企業物資采購存在的主要風險及防范對策

余祖光

（中鐵物資集團港澳有限公司 廣東 珠海 519070）

企業物資采購主要是指以生產為目的的原料、主要材料、輔助材料、工具、備件和設備等物資的購買活動。物資采購是企業經營的一個核心環節，是企業降低成本、獲取利潤的重要來源。企業的物資采購包括了采購計劃制訂、采購審批、供應商選擇、價格咨詢、采購招標、合同簽訂與執行、貨物驗收、核算、付款、物資領用等諸多環節，由于受各種因素的影響，采購的各個環節中都存在各種不同的風險。提高對企業物資采購風險的認識，加強對風險的控制與管理，可以為提高企業產品質量和經濟效益提供有力保證。

1 企業物資采購存在的主要風險

1.1 價格風險

一是由于供應商與相關業務人員在投標前相互串通，透露標底，使企業采購蒙受損失。二是當采購人員對價格預測失誤而進行批量采購，造成價格風險。

1.2 采購質量風險

一方面由于供應商提供的物資質量不符合要求，而導致企業不能正常生產，給用戶造成經濟、技術、人身安全、企業聲譽等方面的損害。另一方面供應商提供的物資以次充好，直接影響到企業產品的整體質量、制造加工與交貨期，降低企業信譽和產品競爭力。

1.3 計劃風險

因市場需求發生變動，影響到采購計劃的準確性；采購計劃編制不適當或不科學，與目標發生較大偏離，導致采購中計劃風險。

1.4 合同風險

一是合同條款模糊不清，盲目簽約；違約責任約束簡化，口頭協議，君子協定；鑒證、公證合同比例過低等等。二是合同行為不正當。賣方為了改變在市場競爭中的不利地位，往往采取一系列不正當手段，如對采購人員行賄，套取企業采購標底；給予虛假優惠，以某些好處為誘餌公開兜售假冒偽劣產品。而有些采購人員則貪求蠅頭小利，犧牲企業利益，不能嚴格按規定簽約。三是合同日常管理混亂。

1.5 驗收風險

在數量上缺斤少兩；在質量上魚目混珠，以次充好；在品種規格上貨不對路，不合規定要求等等。

1.6 存量風險

一是采購量不能及時滿足生產之需要，生產中斷造成損失而引發的風險。二是盲目進貨，造成積壓，大量資金沉淀于庫存中，降低了資金周轉率，形成存儲風險。

2 企業物資采購風險防范對策

2.1 實行物資集中采購

通過物資集中采購，使分散的權力集中化，隱蔽的權力顯性化。強化物資采購供應統一管理，充分發揮專業化優勢。實施集中采購有利于監控，在買方市場的條件下，發揮批量優勢，最大限度地防范采購風險。

2.2 優化供應商資源，建立穩定的供應商體系

首先，應對供應商的品牌、資質、銷售業績、倉儲能力等進行詳細的調查，有可能的話派人到對方進行現場考察，以做出整體評價。成立一個由采購、企管、技術部門組成的供應商評選小組，對供應商的質量水平、交貨能力、價格水平、技術能力、售后服務等進行評選。其次，對供應商的產品進行小批量的試用，根據合作情況，逐步加大采購的力度。第三，對供應商進行年度考核，對合作很好的供應商，與其建立長期戰略合作伙伴關系。為避免采購物資質量風險。按照采購物資使用安全進行分類，對有些重點使用的物資進行二次檢驗。

2.3 選擇合適的采購方式，合理確定采購價格

第一，健全采購定價機制，采取協議采購、招標采購、詢比價采購、動態競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。第二，采購部門應根據需要選聘技術、經濟、法律以及質量、安全、環保等有關專業人員參與談判和審查把關。第三，采購部門應定期分析企業重要物資的成本構成與市場價格變動趨勢，確定重要物資品種的采購執行價格或參考價格。建立采購價格數據庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢分析并合理利用。

