加強統計工作 促進新時期高校圖書館的和諧發展

潘 亮

（山東農業大學圖書館 山東 泰安 271018）

1 對圖書館統計的認識

統計學的定義不止一個，《金明牛津英語詞典》所下的定義：統計學是“收集用數字表示的事實與資料，并對這些資料進行分類的學問”。[1]圖書館統計在我國自古就有。 特別是到了20 世紀20 年代，有很多人為了利用統計來指導圖書館的活動，科學地管理圖書館，曾經撰寫和翻譯了有關圖書館統計方面的文章，1932 年陳豪楚在《浙江省圖書館館刊》上發表的“中國圖書館統計問題”一文。 新中國成立之后，一大批高質量的論文，如1954 年在《廣西圖書館簡訊》上發表的《有關圖書館統計的幾個問題》一文，1964 年在《圖書館雜志》上發表的《試談圖書館統計工作》一文，以及1981 年在《四川省圖書館學報》上發表的《圖書館統計的學的理論與實踐》一文等，都充分說明圖書館的統計越來越為廣大圖書館的工作者所重視，并為科學管理圖書館起到了有益的作用。 同時也為形成與建立圖書館統計學奠定了基礎。1987 年李景春編制了《圖書館統計學》一書，首次在國內較系統地探討了圖書館統計的規范化、標準化，做出了積極的貢獻。 同時，也在很大程度上促進了我國圖書館統計學的發展。 圖書館統計學的研究內容包括：圖書館的統計調查；圖書館資料整理；圖書館統計綜合指標；圖書館的動態數列；圖書館統計指數；圖書館藏書統計；圖書館讀者統計；圖書館借閱統計；圖書館輔助統計；圖書館統計分析；圖書館統計圖等十一個部分。[2]

2 統計在高校圖書館的地位和作用

統計工作是圖書館工作的一個重要組成部分, 是對圖書館實行量化管理的主要途徑和手段。 高校圖書館的統計工作是全國教育系統統計體系的重要組成部分。 是圖書情報工作者教學和科研的重要參考。 高校圖書館由于其為教學與科研服務的自身特點，對書刊經費使用、藏書結構優化、采購管理決策、業務量分布、流通閱覽策略等必須以統計工作為科學依據。 因此，統計工作在高校圖書館中應用廣泛，統計工作在圖書館的各領域發揮作用。

對高校圖書館來說,應努力適應高校教學和科研的需要,建設具有本校特色的文獻保障體系, 開發文獻資源, 做好流通、閱覽和讀者服務工作,開展參考咨詢和情報服務,加強圖書館的學術研究和交流活動,采用最新的現代化技術和方法,把最有價值、最有針對性的文獻情報以最快的速度提供給讀者,更需要統計工作的支持，在高校圖書館中著不可代替的地位和作用。 因此，圖書館的統計問題值得我們深入研究和思考。

2.1 統計工作是圖書館進行科學管理基礎

新時期高校圖書館是信息資源的組織者、傳播者,每天進行著大量的數據處理和統計工作，統計工作是圖書館科學管理的基礎, 因為在圖書館實行科學管理的全過程中, 其計劃、組織、調整、控制的各個環節, 都始終離不開對相關現實資料的統計分析。 數據不能憑空想象，只能通過統計工作來獲取。圖書館統計人員通過統計調查、統計資料的整理和統計分析所得出的數量指標能夠全面地反映圖書館各種資源的擁有情況、所處狀態和利用程度，從而為圖書館開展各項業務工作提供重要依據。 例如:通過對文獻采購、編目加工和文獻資料的入庫等統計，可及時掌握圖書館的館藏文獻數量、種類、入館時間、文種來源、館藏地等;通過對讀者的統計，可以了解讀者的流量、讀者的構成;通過對借閱情況統計，可以了解各種文獻的流通量和不同種類藏書的流通周期，動態的反映出館藏的使用情況;通過對讀者咨詢工作的統計，可以使我們有針對性地開展讀者服務，以及時修正我們的服務模式和服務方式。 這些數據是圖書館的各個工作環節的第一手資料，它們反映了圖書館整個工作的基本環節，為圖書館制定各種規章制度、遠期發展規劃和近期工作任務提供了準確的數據依據，它是高校圖書館進行科學管理的重要基礎。

