淺議醫院檔案管理觀念的轉變

鄧海燕

（南寧市第二人民醫院 廣西 南寧 530031）

淺議醫院檔案管理觀念的轉變

鄧海燕

（南寧市第二人民醫院 廣西 南寧 530031）

在醫院改革與經濟發展的新形勢下,醫院檔案管理要與時俱進,轉變觀念，充分發揮檔案的信息作用。醫院檔案管理必須對傳統的管理模式進行改革，在檔案管理方法和手段上由傳統的手工管理方式轉為先進的現代化管理方式。實現醫院檔案管理的科學化、規范化、現代化，保證檔案管理工作的健康、持續發展。

醫院；檔案管理；觀念轉變

隨著科技進步日新月異、電子計算機、網絡技術和通信技術的飛速發展辦公自動化的進一步深化，知識創新的新形勢賦予了檔案管理新的內涵。醫院檔案管理必須由封閉走向開放，檔案人員要樹立開拓創新的觀念，實現醫院檔案管理的現代化，促進檔案信息資源的充分開發和利用，更好地為醫院醫療、科研、教學、管理等工作服務。

1 樹立科學管理的觀念

醫院檔案的科學現代化管理，是應用計算機技術、多媒體技術、網絡技術、數字音像技術、人工智能技術等管理方法和手段，將原來檔案簡單的集中保管，轉為規范化、科學化、制度化、現代化的高標準的系統的管理。因此，醫院檔案事業要發展就必須對傳統的檔案管理模式進行改革，檔案工作者應建立起開拓進取和科學管理的觀念，掌握現代化技能，根據時代和實踐對檔案工作的需求，創新服務機制，轉變服務方式，在檔案管理方法和手段上由傳統的手工管理方式轉變為先進的現代化管理方式。可將檔案工作的“三納入”、“四同步”管理，列入規章制度，付諸實施。制定電子文檔、零散文件收集歸檔制度；明確檔案工作職責范圍及專兼職檔案人員崗位責任制[1]。使醫院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統計、庫房管理、檔案的補修改等管理工作實現檔案信息數字化、檔案管理自動化、檔案服務網絡化，為醫院的臨床教學、醫學科研提供與時俱進的優質高效服務。

2 樹立學習無止境觀念

不斷地學習獲取知識，是檔案人員增長才干，提高素質的根本途徑。面對新形勢、新任務，醫院檔案人員要具備多元復合的知識素質，積極參加各種知識講座、系統培訓，或以自學為主要形式的素質教育。刻苦學習現代化醫院檔案管理的具體內容，新業務、新知識、新技術，全面掌握科學管理檔案的綜合技能。檔案管理工作專業性很強，醫院檔案人員要主動地通過工作交流、網絡培訓、行業論壇等途徑，掌握現代化辦公、計算機操作、行業、網絡應用等方面知識。了解學術研究前沿動態，了解中外檔案事業發展狀況。逐漸形成全方位、多維、立體化檔案管理，為醫院領導科學決策和各項工作的開展及時提供準確數據和信息。通過學習業務和相關知識，不斷提高業務能力和工作水平，成為檔案工作的行家里手，成為推進檔案事業發展的高素質、一專多能的復合型人才[2]。

3 樹立資源共享觀念

醫院檔案管理的發展趨勢，是如何挖掘“藏在深閨人未知”的檔案信息資源，由過去的封閉型、半封閉型向開放型轉變，要把“守”資源的觀念轉到“用”資源的層次上;在管理方式上，逐步由傳統的手工操作方法向電子計算機方向發展。目前某些醫院檔案部門仍用傳統的檔案管理模式，檔案仍主要為本單位、本部門服務，信息資源欠共享。故此檔案工作者，可在不涉及單位機密、不影響個人隱私前提下，采用多種的服務方式，盡可能向本單位或社會開放更多檔案資料，建立檔案信息網絡，實現檔案信息資源共享。知識的創新，使人們對各類檔案信息的需求傾向于高層次的綜合利用。這樣，醫院的檔案管理工作就要針對不同信息需求，提供不同信息服務。一是要破除原來各自為政的傳統觀念，樹立用戶意識、分工協作、資源共享的觀念。二是要促進檔案系統內外部之間的相互信息交流與合作，實現信息資源服務整體化、網絡化，文檔一體化、各業務部門資源共享。只有實現資源共建、共享，才能使檔案室真正成為服務于醫院醫療、教學、科研、管理等工作的信息中心，從而實現醫院檔案管理的信息化。

