煤礦新建項目檔案管理工作的實踐和探索

戚會轉

（淮北礦業集團公司檔案館 安徽 淮北 235006）

目前，全國煤礦行業新建項目在如火如荼地進行，本人所在的淮北礦業集團公司也處在“大投入、大開發、大跨越”的關鍵時期，如何管理好、使用好建設項目檔案成為擺在建設單位面前的一個重要課題。本文就如何做好煤礦建設項目檔案管理工作，使建設項目最終順利通過竣工驗收，以及日后建設項目檔案的有效利用談一點自己的看法，希望能對建設單位的項目檔案管理有所幫助。

1 提高認識，切實加強對建設項目（工程）檔案的領導

建設項目（工程）檔案工作，是項目建設的重要組成部分，是一項重要的基礎性管理工作。建設項目（工程）檔案是否齊全、完整、管理科學，不僅關系到工程能否順利通過驗收，也關系到今后的生產建設和發展。各籌備單位應高度重視，嚴格按照《檔案法》《重大建設項目檔案驗收辦法》和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》等有關規定，建立項目檔案工作領導責任制，把檔案工作納入建設項目法人責任制、招標投標制、工程監理制、合同管理和參建單位工程質量責任制之中，并指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。

2 抓好組織機構建設，推動檔案工作有序開展

檔案管理是企業管理的重要內容。做好檔案工作對于項目最終能否順利通過有關部門驗收及竣工后的生產、運行、維修、改擴建的需要具有十分重要的意義。因此，各項目在籌備期間必須高度重視檔案管理工作，將項目檔案工作納入本單位工程質量行政領導人責任制進行監督；將項目文件的收集和管理列入項目建設工程計劃、各承辦機構與有關部門的職責范圍和崗位責任制，并采取相應的檢查、考核措施；各項目單位都要抓好檔案管理組織機構建設，成立由主要領導負責的檔案工作領導小組，負責對檔案工作的領導與指導。要明確檔案收集與管理責任部門，明確專人負責，有條件的單位要配備專職檔案人員。要研究制定本單位檔案管理制度和規范標準，及時解決檔案管理工作中存在的實際問題，協調、監督、指導施工、監理和設計單位做好檔案的收集、整理及歸檔工作，為做好檔案工作奠定堅實的組織基礎。

3 實施保證金制度，建立工程檔案管理工作有效運行機制

堅持把工程建設進展情況與日常檔案工作進行對接，將完整性、準確性、系統性的要求落實到具體工作之中，努力提高檔案規范化管理水平。實行檔案管理風險抵押制度，施工方按工程造價的5%扣交工程資料保證金，現場項目部每項工程繳納抵押金3000元，把責任分解到施工方、監理方、礦方各個層面，形成“責任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。明確規定，工程結束驗收后15個工作日內整改完畢移交竣工資料，竣工資料整改不合格，每延遲一天扣檔案資料押金500元。嚴格監理單位責任，所有移交建設單位的工程竣工資料，需經監理負責監督、檢查，審查后移交檔案室，仍不符合規定要求的，每一單項工程扣除監理費用1000元。檔案工作領導小組成員每人交押金1000元，根據責任范圍工作進展情況兌現獎罰，保障了檔案工作規范有序開展。

4 加強檔案人員的培訓交流學習，不斷提高業務技能

淮北礦業集團公司新建項目檔案員大多為剛畢業的非檔案專業大學生，他們對檔案知之甚少，針對這種情況，企業除組織他們參加國家及省市檔案部門舉辦的各類培訓班外，還要求他們到集團公司檔案館集中學習，以實戰方式進行練兵，進行面對面交流，現場觀摩，指導辦理檔案登記、立卷、歸檔等手續，使他們盡快提高工作能力和業務水平。同時，在新礦井提交驗收前，讓其他新建項目檔案人員共同參與，積累實踐經驗，這些做法都取得了很好的效果。

5 明確檔案的收集范圍，確保檔案的完整、準確、系統

收集工作是檔案管理工作的重要基礎工作。積累、收集檔案工作要從立項開始做起。基本建設項目檔案是隨著項目的建設逐漸形成的，要從工程項目的開頭開始積累、收集檔案，從項目的提出、論證初始，就要對工程檔案工作進行通盤考慮和統籌規劃，堅持執行“四同步”制度，即：企業下達項目計劃任務與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。以“四同步”制度來確保做好項目檔案的收集工作。

基本建設項目檔案收集的重點是：立項審批文件、設計基礎材料、設計材料、工程管理文件、施工文件、監理文件、合同文件、生產技術準備、工藝設備文件、涉外文件、財務文件、科研課題文件材料、竣工文件以及文書檔案等。為提高項目檔案質量，防止檔案收集不齊全，檔案人員必須參加工程驗收及設備開箱。各項目籌備單位領導及檔案工作人員不僅要在工程驗收時對檔案工作把好關，更應注意在平時服好務，在工程建設初期，就要深入現場，幫助指導施工、監理、設計單位編制建設項目竣工文件，使檔案工作一開始就步入正軌，少走彎路。

6 認真做好檔案資料的歸檔與整理，提高案卷質量

各項目籌備單位負責人及檔案管理人員要積極督促設計、施工、監理單位，在工程完成后三個月內移交經整理的全部相應文件資料。檔案人員在接收工程檔案時，要嚴格核查資料，采取日常核查和集中審查相結合的方式，力爭做到每卷檔案材料齊全完整、準確規范。日常工作中，由檔案員認真清查各類需存檔的資料和文件，對缺項進行登記，及時通知檔案信息員，做好材料的補充、收集、轉遞工作。如在設備儀器檔案管理過程中，設備儀器資料從開箱就要求由礦檔案室人員參加收集清查資料，廠家負責補充，然后由檔案室專人進行分發，供有關部門和單位使用，檔案室保證有一套留存。在特殊載體類檔案管理中，我們規定照片、光盤和紙質檔案必須同步移交，確保不缺項。工程竣工驗收階段，對施工方移交的成套資料，重點查看隱蔽工程驗收記錄的真實性、工程設計變更的落實情況，認真審查竣工圖及文字資料是否完整、準確、簽證是否完備，組卷排列是否合理等，并將存在的問題列出清單提交相關單位，限期整改完善，符合規定后，驗收小組簽字認可，整卷移交歸檔。

對于收集來的檔案資料，檔案人員要按照檔案形成的規律和特點，按照《淮北礦業集團公司檔案分類細則》《科學技術案卷構成的一般要求》，進行科學分類、系統排列及編目工作。做到分類準確，案卷封面填寫規范，案卷標題擬寫正確，案卷排列有序。

為了保證檔案的內在質量和以后的查考利用，各項目籌備單位在籌備期間必須提供檔案存放場所和檔案裝具，滿足檔案存放要求，同時還應按照檔案管理“三分開”及“八防”的要求考慮投產后檔案庫房的選址，滿足檔案長期存放要求，確保庫房及檔案安全。

同時，集團公司檔案館加強對項目籌備單位檔案工作的檢查與指導，對在籌備期間檔案工作做得好的單位給予表彰獎勵。對由于管理不善造成檔案丟失、損壞或收集不齊全的層層追究有關人員的責任。通過以上做法，近五年來，筆者所在的淮北礦業集團公司，六個項目檔案專項驗收均取得了九十分以上的好成績，得到了國家及省市檔案部門的一致好評。