關(guān)于科技文檔數(shù)字化建設(shè)的思考

李軍強

石家莊市科技信息研究所，河北石家莊 050031

0 引言

現(xiàn)在，由于我們國家的經(jīng)濟水平快速發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)也有著突飛猛進的發(fā)展，因而在這種情況下，對于科技檔案按理者而言，不能只是停留在保存原有的資料功能上面，現(xiàn)在更多的是要求信息的現(xiàn)代化，使網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代電子技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案信息管理中去，真正的提高企業(yè)的綜合動作能力，最終使企業(yè)在行業(yè)的競爭中獲勝。所以，信息化是科技檔案管理的心由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，一定要有強烈的職業(yè)意識和精神，這樣才能使企業(yè)的檔案信息管理隨著社會的發(fā)展而不斷的進步，使企業(yè)的檔案化管理可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，使館藏科技檔案實現(xiàn)數(shù)字化、服務(wù)對象和需求擴大化達到資源共享。

1 科技檔案信息化在企業(yè)中發(fā)揮的作用

人們認為的檔案是一種可以將歷史、信息再現(xiàn)的信息，它是一種具有政治性、文化性、社會性、價值性和教育性等特點，在這其中，歷史的再現(xiàn)性是整個信息化檔案的本質(zhì)屬性，其他的特點均為一般的屬性。所以，人們可以將檔案的信息性定義成：檔案是可以將歷史現(xiàn)象重現(xiàn)的原始文獻。

所謂的科技檔案是指在自然科學(xué)研究、基本建設(shè)活動、生產(chǎn)技術(shù)等活動中，形成的一種歸檔保存的紙質(zhì)文獻、計算資料、照片、影象等科技文件資料。所以說，科技檔案管理是檔案管理中的重要組成部分，它是整個企事業(yè)單位的一項基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理的歷史十分久遠，但是科技檔案管理還處于一種落后的方式，科技檔案的管理在企業(yè)中顯示出來的作用越來越明顯，因而具有相當高的經(jīng)濟價值。

當今社會已經(jīng)步入了一個新的科技革命的時代，這些高新技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到我們生活的各個領(lǐng)域當中，因而信息資源的利用就是人類知識的利用，科學(xué)信息的交流一定會使現(xiàn)代的科技生產(chǎn)力得到飛速和發(fā)展，由此可知，科技檔案的信息化管理是十分必要的。

所謂科技檔案的信息化管理指的就是管理人員根據(jù)企業(yè)的實際運行情況，在科技檔案的管理中充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，將企業(yè)的科技檔案進行處理，使人們在使用時可以通過網(wǎng)絡(luò)快速的查找，從而可以為企業(yè)更好的服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化管理就是將企業(yè)的科技檔案網(wǎng)絡(luò)化和信息化，使科技檔案能夠達到信息的接收、傳遞和使用一體化，將企業(yè)的檔案信息資源共享。

2 科技文檔信息化管理中注意的問題

2.1 安全隱患問題

在企業(yè)內(nèi)部，文檔信息本身就具有嚴格的保密性，對于文檔的使用者來就，其也有著十分明確的使用限制，因而對科技信息文檔的數(shù)字化加工也要注意這個問題。在加工的過程中，要對一些不同級別的文檔信息進行電子標識，這樣就可以區(qū)分出其保密的等級，如果有必要的話還可以對生成的文檔進行加密傳輸。

在企業(yè)的科技信息文檔加工中，其泄密的主要途徑就是電磁波的干擾、互聯(lián)網(wǎng)泄密、存儲媒體泄密等等。因而對這些科技文檔進行數(shù)字化加工時要將所使用的計算機進行嚴格的殺毒，并規(guī)范管理所有的文件存儲媒體。現(xiàn)在，我們國家企業(yè)在進行數(shù)字化信息的存儲和制作時會使用由國外進口的產(chǎn)品，所以在特定條件時應(yīng)對所使用的部件進行安全檢測，確保無誤后方可使用。

