中職學校學生檔案管理數字化初探

王揚森

（山西省呂梁市衛生學校，山西 呂梁 033000）

1 學生檔案數字化產生的背景

國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，就是我們所說的檔案。它是有史以來最早產生的文獻之一，也是現代社會信息的重要門類。

學生檔案是指學生本人在學歷教育階段的各個時期所產生的文字資料，是一個人成長的最原始記錄，它能真實反映學生在校的各種表現。它是用人單位錄用畢業生時必不可少的參考依據，是考核干部的最真實、最可靠的參考資料。學生檔案管理的基本工作包括以下內容：學生檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索等。

學生檔案對于學校的管理者來說至關重要，學生信息是高等學校非常重要的數據資源，是教育單位不可或缺的一部分。近年來，隨著國家教育政策的調整，高等院校大規模的擴招，給其教學管理、學生管理、后勤管理等方面都帶來不少的沖擊，其包含的數據量巨大，涉及的人員面廣，而且需要及時更新，所以工作內容特別煩瑣，僅依靠傳統的人工管理方式既不易于規范化，管理效率也較低。

目前，在我國各類高等院校中，有相當一部分學生檔案管理，還停留在紙介質基礎上，而中、小學對學生檔案的管理更是落后。在科學技術飛速發展、計算機技術日臻成熟且講究效率的社會，人工管理文件檔案的方式就顯得效率低、保密性差，再加上時間一長，將產生大量的文件和數據，這對于查找、更新和維護都帶來了不少的困難，這些遠遠不能滿足學校、學生、社會、用人單位的各種需求。所以傳統的手工管理模式必然會被以計算機為物質基礎的信息管理方法所取代。

使用計算機對學生檔案信息進行管理，有手工管理所無法比擬的優點，如檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。隨著網絡時代的到來，信息技術的集成化和網絡化的不斷發展使中職學校面臨著知識化、數字化、虛擬化、網絡化、敏捷化等的變革。學生檔案管理工作作為中職學校教育的核心工作，其信息化的發展也是高職院校學生工作發展的必然趨勢。基于網絡建立應用學生檔案工作信息化管理平臺，為管理者提高工作效率，為學生的素質教育和個性發展創造良好的成長環境，最終實現中職學校檔案資源信息化共享。

2 學生檔案數字化管理的必要性

2.1 適應中職學校擴招新形勢

隨著高等教育事業的迅速發展，中職學校學生檔案的內容和形式呈多樣化發展。雖然中職學校學生檔案直接服務于中職學校學生個人，但又與中職學校教學和學生管理密切相關。隨著中職學校辦學層次的拓展，教育活動領域的延伸，社會需求專業的增多，學校辦學規模的擴大，教學改革的深入，畢業生檔案的利用率呈現逐年遞增的趨勢，因此只有建立數字化學生檔案才能適應時代的需要。

2.2 社會發展要求學生檔案數字化

傳統的中職學校學生檔案，是以紙質檔案的形式保管的，并且大量是通過手寫去完成的。紙質檔案是學生檔案的根本依據，但也給檔案管理工作帶來了很大的局限性，如歸檔的質量不高、體積大、紙張容易發黃及被蟲蛀、不易攜帶、不便查找、信息傳遞慢、無法檢索等。這就使得檔案數量不斷增多與檔案利用率較低的矛盾日益凸顯，造成無法共享檔案資源，無法有效利用技術積累的成果，所以說傳統的中職學校學生檔案模式早已不適應現代信息社會的發展要求。

2.3 就業方式的轉變需要其檔案數字化

隨著我國社會主義市場經濟體制改革的不斷深入和發展，人才市場、就業指導中心等薦人單位相應地建立起來，中職學校畢業生由原來的統一分配變成了雙向選擇，人事代理制度由此廣泛實施。由于虛假學歷的泛濫，用人單位越來越重視中職學校學生檔案的真實性，加強中職學校畢業生檔案管理工作尤顯重要。中職學校畢業生就業政策規定，中職學校畢業生在學校集中辦理就業手續時仍未落實就業單位的，其檔案由中職學校轉至畢業生生源地就業指導中心代管。落實工作單位后，用人單位或本人憑相關手續到指導中心提取檔案。在頻繁的轉遞過程中，畢業生個人檔案材料的丟失、損壞、涂改等現象不可避免。只有實現學生檔案數字化，才能從根本上保證學生檔案資料的完整、齊全和安全。