2.4 加強合同管理，防范合同風險

在合同簽訂前認真檢查合同條款是否有悖于政策、法律，避免合同因內容違法、當事人主體不合格或超越經營范圍而無效；通過資信調查，切實掌握供應商的履約能力；審查合同條款是否齊全、合同用語是否恰當、當事人權利義務是否明確、有否存在以單代約、合同手續是否具備、簽章是否齊全，還要審查相關審批手續是否完備，以及加強對合同原始資料的存檔與管理。從源頭上防范采購合同風險。對已簽訂的物資采購合同，合同主辦部門應依據采購合同中確定的主要條款，及時跟蹤檢查，發現異常情況，應注意收集、保存有關書面文件，并會同法律部門研究相應對策，采取必要措施。

2.5 加強采購物資驗收管理，防范物資質量風險

物資驗收是指企業對采購物資檢驗接收，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。驗收標準不明確、驗收程序不規范、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。

第一，制定明確的采購物資驗收程序，結合物資特性確定必檢物資目錄，規定此類物資出具質量檢驗報告后方可入庫。第二，驗收機構或人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明，重點關注采購合同、發票等原始單據與采購物資的數量、質量、規格型號等是否一致。對驗收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬。物資入庫前，采購部門須檢查質量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術性強的、大宗的，和新型、特殊的物資，還應進行專業測試，必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收。第三，對于驗收過程中發現的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構或人員應當立即向企業有權管理的相關機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據檢驗結果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。

2.6 建立與完善內部控制制度，強化業務人員職業培訓

第一，建立和完善采購信息公開和程序公開制度，實行陽光采購，避免暗箱操作，做到采購程序規范，信息透明。第二，加強對采購人員的教育培訓，尤其是職業道德教育，增強采購業務人員法制觀念。第三，明確采購業務各崗位職責權限，確保不相容崗位分離，相互制約和監督。第四，建立嚴格的授權批準制度，明確審批人員相關業務的授權批準方式、權限、程序和責任。

2.7 整合管理信息系統，實施科學采購

將企業生產、銷售、采購、財務等獨立的管理信息系統進行整合，有利于企業信息資源共享。生產銷售計劃、材料物資消耗定額、財務預算等信息有利于采購人員得到確實可靠、科學合理的采購任務清單，經濟批量的制定，物料需求計劃的推算，安全庫存的保持，使采購計劃的制定建立在科學預測的基礎之上，有效減少人為因素，防范計劃不準造成供應不足或積壓的風險。

2.8 加強采購績效評估與考核

采購績效評估就是建立一套科學合理的指標體系，用來反映和檢查采購部門和采購人員的工作業績、工作效率。雖然對采購業務的評估至今沒有統一的標準，但企業可根據自身的情況設計切實可行的目標和標準，依據采購價格 （成本）、采購質量、采購時間和采購組織管理四個方面來進行。對采購業務的評估應有采購主管部門、工程或生產管理部門、財務部門、供應商組成的人員來進行。采購績效評估的目的是，首先，確保采購目標的實現。其次，提供改進采購績效的途徑。第三，作為個人或部門獎勵的參考。第四，增加業務透明度。第五，能夠產生更好的激勵效果。

2.9 完善企業供應鏈，實施戰略采購

戰略采購是在合作關系與競爭關系之間尋求平衡的采購模式，以降低總成本為宗旨，基于對物資市場充分了解和企業自身長遠規劃，與核心設備關鍵零部件的供應商結成互惠雙贏的戰略合作關系，有效避免供應中斷的風險，有利于企業保持核心競爭力。

3 結束語

面對復雜的經濟環境及激烈的市場競爭，企業要提高風險意識，要加強風險識別能力，并進行有效的控制，以防患于未然。采購是企業與的外部環境的主要接口，風險防范和采購控制是一項復雜的任務，不只是采購管理部門工作，需要企業各個方面的全力配合，才會達到預期的效果。

［1］王曉云.淺談企業物資集中采購及其風險控制[J].神華科技,2011,6.

［2］鄧永國.企業物資采購風險研究[J].中國物流與采購,2008,12.