2.2 統計工作是做好讀者服務工作的重要環節

“讀者第一、服務至上”是高校圖書館的服務宗旨,做好讀者服務是圖書館的首要工作,要做好讀者服務工作，就必須對讀者和館藏文獻信息的動態指標有一定的了解，而各項數據指標是通過統計得到的。 如:流通部門ILAS 系統方便、快捷，對讀者利用文獻情況進行統計分析，可以反映出不同年級不同專業的學生對各類文獻信息的需求，新時期隨著高校的合并和擴招，校區分散，采購人員要適當調整文獻采購的品種和復本數量;及時對館藏做出調整。 通過對拒借率的統計，可以計算出各類文獻資料的拒借率，從而檢驗一定時期內館藏文獻對讀者需求的滿足率。 所以，要充分開發與利用館藏文獻信息資源，最大限度地降低拒借率、提高讀者到館率和閱覽滿座率，提高讀者服務工作的質量，就要準確、及時地進行統計分析工作，根據統計分析結果，開展有針對性的服務，從而提高文獻利用率，為讀者提供更為優質的服務。

2.3 統計工作是加強文獻資源建設的決策依據

文獻資源建設是高校圖書館工作的重中之重。 高校圖書館館藏包括了傳統的紙質文獻、 電子文獻和其它類型文獻。網絡環境下, 文獻資源建設包括對虛擬館藏和網上信息組織能力以及虛擬館藏利用率的統計，可通過隨機閱讀和下載資源的學科覆蓋率、網絡的服務時間和信息含量、利用資源的閱覽人次等進行統計分析。

圖書館根據各自的任務確定文獻信息的采購數量、重點、各類文獻的比例等，而這些必須以統計分析數據為前提。通過對文獻資源建設部門定期提交的文獻采購數量和費用的統計報表以及分編、加工、入庫到各個業務部門文獻數量的統計分析，使館領導能夠及時了解和掌握采編部門的文獻資源采購、工作狀況和藏書建設的內容，并結合各業務部門各種文獻利用情況的統計分析，從而有計劃、有重點、步驟地使用圖書館文獻購置經費; 制訂、 完成各種文獻資源建設計劃、進行館藏分配決策。

2.4 統計工作有利于高校圖書館做好讀者咨詢服務工作

新時期的高校圖書館， 隨著數字圖書館的發展,ILAS 系統、電子閱覽室的金盤系統以及圖書館遠程訪問系統普遍被高校圖書館所使用，大學生在圖書館采用自我服務的形式越來越多。 通過自定時間與地點、自我搜尋與檢索方式、自行判斷優劣而獲取所需文獻與信息, 在這種情況下, 圖書館對大學生的導引與咨詢工作就日益重要。 而有效的咨詢工作同樣也是建立在對文獻（ 包括實體文獻、虛擬文獻） 利用、讀者需求的統計分析上, 統計工作提供了有利的保障。

3 目前圖書館統計工作存在的問題

統計工作在高校圖書館還沒有引起人們的充分重視,統計工作還未進入標準化、規范化,盲目性大,嚴重影響圖書館的服務質量。 如館藏結構與現實情況脫鉤, 流通部門拒借率高。各項數據不完整、不精確,因此,無法找出問題所在,也就無法改進工作。 主要反映在以下幾個方面：

3.1 對統計工作認識不到位、重視程度不夠

目前, 許多高校圖書館對統計工作的意義和作用缺乏足夠的認識,還沒用把統計工作提到一定的高度來認識。有的圖書館只把統計工作作為一項簡單的任務來完成, 認為統計就是填填報表,報表一完成統計工作也就結束了,沒有把它當作管理決策的依據。有的圖書館,統計工作還停留在數字的簡單收集,整理上,統計結果只是僅僅是“原始數據”,反映的是短暫、表面的現象,對統計的數據缺乏深層次的分析和研究。 究其原因, 主要是統計基礎工作薄弱和對統計工作重視與支持程度不夠造成的,從而影響了統計工作的正常開展。

3.2 統計制度不健全、不完善

沒有明確的規章制度，一切要求就會空泛無力。 有的圖書館沒有建立健全相應的統計制度, 使統計工作無法按一定程序常進行。 有的館統計基礎薄弱,統計工作數據不準,隨意性較大,對統計數據缺乏調查、分析與研究。統計審核,查詢,訂正等制度不健全,造成統計數據不準確。

3.3 統計標準不統一、不規范，沒有明確的指標體系

許多傳統的指標體系和方法已經不適應新時期高校圖書館的管理的要求，如：傳統的館藏概念與新時期的館藏概念有所不同。高校圖書館所采購的文獻有一部分是電子圖書、電子期刊、光盤數據庫、網絡數據庫等。 各館在統計標準方面有一定差異,如:借閱率的統計、到館率的統計有的包括電子文獻等的統計，有的對電子文獻等未作統計。 這樣,就使各館的統計數據在某些方面因缺乏統一標準，而沒有可比性。

