行業(yè)創(chuàng)新項(xiàng)目中信息化支持與項(xiàng)目管理

秦 宇

杭州市煙草專賣局（公司）信息中心，浙江杭州 310006

1 概述

近年，網(wǎng)上訂貨方式在煙草行業(yè)中的快速發(fā)展與普及，如何有效推進(jìn)網(wǎng)上訂貨的監(jiān)管工作，強(qiáng)化卷煙規(guī)范經(jīng)營，成為煙草專賣監(jiān)管管理面臨的又一難點(diǎn)問題。為積極尋求煙草專賣管理工作跟進(jìn)的有效途徑與方法，杭州煙草專賣管理處提出通過創(chuàng)新項(xiàng)目形式力求穩(wěn)步推進(jìn)網(wǎng)上訂貨的監(jiān)管工作。為順利實(shí)現(xiàn)研究目標(biāo)，專賣管理處聯(lián)合信息中心成立項(xiàng)目組，開展為期近一年半的項(xiàng)目實(shí)施與研究工作。在項(xiàng)目開展、實(shí)施過程中，總結(jié)如下四個(gè)方面的項(xiàng)目建設(shè)和管理的做法與經(jīng)驗(yàn)，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。

2 精細(xì)化需求，確保項(xiàng)目可行性

對于信息化項(xiàng)目而言，風(fēng)險(xiǎn)往往來自于不明確的需求、不清晰的目標(biāo)。因此，清晰完整的項(xiàng)目目標(biāo)與精確細(xì)化的項(xiàng)目需求是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。

2.1 明確項(xiàng)目信息化建設(shè)的必要性

項(xiàng)目組人員首先針對全地區(qū)網(wǎng)上訂貨的現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，梳理目前存在問題。同時(shí)，廣泛借鑒行業(yè)內(nèi)外相關(guān)領(lǐng)域研究成果，如對較早實(shí)行網(wǎng)上訂貨監(jiān)管工作的蘇州煙草進(jìn)行學(xué)習(xí)借鑒，并根據(jù)杭州地區(qū)情況對杭州專賣、營銷、物流各層級部門、進(jìn)行廣泛調(diào)研，剖析專賣內(nèi)管工作要求。考慮到網(wǎng)上訂貨是基于信息平臺(tái)的客戶自主訂貨模式，且客戶終端分布在全地區(qū)各零售客戶商店或家中，有效利用信息化手段進(jìn)行梳理及管理將十分有助于提高項(xiàng)目實(shí)行的可行性和操作的便利性。

2.2 論證項(xiàng)目信息化建設(shè)的可行性

為進(jìn)一步論證項(xiàng)目的可行性，項(xiàng)目組查閱相關(guān)技術(shù)資料與案例，多次組織召開會(huì)議，分析其他地區(qū)如蘇州等地采取的IP地址綁定方式的利弊。并與多家IT技術(shù)企業(yè)專家團(tuán)隊(duì)進(jìn)行技術(shù)可行性分析，結(jié)合實(shí)際工作需求，從技術(shù)的可行性、便捷性、成效性等多方面出發(fā)，選取“IP地址綁定監(jiān)控”、“現(xiàn)場監(jiān)控”、“Mac地址綁定監(jiān)控”等多種方法進(jìn)行方案比對，經(jīng)過多次篩選與優(yōu)化，最終認(rèn)為基于Mac地址綁定為基礎(chǔ)的綜合監(jiān)管方法，在現(xiàn)階段無論從技術(shù)角度還是從應(yīng)用推廣上都是最為可行的。

2.3 分析項(xiàng)目信息化建設(shè)的需求性

明確信息化建設(shè)必要性與可行性后，如何把握業(yè)務(wù)部門需求，如何把需求轉(zhuǎn)化為具體的設(shè)計(jì)技術(shù)方案，如何進(jìn)行軟件開發(fā)，是下一步主要任務(wù)。

相關(guān)項(xiàng)目組成員對專賣、營銷、基層所隊(duì)、市場部等業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員的發(fā)散性需求進(jìn)行廣泛收集、梳理與分析，根據(jù)內(nèi)部監(jiān)管及網(wǎng)上訂貨工作的實(shí)際情況及要求，反復(fù)商討，不斷完善。確定設(shè)計(jì)模塊應(yīng)主要包括查詢分析、客戶預(yù)警、訂單預(yù)警、內(nèi)部預(yù)警、白名單管理五個(gè)模塊，每個(gè)模塊又細(xì)分為多個(gè)二級模塊，不僅實(shí)現(xiàn)了零售客戶Mac地址、訂單的關(guān)聯(lián)信息查詢，還以“白名單”管理模式為支撐，實(shí)現(xiàn)客戶、訂單、Mac地址多角度的異常預(yù)警，最終形成了通過對卷煙零售戶網(wǎng)上訂貨的計(jì)算機(jī)Mac地址實(shí)時(shí)獲取與分析比對進(jìn)行預(yù)警監(jiān)管的技術(shù)解決方案。

3 目標(biāo)化管理，確保項(xiàng)目進(jìn)度控制

合理的目標(biāo)計(jì)劃、嚴(yán)格的進(jìn)度控制是信息化項(xiàng)目成功的重要保障。為此，著重在下面四個(gè)方面下功夫是做好控制以確保項(xiàng)目高質(zhì)量的完成保障。

3.1 明確的職責(zé)分工

分工明確，職責(zé)清晰，是做好一個(gè)項(xiàng)目的首要工作。因此，項(xiàng)目實(shí)施組從項(xiàng)目的啟動(dòng)實(shí)施到項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收逐一排定，明確每個(gè)步驟的工作內(nèi)容、完成時(shí)間、責(zé)任部門、責(zé)任人及審核人，并將任務(wù)落實(shí)到紙面，逐一簽訂“責(zé)任狀”。落實(shí)專人負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目運(yùn)行情況的跟蹤測試與反饋，確保每一項(xiàng)工作都落實(shí)到位。

