加強對檔案工作的領導，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。

2.加強人員配備，搞好檔案設施建設。為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得職教辦學規律、有較好的政治素質和較強業務能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案工作水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，教學檔案按文書類、教學類、學籍類、聲像類分別設櫥，配備六防設施，確保檔案材料保管安全，利用方便，管理規范。

3.加強檔案化建設，提高現代化管理水平。檔案化建設是社會化發展不可缺少的組成部分，也是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路。首先觀念現代化，即要正確確立中等專業學校檔案是重要的資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，正確確立中等專業學校檔案管理的理念，制訂一整套科學嚴密的與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現技術現代化，即采用計算機、傳真機和檢索終端等現代化辦公設施，處理、傳遞檔案資料，對檔案進行數字化管理，提高檔案的服務質量。

4.加強檔案整理和研究。學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料、協議書、勞動工資等方面的材料。文件材料齊全后，要根據不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。建立健全學校檔案，實行檔案管理，有利于對學校的正確評估，有利于對教師和學生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學校進行科學管理，有利于提高教育教學質量，只要努力把學校檔案建好、管好、用好，就一定能把學校辦好、辦出成績，辦出特色，辦出水平。

總之，學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務。使檔案的價值得以充分體現。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用。

（作者單位：哈爾濱市商業學校）

（編輯 呂智飛）