芻議如何做好建設工程項目監理的組織協調工作

楊立新 孫學治

（深圳恒浩建工程項目管理有限公司 廣東 深圳 518033）

在工程項目建設監理中，除需要監理工程師們有較強的專業知識和對監理程序的充分了解之外，具有較強的組織協調能力也是十分重要的。在整個工程的建設過程中，項目管理總目標與各參與方目標之間是既相聯系又相矛盾的，要保證項目的參與各方圍繞項目開展工作，使項目目標順利實現，這就需要組織協調工作。只有通過積極的組織協調，才能使項目各方彼此溝通，促使相互了解和理解，才能使影響項目監理目標實現的各個因素處于統一可控之中，使項目系統結構均衡，保證監理工作實施和運行過程順利，確保工程建設目標實現。監理工程師應充分運用管理學、心理學、行為科學等方面的知識、技能、方法和工具開展組織協調工作。在協調過程中應站在多方面的角度考慮問題，充分考慮到各方的利益，盡量做到公正、科學、合理和合情，只有這樣，才能進行有效的組織協調。

1 組織協調的定義

所謂建設工程監理中的組織協調工作，是指為了實現項目目標，監理人員所進行的監理機構內部人與人之間，機構與機構之間以及監理組織與外部環境組織之間的溝通、調和、聯合和聯結工作，以達到在實現項目總目標中，相互理解、信任、步調一致、運行一體化的工作。

2 常用協調方法

2.1 會議協調

監理方采用會議協調的模式主要有工地會議、專題會議及監理內部會議等形式。工地會議的任務主要是對照施工實際進度與施工計劃進行比較，對進度滯后情況分析其導致原因并提出合理建議，分析過程中出現的質量及安全問題，分析形成原因，制定糾正措施；專題會議則是不定期的根據項目實施過程中出現的進度嚴重滯后、工程出現重大變更等必須及時解決的質量或安全、技術問題而召開的協調會議；監理內部會議則是定期召開的內部溝通協調的會議，其宗旨是溝通各方信息并對實際發生的問題進行答疑解惑，要求各方對實際問題各抒己見，最終能夠在專業知識豐富的總監引導下對存在問題達成共識。

2.2 交談協調

交談協調是指監理人員與相關人員實行面對面或電話交談來解決問題的方法。該種方式往往可使參與人員留下深刻印象，因而可在一定程度上加強落實力度。

2.3 書面協調

監理人員通過采取會議紀要、工作聯系單、通知單及備忘錄等形式與相關方進行溝通協調，這既是工作需要也是監理實施自我保護的方式。

3 組織協調類型

3.1 與發包人協調

作為項目所有者并具有決策權的發包人的意見在項目實施中非常重要。監理方首先應充分了解發包人的目標、意圖，若監理對發包人的意圖產生不完整或錯誤理解則會增大工作的難度。因此監理方應認真研究項目目標，做好自己的本職工作并加強己方工作的計劃性和預測性，充分尊重發包人，力爭主動的為發包人著想，及時讓發包方充分了解自己的工作計劃與安排。

3.2 與承包方的協調

項目建設中監理方的主要職責是三控兩管一協調，在與承包方的協調中首先應要求承包方按圖紙及施工組織設計提供技術方案、生產計劃等；通過監管幫的模式積極主動的與承包方溝通，對施工中可能出現的問題提前預測，并提醒承包方注意，對設計變更或隱蔽工程應及時進行合理認可，形成書面材料；一般項目實施中參建單位較多，因而相互間利益沖突較大，監理應在充分理解各方利益的基礎上組織各方相互配合，盡量減少相互干擾、扯皮現象，最終實現多贏的結局。

3.3 與設計單位的協調

設計單位在工程實施中負責提供圖紙、出具設計變更，及參與各類工程質量問題處理和工程驗收工作，其工作質量直接影響到工程質量、進度及經濟結果，因此監理單位應在充分尊重設計單位意見的前提下，及時密切的與設計單位溝通，并督促設計單位及時解決出現的設計問題，以提升設計質量保證項目的順利實施。

3.4 與公共部門的協調

建設項目涉及的公共部門如建設行政管理部門、勞動管理部門、消防及城管部門等，監理單位應主動配合承發包單位與之相互溝通以保證工程正常施工，其中總監理工程師應在明確其相關責任和權力的前提下具備一定的溝通協調技能，并應具備良好的領導能力、員工培養能力、人際交往能力，并應做到從傳統的管理模式轉變為和諧管理模式，以便為順利地組織工程建設實施提供有力保障。

