淺談檔案管理存在的問題及對策

黑龍江 褚立平

淺談檔案管理存在的問題及對策

黑龍江 褚立平

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，各級管理部門要充分認識到該項管理工作的重要性。加強對檔案的管理，及時研究解決檔案管理工作中遇到的問題，在人力、物力、財力等方面給予大力支持；同時，檔案是信息的重要載體，是主要信息源。管好用好檔案，對資源開發起著重要作用。檔案管理工作中存在著諸多問題，本文作者分析了這些問題并提出了相應的對策。

檔案管理；問題；對策

現代社會建立系統、科學、民主的管理制度，對其生存與發展極為重要。在一個單位中，檔案管理無疑是單位協調、有序、高效運行的有效保證。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

（二）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實和準確。

（三）檔案室硬件環境設施不齊全

對檔案管理必備的條件解決落實差，個別單位沒有專用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統一的檔案夾，都無法購置齊備。

二、檔案管理工作的對策

（一）提高檔案管理人員素質

要注意加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業水平的提高，通過自學、參加培訓等方式，熟悉檔案工作的各個環節和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

（二）健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

（三）改進和完善檔案功能

使其記錄內容全面、客觀、動態。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留；二是檔案的內涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

（四）采用信息化管理手段

信息化是當今社會發展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

（五）做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿點。要明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

（六）展立體、精設計，讓檔案展覽豐富活躍起來

為確保檔案展覽的成功,還需要全面考慮檔案展覽的整體設計。在內容設計中，要做到照片、檔案、實物三者相結合；在形式設計上，要充分利用聲、光、電等多媒體手段，使觀眾既可以欣賞檔案原件，又可以觀看檔案錄像，還可以戴上耳機聆聽歷史錄音，條件允許的話，還可以應用光電轉換的大型場景復原技術；在布展設計上，盡量做到史料分類陳列的整齊美觀，實物圖片排列的錯落有致，文字畫面裝飾的簡潔優美，同時通過藝術處理使展覽內容與展出環境實現和諧統一。

（七）加強檔案的保管和保護工作

檔案的保管和保護是檔案館的基礎工作，是檔案館的生存之本。檔案館要制定檔案保護計劃，對館藏檔案要進行全面清點和整理，對珍貴檔案要進行重點保護，要增加必要的檔案保護設施和設備，提供可靠環境，如有必要可委托專業公司修復技術含量高的檔案，確保修復質量。要加快檔案數字化進程，以數字化檔案代替檔案原件提供利用，減少檔案原件的使用次數，對需要進行展出的破損檔案，一定要提前進行技術性修復。在運用檔案原件布展時，一定要從展廳照明、濕度和輔助材料等方面考慮檔案的安全和完整。

（作者單位：鶴崗衛生學校）

（編輯 李艷華）