將A c c e s s數據導出到E x c e l的應用

李靜燕

（渭南師范學院數學與信息科學學院 陜西 渭南 714000）

0 引言

Access和Excel同屬于Microsoft Office應用軟件中的兩個應用程序。這兩個應用軟件都可以進行數據管理和數據分析。Access數據庫對數據的管理和存儲結構化程度高，更多地是以數據管理為中心任務。而Excel相對于Access數據庫的數據管理而言，對結構化存儲方面要求就沒有那么嚴格，而更多的是利用數學模型和數據方法對數據進行復雜的計算分析。實際中，用戶可以很好地利用這兩個應用程序的特點，結合起來進行有效地數據管理和復雜的數據計算和分析應用。

1 Access數據庫表與Excel表的比較

1.1 結構化的Access數據庫表

Access數據庫將數據存儲于Access表中，Access表又可以再存儲到數據庫“容器”（.mdb）文件中，并對數據庫中的表進行關聯，同時還可以創建對數據操作的查詢、窗體、報表、模塊等。

Access數據庫中的表是一種結構化的二維表，所謂結構化是指，表的同一列數據具有相同的數據類型（相同字段名、相同數據類型、相同的數據存儲寬度等）。每一列稱為一個字段，字段的結構化又是由字段的屬性來描述。要創建一個Access表，首先要創建表結構，來設計表中的每一個字段及相關屬性，然后再向表中添加數據，即數據是在結構化的框架下填入表中的。

1.2 Excel表及Excel表的結構化概念

Excel表存儲于Excel工作薄中，一個Excel工作薄可以創建多個Excel工作表。Excel工作表在存儲數據時可以不進行結構化直接輸入數據，系統根據輸入的數據類型自動處理，而沒有表結構設計的要求。

在Excel表中，每一列的數據可以是相同類型的數據，也可以是不同類型的數據。實際應用中，大量的Excel表同一列中的數據都是同一類型的數據，這就相當于進行了部分結構化或格式化，也就從一定程度上與Access數據庫表有相同點。所以，Excel表是可以導入到Access數據庫中，以Access數據庫表的形式存儲的。

Excel表能很好地與數據庫系統結合在一起，成為數據庫表，但是，在創建Excel表有一定的要求，即Excel表為“數據列表”或“數據清單”。

“數據列表”或“數據清單”指Excel工作表中包含相關數據的一個二維表區域，“數據列表”中的列稱為字段，列標題是數據庫中的字段名，字段名在“數據列表”的第一行。除字段名所在行以外，其他每一行稱為一個記錄，記錄是“數據列表”的數據集合。“數據列表”中同一列數據類型相同，“數據列表”中不留空行。

在Excel中，可以把“數據列表”用作數據庫。在執行數據庫操作時，例如查詢、排序或匯總數據時，Excel會自動將“數據列表”視作數據庫。

2 Excel表的數據類型格式化

在Excel中，為了保證數據擁有相同的數據格式類型，可以預先格式化整列。格式化單元格數據類型主要有兩種方法：一是使用“單元格格式”對話框格式化數據類型，二是使用“數據有效性”格式化數據

類型。

2.1 使用“單元格格式”對話框格式化數據類型

對每一列單元格在輸入數據前先進行數據類型結構化。結構化方法如下：

選中要結構化的某一列，選擇“格式”菜單中的“單元格…”命令，打開“單元格格式”對話框，在此對話框中選擇與字段要求一致的數據類型。

2.2 使用“數據有效性”格式化數據類型

Excel中使用數據有效性用戶可以建立一定的規則，它規定可以向單元格中輸入的數據規則。方法如下：

選定單元格或區域，選擇“數據”菜單中的“有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，在此對話框中可以設置有效性條件及輸入信息和出錯信息。

