聲像檔案管理淺議

浙江 商亞軍

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片（包括底片、反轉片）、影片（正負片）唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是其他載體檔案的必要補充。它的產生和存在并不是孤立的。它與紙質載體檔案往往有著密切的聯系，它們相互依存、相互補充，是對歷史的相互印證，它是全宗檔案的重要組成部分。

隨著現代科學技術的進步,記錄信息的載體正向高科技、多媒體的趨勢發展。在我們司法行政系統的各類活動中形成了大量的聲像檔案。收集好、整理好、保護好、利用好這些生動、形象的特殊載體檔案，是檔案工作的一項重要內容。為此，我們就本系統136個立檔單位的聲像檔案管理情況進行了調查。調查發現，聲像檔案存在著歸檔不夠齊全、保管條件不夠理想、管理不夠到位等問題。這些問題直接影響了本系統檔案的完整和聲像檔案的保管及利用。本系統聲像檔案管理嚴重滯后于檔案工作的整體發展水平。加強聲像檔案管理工作刻不容緩。

一、聲像檔案管理中存在的問題

（一）攝錄人員對檔案的認識不夠

從調查情況看，攝錄人員普遍存在著兩種認識上的誤區。一是不知道聲像檔案是全宗檔案的組成部分。他們一直以為只有紅頭文件才是檔案，而在公務活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，認為拍完、錄完就完成任務了，不需要歸檔保存；二是以為誰拍的照片就歸誰，單位用過就是自己的作品，如何處理這些聲像資料屬于個人行為。由于缺乏全局觀念，檔案意識不強，以個人或部門工作方便為由，致使部分珍貴的聲像檔案長期保存在個人或部門內部，當檔案室去收集時，往往不愿移交檔案室統一保存。而隨著機構調整、人員變動，就會造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。

（二）聲像檔案管理混亂

1.管理制度不健全或落實不到位，聲像檔案不能集中統一管理

調查的136個單位，制定了聲像檔案管理制度的占72%，仍有28%單位聲像檔案處于無章可循的自由狀態。有的單位雖有管理制度但落實不到位，缺乏保障措施。調查中聲像檔案主要有3種管理形式：一是檔案室集中統一管理，隨時形成隨時移交，僅占5%；二是各部門一年移交檔案室一次，占47%；三是由部門或個人保管，占48%。由此可見將近一半單位聲像檔案沒有集中統一管理。

2.檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

調查發現，有近58%的單位有積存照片沒歸檔，且多數照片、電子件已分家，文字說明更難說清。本來是很珍貴的照片，卻由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。錄音、錄像帶的歸檔情況更不理想，大量原始錄音（像）沒能保存下來。

3.保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案是由感光材料和磁性材料構成的，它與紙質載體材料所要求的保管條件有很大的區別，保管上要求更嚴格。調查發現，只有20%單位配備了聲像檔案專柜，其余各單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

4.重大活動聲像檔案流失嚴重

重大活動中會形成許多有價值的聲像檔案。部分在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案室卻找不齊這些原始檔案。產生這個現象的原因有：一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一。各部門領導及相關工作人員都是臨時抽調的，各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像檔案流失在所難免；二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成聲像檔案流失。

二、加強聲像檔案管理工作的對策

（一）加強宣傳，提高意識

搞好檔案工作不僅是檔案員的事，更是單位全體人員的事，領導的重視是做好檔案工作的重要保證。一要加強檔案的宣傳力度，從而提高全員、特別是單位領導及有關人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍；二要抓住機遇，服務單位中心工作。檔案部門要善于抓住機遇，結合單位中心工作，通過室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

（二）制定辦法，落實制度

要改善聲像檔案管理不到位的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。我廳制定了《司法行政系統聲像檔案的管理制度》及《加強重大活動檔案的收集工作的通知》等；強化規范管理，對單位各類活動，特別是在重大活動中產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定，在此基礎上要狠抓落實，確保聲像檔案歸檔質量。

（三）加強監督，分類指導

針對聲像檔案管理現狀，省廳檔案部門聯合省檔案局加大對聲像檔案的監督指導力度，并把其作為檔案目標管理、年度執法檢查的重點內容。同時，針對不同情況，采取不同方式分類指導，力爭整體水平的提高。對人員、設備、檔案管理都比較規范的單位，要鞏固提高，在開發利用上下功夫；對有設備、有專業攝錄人員，而檔案管理沒跟上的單位，在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理；對問題較多、基礎薄弱的單位，要限期建檔，加大指導監督力度，不留死角。注重業務培訓，全面加強對攝錄人員、檔案人員的有關專業知識和技能的培訓，為形成好、保管好聲像檔案奠定良好的基礎。

（四）結合實際，妥善保管

聲像檔案保管條件的好壞與其“壽命”長短有著密切的聯系。所以要加強聲像檔案的科學保護和管理。增強聲像材料的耐久性，延長其“壽命”。而目前聲像檔案保存條件普遍不能達到要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實。結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等；錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。再次，永久、長期保存的聲像檔案每年及時向省檔案局登記備份并定期向省檔案館移交。

總之，在信息技術時代，聲像檔案會越來越多，如不重視和解決聲像檔案管理上面臨的問題，勢必嚴重影響司法行政系統檔案工作的開展。因此，各單位要把聲像檔案作為檔案工作的一件大事來抓，盡量避免和減少聲像檔案的流失，以保證檔案的齊全和完整。