對于進行科技文檔信息數(shù)字化處理的人員來說，應(yīng)該具有較高的職業(yè)素質(zhì)，如果只有狹隘的道德觀，那么就會使科技文檔信息在進行數(shù)字化處理時泄密。文檔信息數(shù)字化處理的操作人員是直接接觸文檔信息的人員，所以，在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該建立一套完整的操作人員管理制度，以此來避免人為因素造成的安全隱患。

2.2 科技文檔信息數(shù)字化的重點

我們不能盲目的將所有的科技文檔進行全部的數(shù)字化處理，要根據(jù)館藏文檔信息的特點和信息的利用程度來進行特定的選擇。在進行數(shù)字化處理之前要進行科學(xué)策劃和相關(guān)的調(diào)查論證，將信息的實際利用效果作為信息數(shù)字化處理的關(guān)鍵內(nèi)容。只有將一些利用率高的科技文檔信息數(shù)字化處理才能真正達到發(fā)揮科技文檔信息作用的目的。此外，還要根據(jù)不同歷史時期、不同層次的使用者來確定科技文檔信息整體的利用率，時刻把握社會的整體需求。總之，科技文檔信息管理室在進行文檔信息數(shù)字化處理時要根據(jù)實際情況制定出一套適合的規(guī)范和標準，以此來確定轉(zhuǎn)化的范圍。

2.3 科技文檔信息的糾正

在對科技文檔信息數(shù)字化處理的過程中，管理人員應(yīng)該對文檔信息進行有序的整理，以求使文檔信息真正的反應(yīng)信息的全貌，深層次挖掘科技文檔信息的資源。如果在整理的過程中發(fā)現(xiàn)一些缺漏要即時的改正。例如，在文檔信息真實性的判斷中，應(yīng)該將廢止的文件刪除，來避免文件的魚目混珠；如果文件信息的保密時期已過，就該使文件即時的解密；將重復(fù)的文件即時的刪除來節(jié)省數(shù)據(jù)文件的空間；使文檔信息蛻變字跡進行必要的恢復(fù)，將破損殘缺的文檔信息進行修復(fù)；對文檔信息進行重新的命名，經(jīng)此來反映文件的內(nèi)容。

3 數(shù)字化信息文檔的后期管理

3.1 系統(tǒng)安全管理

對于科技文檔信息化的后的期管理工作的第一要務(wù)就是確保系統(tǒng)安全，這主要是由計算機專業(yè)的管理人員和具有一定專業(yè)基礎(chǔ)的文檔信息管理人員來完成。使文檔信息管理的系統(tǒng)軟硬件環(huán)境得到即時的維護和將系統(tǒng)中的文檔信息數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù)。

3.2 對數(shù)據(jù)進行即時的維護

對于一些新有的科技文檔信息，管理人員應(yīng)該即時的完成對這些信息的數(shù)字化處理工作，所以，文檔信息管理人員要熟練的使用掃描儀，掌握掃描的質(zhì)量和加工工序等，這樣考驗使整個的工作有序的進行。

3.3 數(shù)字化信息的查詢

用戶在進行相關(guān)文獻數(shù)據(jù)查詢時，要在客戶端輸入正確的用戶名和密碼，這就決定了用戶不能夠查到一些非權(quán)限范圍內(nèi)的數(shù)字信息。文檔信息管理人員應(yīng)該充分自用電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來對數(shù)據(jù)庫進行即時的更新，使用戶可以快速的查詢。

4 結(jié)論

科技文檔信息數(shù)字化處理的建設(shè)是文檔信息管理室的一項重要內(nèi)容，只有將科技信息數(shù)字化處理擴大到一定規(guī)模時，才能使人們更方便的使用信息數(shù)字化的內(nèi)容，發(fā)揮科技文檔的作用。

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