3.2 合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪M(jìn)度安排

合理嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠?jì)劃安排是項(xiàng)目能有條不紊的實(shí)施，不可缺少的支撐。在項(xiàng)目的初始階段，項(xiàng)目組人員就聯(lián)合各相關(guān)部門共同商討制定了該項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃，明確了每個(gè)階段的完成目標(biāo)。做好每階段的啟動(dòng)與總結(jié)工作，階段與階段的銜接安排。

3.3 著重效果控制

有了明確的分工，合理的安排，怎樣衡量工作完成的優(yōu)劣？如何進(jìn)行過程控制以達(dá)到預(yù)期效果便成了整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施成敗的關(guān)鍵。項(xiàng)目組與專賣、營銷等相關(guān)部門協(xié)同，在項(xiàng)目實(shí)施上線初期，建立客戶信息反饋日報(bào)制，從不同渠道收集、匯總各個(gè)相關(guān)部門及零售客戶的使用情況，以掌握第一手資料，及時(shí)根據(jù)情況進(jìn)行事件跟進(jìn)、處理。

3.4 嚴(yán)格上線測試

在項(xiàng)目完成程序開發(fā)后，及時(shí)在模擬系統(tǒng)中搭建測試模塊，項(xiàng)目組信息中心和專賣管理處聯(lián)合發(fā)動(dòng)了全市各單位專賣人員利用模擬系統(tǒng)對各模塊功能進(jìn)行充分測試。專賣人員一方面完成測試任務(wù)，另一方面學(xué)習(xí)掌握軟件操作，確保模塊上線的穩(wěn)定性與有效性。

4 協(xié)同化運(yùn)作，確保項(xiàng)目穩(wěn)步推進(jìn)

4.1 與營銷部門配合做好網(wǎng)上訂貨客戶工作。

因該項(xiàng)目實(shí)施涉及面廣，牽涉影響到全地區(qū)“網(wǎng)上訂貨”零售客戶及銷售工作。項(xiàng)目組積極配合與營銷中心、專賣管理處召開“全地區(qū)網(wǎng)上監(jiān)管工作布置會(huì)”，對該項(xiàng)目情況與實(shí)施計(jì)劃步驟進(jìn)行詳細(xì)講解，并對下一階段的工作做好詳細(xì)布置。要求全地區(qū)客戶經(jīng)理結(jié)合平時(shí)走訪工作，對網(wǎng)上訂貨客戶耐心進(jìn)行“網(wǎng)上訂貨監(jiān)管”情況講解，并協(xié)助客戶做好網(wǎng)站設(shè)置工作，及時(shí)收集客戶相關(guān)意見與建議。

4.2 根據(jù)分工與責(zé)任不同分梯次、分重點(diǎn)的對不同人員進(jìn)行培訓(xùn)

首先，利用信息化例會(huì)對全地區(qū)系統(tǒng)管理員進(jìn)行系統(tǒng)功能性設(shè)置培訓(xùn)，以便管理員熟練掌握系統(tǒng)模塊功能使用。其次，對全地區(qū)客戶經(jīng)理做好培訓(xùn)工作，以客戶經(jīng)理為橋梁，在網(wǎng)上訂貨客戶中作好該項(xiàng)目推廣、宣傳，指導(dǎo)工作。再則，組織多次專賣內(nèi)管人員的分操作流程的模塊功能培訓(xùn)，使得專賣日常操作人員熟悉自己的操作分工及系統(tǒng)使用。

5 持續(xù)化改進(jìn)，確保項(xiàng)目的適用性與成效性

項(xiàng)目取得階段性成果后，項(xiàng)目的持續(xù)改進(jìn)，確保項(xiàng)目的適用性與成效性又是必要的又一環(huán)節(jié)。

5.1 從管理的安全性考慮

在運(yùn)用中發(fā)現(xiàn)，早先截取的Mac地址為Windows系統(tǒng)存放在注冊表中的Mac地址信息，易被篡改。項(xiàng)目組會(huì)同系統(tǒng)開發(fā)單位改進(jìn)獲取方式，繞過注冊表中的Mac地址信息直接從底層獲取計(jì)算機(jī)Mac地址。

5.2 從內(nèi)部監(jiān)管工作實(shí)際要求考慮

對系統(tǒng)各類參數(shù)及功能進(jìn)行一系列改進(jìn)與優(yōu)化。從網(wǎng)上訂貨實(shí)際考慮，新增關(guān)聯(lián)戶備案、維護(hù)功能；從系統(tǒng)應(yīng)用便捷與準(zhǔn)確性考慮，將多個(gè)預(yù)警明細(xì)合并在一個(gè)異常登記中處理；從強(qiáng)化分析功能考慮，新增頻繁預(yù)警處理功能，將多次預(yù)警內(nèi)容合并處理。

6 結(jié)論

通過項(xiàng)目研究，杭州煙草在全省煙草行業(yè)較先采用了計(jì)算機(jī)Mac地址綁定技術(shù)進(jìn)行信息化監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防與過程監(jiān)控相結(jié)合，為網(wǎng)上訂貨及內(nèi)部監(jiān)管工作的推進(jìn)提供了重要的信息化與技術(shù)化支撐。項(xiàng)目運(yùn)行至今，已通過實(shí)時(shí)預(yù)警發(fā)現(xiàn)并查實(shí)多起事件，較好地實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)與效益。