企業檔案的系統化管理與綜合利用對策建議

楊玉俠

（江蘇省徐州市城用客運場站建設管理有限公司，江蘇 徐州221000）

1 引言

檔案系統化包含著檔案系統化管理和檔案工作程序系統化兩個方面的內容。目前一些企業綜合檔案室所存在的非科學化序列、主觀隨意性取代客觀規律性等現象，皆因綜合管理中沒有落實檔案系統化、工作程序化有關。系統即“集合體”，“集合體”就其各部分來說是互相關聯、互相制約的，就其整體而言是非靜止的、處在變化和發展的某一階段、某一過程之中。系統就是“過程的集合體”。企業綜合檔案部門的工作序列和眾多的檔案正是這樣一個動態的“過程集合體”。因此，探討企業綜合檔案系統運動規律就成為企業檔案綜合管理工作十分迫切和具有現實意義的重要課題了。

2 企業綜合檔案室的系統化管理

2.1 系統的整體性

現代管理學經典《系統論》有一個著名的定理，叫做“整體大于部分之和”，就是說整體功能大于部分功能相加總和，合作效率大于分散效率相加總和。這一定理有三層含義：一是告訴我們世界是普遍聯系，相互依存的整體，事物總是在相互聯結、相互依賴、相互滲透的統一體中發展。因此，在指導思想上首先應樹立全局觀念、整體觀念和集體觀念。在實際工作中，就要求講原則，以整體利益為重，克服個人主義和小團體主義。二是揭示了現代社會化大生產的基本特征：分工協作。分工日益精細，協作日益加強；現代生產是社會化大生產，部門與部門之間，企業與企業之間，經濟集團與經濟集團之間，聯系日益頻繁，協作日益加深。因此，在實際工作中要牢固確立團結意識、協作意識、合群意識。講團結就是講大局，也是講效益。盡管能力有大小，分工有差異，但目標是一致的。三是提出了現代管理的根本要求，要么減少內耗，加強團結，提高整體效率；要么單純增大個人、部分的效率，而整體效率低下。所以，在各自的崗位上要提倡奉獻精神、自我犧牲精神和實干創業精神。

“整體大于部分之和”原理也適用于企業檔案管理工作。某個企業綜合檔案室工作程序的組合好壞、科學不科學，與其將要發揮的整體功效密切相關。不同的組合方案，可能出現大小不同的整體效果。檔案整理一環也是如此。檔案的分類、組立保管單位及編目、排架都可能因人而異，如果出現各自分割，非科學的分類與排列，其整體的有機性必然出現障礙，其結果顯然將影響作為綜合檔案系統應有功效的發揮。所以說，不同的結構產生不同的功能。

2.2 系統的有機關聯性

系統的整體性由系統的有機關聯性來保證。所謂系統的有機關聯性，主要是指系統內部諸因素之間以及系統與環境之間的有機聯系。企業檔案分類要求把企業全部實踐活動，從總體到局部，在保持文件材料有機聯系的基礎上逐級包容，其中不僅要考慮縱向（隸屬關系）與橫向（并列關系）分類排列中各個因素之間的有機聯系。同時，還要注意系統與環境也處在有機聯系之中。有機關聯性使一般系統論的整體性進一步具體化、深刻化，它指出了系統中諸部分之間的聯系是不可分割的這一特點。當具備了這種認識時，在系統化的實踐中就不會以主觀隨意性代替科學的序列。

2.3 系統的動態性

世界上萬事萬物都在不斷地運動、變化和發展。動態性是客觀事物發展變化的基本特征。任何系統都不是孤立封閉的，而是處在與其他系統的相互作用之中的，這種相互作用的過程，就是不同系統之間進行物質、能量以及信息交換的過程。檔案系統的有機聯系性也一樣，隨著時間的推移也在不斷地變化發展。檔案的系統化、工作程序化，也不能僵化不變。它必須執行原則性與靈活性相結合的方針。比如保管單位的編目，就是一個可以根據不同環境、場合而適當轉換的因素。

2.4 系統的有序性

有序性是客觀事物存在和運動中表現出來的穩定性、規則性、重復性和相互的因果關聯性，而無序性則表現為不穩定性、不規則性、隨機性和彼此間的相互獨立性。人類理性的功能主要是掌握對于世界中的有序性以形成關于世界的規律性的認識。經典科學的世界觀認為有序性（體現為必然規律）構成世界的本質。有序性使人們易于實行追求既定目標的工作，它也給予人們可遵循的規律性；無序性會干擾工作計劃的實行。系統的有機關聯性所表現出的結構層次以及系統的動態性所表現的漸進分異的方向性，都使系統具備了有序性的特點。企業綜合檔案室的檔案工作，核心就是從無序到有序，它標志著系統的組織性或組織度的增長。