4 提高組織協調能力措施

4.1 良好的工作方法

在監理工作中應從大事著眼，從小事著手，認真做好日常巡查、材料把關、進度分析及資料整理等點滴工作，并以認真負責的態度對待每個細節。在涉及利益沖突進行調節時應做到換位思考。應善于開發己方及周圍環境的潛能，充分利用身邊可利用的力量來完成工作任務，并能充分調動監理單位人員及相關各方人員的積極性，以取得對方的支持和理解，為實現良好溝通打好基礎。

4.2 以理服人

面對施工過程中出現的施工方不按照監理程序施工、不尊重監理等現象，監理人員應按照相關法律法規進行嚴格要求。對所做出的結論應保證有章可循、有理有據，在此基礎上指出施工方的違規行為，并責令其停工整改。

4.3 以威信服人

監理人員在工作中應從衣著外形等方面入手，做到廉潔身正，不能因小利而忘義。對待施工單位應做到理智而不魯莽、熱情而不虛偽。力求在承發包方面前樹立良好的個人形象，達到對方從內心里尊敬并樂于服從所下達的指令。即使在施工過程中出現矛盾和糾紛，也可依據個人威信迎刃而解。

4.4 寬容、公正與妥協

每個人都有自己的缺點和弱點。在人際交往中，關鍵是要自己的弱點能讓別人接受方可進行有效交流。作為工程建設中的斡旋單位，監理首先應做到與別人和諧相處，并能吸收別人所長以充實自己，即應具備寬容的心理才是做好監理的前提；在解決參建各方相互間矛盾沖突時，監理應自始至終堅持公正的立場，做到公正的選擇解決矛盾的途徑、公正的理解和執行合同及規范，處處將公正作為出發點，才能做到不喪失監理的威信；在解決矛盾過程中對于無關緊要的環節，監理人員應學會妥協。但對妥協應把握好其度，對涉及原則的問題則絕不可妥協。

4.5 避免工作的盲目性

部分監理人員在監理過程中不認真審閱圖紙，不了解設計意圖及建筑使用功能，而是憑個人資歷和經驗發號施令，或不結合實際盲目講錯話或模棱兩可的話，最終導致本來簡單的問題復雜話或導致場面僵化。監理人員應做到接到新任務后首先吃透圖紙，充分了解工程情況，以便在處理問題時做到有理有據；監理人員在下達指令應注意場合、把握分寸，決不能站在業主或施工單方立場上辯解，或有意無意地為其推脫責任，導致雙方相互錯覺、出現分歧；平時監理人員應與參建方保持接觸，讓對方認識到監理負責、正直的面貌，不給對方較勁、叫板或刁蠻的印象；一旦與施工方發生糾紛，監理人員不可義氣待人、義氣處事，甚至對工程采取放任不管或暗中使絆的錯誤行為。

4.6 及時化解矛盾

當與業主發生矛盾應盡量克制自己，不可使矛盾擴大，并不可到處與人講，更不能指責業主向他人訴苦；工作中遇到不如意情況不能鬧情緒、消極怠工，而應鼓足干勁，打起精神來以一個強者的形象將工作做得更好；在產生矛盾雙方處于火頭上時不可找其理論，避免不能化解矛盾反而是激化矛盾，而必須等待適當時機冷靜處理，無論錯在哪方面監理方都應以高姿態表示歉意，即使錯誤不在己方也應承認自己態度不好來消除對方誤會；矛盾過后不可心存疙瘩，以為對方會以另眼看待自己而用敵意或憤恨的眼光對待對方，而應及早忘記矛盾，一如既往的尊重對方。

5 結語

組織協調是一種管理的藝術，監理工程師尤其是總監理工程師需要掌握領導科學、心理學、行為科學等方面的知識和技巧，學會激勵、交際、表揚和批評的藝術、開會的藝術、談話的藝術以及談判的技巧，通過組織協調，使參建各方減少磨擦，消除對抗，樹立整體思想和全局觀念，最大限度地調動各方面的積極性、主動性，使大家能夠協同作戰，創造出“天時、地利、人和”的良好環境和工作氛圍，確保工程項目的目標順利實現。

［1］李東巖.組織開好監理例會經驗談[J].建設監理，2010，3.

［2］周振華.淺談監理在工程建設中的組織協調作用[J].山西建筑，2011，2.