2.4 充分利用學生檔案

中職學校與各國之間交流合作日益頻繁，就我校而言，檔案部門每年接待因出國留學、申請移民、研究生入學考試辦理成績及相關證明材料的各屆學生愈來愈多，中職學校學生檔案的利用工作越來越重要。因此，建立學生檔案數字化，加強檔案服務意識，做好學生檔案利用工作，才能樹立中職學校檔案部門良好的對外服務形象。

3 學生檔案數字化管理的要求

3.1 開發適用性強的網絡軟件

根據學生檔案的收集、管理、轉遞的流程，開發優秀的適用于學生檔案管理信息網絡使用的軟件。學生管理信息網絡使用軟件應該具備以下條件：用戶登陸、新生登記、學生信息查詢修改、分數查詢修改、處分獎勵查詢修改、學生人數統計、系統管理頁面、畢業登記等八項基本功能。但是目前中職學校對于文書、教學綜合及人事檔案等基本都已有比較成熟的軟件系統和規章制度，唯獨學生檔案因其傳遞速度快、滯留時間短等原因，而受不到領導和檔案工作者的重視，因此學生檔案信息系統起步晚。要想在短時期內完成學生檔案信息資源的建設，需要借助校園網成熟的軟硬件環境，實現學生檔案系統與校園網的無縫接軌，并利用校園網與社會檔案管理網絡的對接，使今后的學生檔案管理不再是孤立的個體，充分利用網絡調用學生檔案，利用網絡的實時性，方便學生、企事業單位和查詢者查詢、檢索學生檔案，最終實現“數字化檔案”管理。

3.2 檔案電子化管理注意事項

檔案電子化管理的威脅來自黑客、病毒以及系統本身的故障，對于網絡的運行安全，必須制定嚴密的措施，如在前期嚴格控制上網信息范圍，避免成為黑客攻擊的目標，并做好信息的備份工作，有充分的認識和相應的防范措施，確保在緊急情況下能迅速恢復系統的正常運轉和信息的完整。

3.3 檔案管理系統開放與保密二者兼顧

學生檔案屬于人事檔案，按中組部對干部職工個人檔案管理的相關規定，同時按照保密法的相關規定，職工檔案屬于保密檔案，必須嚴格按照相關的保密規定執行。因此完善的學生檔案管理系統必須開放與保密兼顧，實施多級管理權限分級化，采用加密技術對重要信息進行加密處理。如設立管理員、學生、一般用戶三級權限為數字化檔案的安全性提供基本的保證。

3.4 穩定檔案管理人員隊伍，提高檔案管理人員素質

要保證學生檔案數字化管理工作有序、正常、持續地發展，必須注重檔案管理人才的培養。目前，學生檔案管理領域缺乏既懂軟件開發又精通檔案管理的復合型人才，因此穩定檔案管理人員隊伍，提高檔案管理工作人員的素質，是做好學生檔案管理工作的前提條件。要有針對性地進行崗位學習培訓，更新專業知識，才能與時俱進，適應新形勢的要求。要建立競爭機制，克服檔案管理人員長期以來養成的惰性，發揮主觀能動性，建立激勵機制，才能把中職學校學生的檔案數字化管理工作做好。

3.5 加強宣傳，重視檔案管理工作

檔案制度的建立健全、人員的安排調配、資源的配置、部門之間的協調等都需要領導的重視和大力支持。目前各中職學校的學生檔案數字化管理都處于起步階段，它的完善與發展需要強有力的人才與物力支持，因此，只有領導重視了，并把檔案信息化資源建設納入到議事日程，安排專人負責，中職學校檔案管理數字化才能真正實現。

4 結束語

2012年11月8日，中國共產黨第十八次代表大會召開，所確立的主題是：高舉中國特色社會主義偉大旗幟，以鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀為指導，解放思想，改革開放，凝聚力量，攻堅克難，堅定不移沿著中國特色社會主義道路前進，為全面建成小康社會而奮斗。作為一個檔案工作者，我認為只有不斷地改進和加強學生檔案管理工作，學生檔案管理的社會化，體現服務形式的人性化，提高管理手段的信息化，擴大開放式管理和交流，才能有利于促進和諧社會的進一步建設和發展。