檔案工作人員通過自己的工作，使無序或組織度不高的檔案變成有序的或組織度較高的檔案，他們工作的內容就是調整諸因素（環節）的關系，使其保持有機關聯性，而且保持其一定的靈活性，向著整體目標前進。

2.5 系統的目的性

一般系統論提出，在一定的條件下，只有有序的結構才能保證系統的穩定，而系統最終形成穩定的有序結構則是其行為目的性的體現，有序性的形成和目的性是聯結在一起的。檔案工作系統化是有明確目標的，其最終目標是為了高效率地提供利用。因此，當開始對一個企業包括各類在內的綜合檔案進行系統化工作時，就要緊盯住這一目標。

3 綜合利用對策建議

3.1 擴大收集工作的覆蓋面

從總體和長遠的角度來看，收集工作是開發利用的物質基礎，也是開發利用的一個有機組成部分。綜合檔案室的性質決定了它的收集工作必須是廣角度、多層次的。為此可制定具體辦法，把收集工作的起點向前延伸到形成領域，建立各類檔案的預立卷制度，建立縱向與橫向的收集工作網絡，建立定向跟蹤制度。開展單位內外、同行業、不同行業、各類科技市場及信息交流中心的全方位的收集、消化吸收工作。

3.2 實施優化管理

綜合檔案部門工作人員在管理實踐過程中應不斷強化系統思想，運用系統工作的控制調整的方法，使檔案工作序列和各類檔案整理、排列始終保持系統化。這種有序狀態的優化管理將給開發利用工作打下良好基礎。

3.3 開發有效信息

3.3.1 信息篩選與加工

在科技發達的時代，信息會通過各種途徑出現。這時，檔案工作人員應運用思維和分析能力，仔細篩選這些信息，去粗取精，去偽存真，并將其重新加工整合成企業所需要的信息。一是要辨別信息的真偽；二是要區別信息的共同點與不同點。篩選與加工方法盡管是多種多樣的，但經過篩選后的檔案信息是精煉、簡化、針對性強、效率高，能滿足實踐中所提出的對各類檔案信息的需求。

3.3.2 多渠道多方式地提供利用

實施主動的多元化利用，可分為內部與外部兩大形式。內部主要要了解本企業各部門、各方面對各種類檔案信息需求狀況，并及時給予提供。外部主要應隨著市場經濟的逐步深化，掌握商品市場、科技市場、橫向聯系的同行企業及有關部門這些客觀環境對檔案信息的需求態勢，及時聯系、主動輸送與交換各類檔案信息。實踐證明，企業檔案室加強檔案信息的綜合開發利用，把自身系統與大小環境緊密聯結起來，就能從中得到全面發展并不斷地為企業的經營發展提供高效的服務。

3.3.3 調整與控制

檔案利用效果信息收集工作，決不是一項可有可無的工作，它是利用工作的重要一環，是檔案發揮作用的真實記錄，是檔案價值的具體體現。檔案利用效果的信息收集、整理是了解和掌握檔案社會價值的客觀依據。檔案價值的體現在于檔案的利用。檔案收集、保管及利用，最終價值都要體現在對社會提供利用的“有用”性上；缺乏社會認同的“有用”性，檔案的價值就無從談起。而社會認同的“有用”性是通過反饋回來的檔案利用效果信息來了解和掌握的，檔案部門經過對檔案利用效果的收集、評估，從而更好地了解和掌握社會對檔案需求的方向，提前做好檔案利用的準備工作，改變被動服務的局面，提高檔案為企業、為社會服務的工作效率，使檔案更好地發揮其“有用”性。這是企業綜合檔案室必不可少的工作，它可以保障綜合開發利用各類檔案的工作長期健康地向前發展。對此，檔案部門應當做到認識到位、措施到位、工作到位，以認真負責的態度對待它，把這項工作做好。

4 結語

做好檔案管理工作是一個企業健康發展的需要，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件。做好檔案的綜合利用工作，最大限度地發揮檔案的作用，是為企業各項生產、經營活動提供有效服務的前提。隨著檔案事業規模的不斷擴大、檔案數量增多、檔案內容豐富、檔案信息載體多樣化、檔案管理手段日益先進，檔案資料的歸集、管理和利用之間的矛盾更加突出。檔案工作者應增強服務意識和責任感，要做到想利用者之所想，急利用者之所急，滿腔熱情地為利用者和社會服務。以此來實現檔案工作為領導決策、為改革開放和現代化建設提供全面、主動、及時、有效服務的目的。同時要具有超前的創新意識和思維方式，使檔案工作不斷地創新和發展，以適應不斷變化發展的形勢。

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