4 增強信息觀念

將醫院檔案管理重心從實體管理轉移到信息管理上來，以知識服務為宗旨，并以信息開發為主，實體管理為輔，集中力量做好檔案信息的收集、開發和利用，使檔案管理由單一的實體管理向信息管理和實體管理相結合。實行信息一體化管理是社會發展的需要，也是醫院檔案動態管理的需要。根據醫院特點，建立一套檔案的檢索系統，將內容進行分類，排列順序，依據各種歸類的標準裝訂成卷并存入計算機。

首先，從資料的收集、鑒定、整理到歸檔、輸入計算機，檔案人員都要做到目的明確、條理清晰、保證檔案的完整，避免檔案記載內容的漏失，正確無誤地記錄和存儲。其次，當今信息時代的特征是講求時效，也是信息價值的所在。計算機的儲存量大，可以減少檔案的占用空間，保存信息方便簡單。計算機可以編排文件分類、主題等目錄，檢索系統方便快捷。醫院要實現檔案管理的自動化、現代化，為利用者提供快、準、全的檔案信息檢索服務，必須應用計算機管理檔案。只有把檔案信息及時、準確地輸入計算機，才能方便利用者及時查找、利用和閱讀。計算機的模擬人工智能替代了原有手工查閱檔案，具有查全率、查準率高的功能，大大節省利用者的時間，達到了事半功倍的辦事效率。

5 創新檔案管理服務方式

服務永遠是檔案工作的主旋律。隨著社會的發展，檔案的歷史、經濟等主題性利用需求日益增長。檔案人員要著眼于現實，不斷創新檔案服務理念。

第一，做好檔案資源的存儲、加工、傳遞工作。注重醫院開展的新工作、新項目，不斷增加種類特色檔案的收集、整理。以此增加新檔案，擴大室藏量。

第二，做好檔案信息加工服務工作。為了提高檔案的使用價值，為醫院管理、醫院業務及患者提供主動服務，必須對檔案進行深層次開發。檔案部門可以根據利用者的不同需求，利用庫存的檔案資源，快速地、有目的地將各類檔案資源予以歸納整理、組合，利用網絡環境，為利用者提供便捷服務。同時，可將其中低檔次的、被動的信息作知識備查服務，將高層次的、超前的、積極主動的知識作配送服務，使檔案室的檔案信息潛能得到充分開發。如：利用檔案信息資料編制《職稱文件匯編》、《醫院科研成果匯編》、《醫院名老專家簡介》等。將這些零散的文件資料，按時間按專題整理后裝訂成冊，最大限度地滿足人們對檔案信息的需要，用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益。

托爾斯泰曾經說過一句哲理性的話，“一個人若是沒有熱情，他將一事無成，而熱情的基礎正是責任心。”無論是信息時代還是知識時代，檔案工作都是各項事業建設的一個重要基礎。檔案管理工作、檔案信息的提供利用工作都將會發生變化，面臨挑戰。檔案人員只有抓住機遇，開拓進取，轉變觀念，提高開發利用檔案信息資源質量，完善檢索工具，最大限度地揭示檔案信息內容，才能最大限度地發揮檔案的作用。

［1］黃恩梅.創新醫院檔案管理提高檔案工作水平[J].城建檔案,2009(2):46-47.

［2］謝丹.關于提高醫院檔案人員素質的四點認識 [J].光明中醫,2009,24(8):1609.

鄧海燕，女，大專學歷，檔案館員。

王洪澤］