3 Excel的應用

Microsoft Excel不僅具有數據存儲的功能，而且具有很強的數據計算能力，特別是Excel可以對多表中的數據有機地結合，并通過豐富的數學模型和方法對數據進行分析。如數據排序，數據篩選，數據分類，運用統計方法對數據進行t檢驗、回歸分析、抽樣調查、規劃分析等[1]。

在Excel中還可以定義控件、窗體、VBA編程，結合Excel處理函數完成復雜的表格數據處理。

當然Excel與Access系統有著顯著的不同，Access注重的是數據存儲管理，它可以運用嚴格的結構定義來存儲和管理數據，并運用數據表關聯機制，進行數據完整性定義，從而保證數據處理中數據的一致性。但是，Access系統雖然具有大量的數據處理命令，但這些命令中卻少見統計或數學處理模型或方法，如要對數據進行t檢驗、回歸分析、抽樣調查、規劃分析等處理時，用戶就必須自己重新進行復雜的編程，實現不易。Excel在這方面就具備了較強的處理能力。所以，用戶可以很好的利用這兩個軟件的特點，利用Access進行數據存儲和管理、程序設計、菜單定義、窗體制作等工作，而運用Excel對Access數據庫中的數據進行復雜的統計或數學模型分析，大大減少用戶不必要的編程[2]。

兩者結合進行數據處理的基本過程可以描述為：首先把要處理的Access數據表導出到Excel表文件，然后運用Excel進行數據分析和處理。

3.1 將Access數據表導出到Excel表

方法如下[3]：

①打開想導出對象的數據庫。

②單擊要導出的某個對象，再選擇“文件”菜單下的“導出”命令，打開“將表××導出為…”的對話框。

③在對話框中選擇要導出的數據庫文件類型，這里選擇的是Excel文件類型。

④單擊“導出”命令按鈕，完成導出過程。

3.2 運用Excel進行數據處理和分析

①Excel中數據的合并統計

在實際的銷售業務中，企業有多個銷售部門，各部門都編制自己的一個銷售數據表，記錄各部門的銷售業績，而公司要對各銷售部門的銷售業績要進行匯總，匯總為一個銷售業績總表，也就是數據的合并統計計算。Excel中的“合并計算”功能能夠方便地解決用戶的這個問題。此功能將多個工作表和數據合并計算存放到另一個工作表中。

②Excel中數據的高級篩選

篩選數據列表是一個隱藏所有除了符合用戶指定條件之外的行的過程。Excel提供了兩種篩選方法：自動篩選和高級篩選。自動篩選方法是基本篩選方法，但遇到復雜問題時，自動篩選功能無法完成，需要使用高級篩選功能來實現。

③運用Excel進行市場調查、抽樣和相關性分析

市場調查是市場運作中重要的一個環節，在市場調查的基礎上再通過頻數分析得到數據的分布趨勢，然后通過對調查數據的隨機抽樣，將抽樣數據作為總體樣本再進行相關分析，從而進一步了解調查指標間的相互關系。通過這一系列的分析處理，為產品或服務的開發提供有用的決策信息。

為完成這些工作，首先利用Excel來創建調查表，并向調查戶發放，有調查戶填寫。用戶將填寫后的調查表回饋，調查者對回收的調查表匯總，形成匯總數據表。然后，再對匯總表中的數據進行頻數分析和抽樣相關分析。

4 結束語

Access注重數據存儲和管理，而Excel具有很強的數據計算能力，特別是Excel可以對多表中的數據有機地結合，并通過豐富的數學模型和方法對數據進行分析。所以我們結合這兩個軟件的特點，可以利用Access進行數據存儲和管理、程序設計、菜單定義、窗體制作等工作，而運用Excel對Access數據庫中的數據進行復雜的統計或數學模型分析，大大減少用戶不必要的編程。

［1］恒盛杰資訊.Excel數據分析與處理經典[M].北京：中國青年出版社，2007.

［2］肖慎勇，楊博.數據庫及其應用[M].北京：清華大學出版社，2007.

［3］高升宇.Access數據庫應用與程序設計[M].北京：中國人民大學出版社，2011.