4 改進措施

4.1 加強領導,提高認識

圖書館各級領導對統計工作的認識和重視,將直接關系到圖書館統計工作開展的深入程度。 作為館領導,應重視圖書館各個部門的統計工作,把統計工作列入議事日程,加強對各個部門的領導和監管,經常督促檢查,具體指導,提高全館人員對統計工作的的意義、工作、任務、和要求的認識,將統計工作視為提圖書館管理水平和各項業務工作質量的一項重要任務。

4.2 建立健全完善各項統計制度

圖書館應建立完善各項統計制度, 使統計制度作到程序化、標準化及規范化。 所謂程序化,是指各部門統計工作必須按一定程序進行,保持統計工作的連續性,通常有日記錄,周統計,月匯總,學期匯總,學年匯總及分析等多種形式,各項工作應做到有條不紊,緊密相連。 所謂常規化,是指一切統計工作都要按規定始終如一、堅持不懈地進行,堅決不搞“突擊”,不搞“會戰”,應付檢查，以確保時間上做到及時,質量上做到準確。 所謂標準化、規范,是指各項統計工作要嚴格執行館里制定的統一標準和規定,認真、如實地統計,而且,統計指標名稱,整理、分析所用的技術方法應盡可能統一、規范,以求統計工作的高效率和可靠性。

4.3 明確統計指標,確定統計標準,加強統計分析與研究

在圖書館信息化、自動化、網絡化發展的今天,統計指標不應局限于過去的指標體系, 而應根據工作的實際需要有所變化,及時增加新的統計內容,完善統計指標體系,不斷制定新的統計標準。在信息時代,應加強讀者咨詢、電子資源建設、網上資源的開發與利用及資源共享方面的統計。 為讀者服務奠定基礎。 在統計指標明確、統計標準確定的情況下,應加強統計分析與研究。 統計分析與研究一直是圖書館統計工用的薄弱環節,單純的統計數據只是骨架、軀干,只有加以分析與研究,才能賦予其靈魂。

4.4 加快圖書館統計手段的現代化

圖書館管理科學化,對統計信息的及時性、準確性和完整性提出了更高的要求。 要對某些大量的統計資料進行科學系統的歸納整理、優化統計分析、規范統計報表,單靠手工方式數據處理是很難做到的,因此,必須利用現代化工具——計算機系統來處理統計信息。 隨著計算機、通信、網絡為核心的信息處理技術的飛速發展,統計信息的收集、加工、傳輸和計算更快捷、全面。 如利用ILAS 系統可以完成不同年級的學生在所有館藏對每一本書的借閱情況；金盤系統可以統計每個學生的上機時間以及隨時鑒控上機的內容；遠程訪問系統的超星數字圖書館、中國期刊網、萬方數據資源等系統統計訪問人數； 通過電子表格軟件Excel 來完成文獻資源建設統計過程中的賬目的登記與管理、 數據的分類匯總以及數據分析。計算機用于圖書館統計信息處理可使統計工作現代化。 計算機統計完成了過去人們手工計算難以做到的大量的數據整理、統計分析和統計預測工作,再加上統計軟件包的開發和應用,使計算機統計更加趨向成熟。 因此,作為圖書館必須加快統計工作現代化建設的步伐,力求統計工作的高效和可靠,為領導決策和管理發揮其更大的作用。

總之, 圖書館統計工作是圖書館業務工作的重要組成部分,是人們認識和了解圖書館各項工作的依據和有力武器,是圖書館全面實行科學管理的重要手段、方法、基礎和前提。 圖書館工作者,應不斷分析、研究和掌握統計這一認識事物的武器和科學管理方法,建立健全圖書館各項統計制度,促進圖書館工作不斷改進和提高,加強圖書館各項管理工作的標準化,規范化和科學化,使圖書館更加科學、健康、和諧的發展。

［1］[英]I. S. 辛普森.圖書館統計學基礎[M].崔巍,崔岳,譯.書目文獻出版社,1987,3.

［2］劉訊,王德安.圖書館管理工作指南[M].東北工學院出版,1993,4.

［3］康峻松,張學君.試論統計工作在高校圖書館中的地位和作用[J].現代情報,2004,10（10）.

［4］陶偉.圖書館統計工作初探[J].思茅師范高等專科學校學報.

［5］張建明.圖書館統計工作縱橫談[J].大連學報,25 卷.