婚姻登記檔案數字化提供利用的法律效力的思考

李 玲

（雙鴨山市友誼縣檔案局 黑龍江 雙鴨山 155800）

數字化的婚姻登記檔案提供利用的真實、完整、可識別是維護當事人合法權益所提供的依據和憑證具有法律效力的前提和保障。數字化的婚姻登記檔案由于存在不能直接識讀，信號極易消失，信息容易被篡改，信息也容易被遠距離截取、竊獲而失密等問題，給婚姻登記檔案數字化提供利用提出新課題，提供利用檔案是檔案工作的生命之源，是檔案工作的根本。所以學習、研究婚姻登記檔案數字化提供利用的法律效力非常重要而且特別必要。尤其是在現代信息技術、通信技術、網絡技術日新月異的今天，如何確保婚姻登記檔案數字化提供利用的真實性、完整性、可識別性，實現便捷、高效的提供利用；作為真實可靠的法律信證充分發揮其提供利用的法律效力，檢驗婚姻登記檔案數字化的科技成果，最大限度的實現檔案自身價值和網絡資源共享，是學習和研究婚姻登記檔案數字化提供利用的法律效力的目的和意義所在。

婚姻登記檔案數字化是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對婚姻登記的紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。數字化的婚姻登記檔案文件雖然不是在數字設備及環境中直接生成的，但卻是以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體上的，并依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。所以數字化婚姻登記檔案文件符合電子文件的要求，可以稱為間接型電子文件，是電子文件就要遵循電子文件的管理原則和管理模式，就是要在文件的生成和管理過程中進行全程控制（前端控制、過程控制）、全過程的元數據記錄和跟蹤記錄，只有這樣數字化的成果在提供利用時，才能發揮憑證作用，具有法律效力。否則婚姻登記檔案數字化提供利用的法律效力就會被置疑。筆者通過學習和研究，總結歸納了涉及婚姻登記檔案數字化提供利用具有法律效力的幾個問題，具體如下：

一、婚姻登記檔案規范化、標準化管理是婚姻登記檔案數字化提供利用具有法律效力的前提

婚姻登記檔案規范化、標準化管理中有兩個方面的問題值得注意：1、婚姻登記檔案材料在婚姻登記機關承辦完成后，一般交給專門負責檔案管理的人員或由婚姻登記機關委托第三方（比如檔案館）整理、立卷，作為數字化前身的婚姻登記紙質檔案材料，這種整理、立卷會造成檔案元數據記錄的丟失，從紙質婚姻登記檔案材料的生成到婚姻登記檔案數字化管理乃至網絡資源共享過程中，毎一個環節監督失控，沒有跟蹤記錄都可能造成檔案的真實性存在置疑，從而喪失作為檔案的憑證作用。所以，婚姻登記檔案材料在登記機關承辦結束后就應該及時進行數字化掃描或數碼照像處理，之后再進行整理、立卷，目前婚姻登記機關在婚姻登記檔案材料承辦結束后普遍沒有進行這樣操作，這樣操做既保留了作為間接電子文件的數字化婚姻登記檔案的元數據記錄又保障了檔案的真實、完整，只有這樣才能充分發揮數字化婚姻登記檔案作為憑證時提供利用的法律效力。2、關于紙質婚姻登記檔案內容的完整性。婚姻登記檔案在檔案館接收進館時有記錄內容存在不完整的現象，比如：夫妻雙方沒有簽字或沒有手印或沒有照片等，這種情況在提供利用檔案時，檔案館出具的檔案證明如果不具有法律效力，責任在婚姻登記機關，與檔案保管部門無關。這種檔案內容的不完整也會使檔案作為憑證、依據時失效，也能直接影響到數字化婚姻登記檔案提供利用的法律效力。婚姻登記檔案及時規范化的整理、立卷，避免了檔案的丟失、損毀和破損，有效維護了檔案的完整，也保證了紙質檔案的原始記錄，從而確保了檔案的真實性。規范化、標準化的檔案管理為婚姻登記檔案數字化打下一個堅實的基礎；可以說，沒有紙質婚姻登記檔案的規范化、標準化管理就沒有婚姻登記檔案的數字化，婚姻登記檔案數字化提供利用的法律效力更是無從談起。寫到這里筆者深深的感到，婚姻登記檔案的數字化加工制定一個國家標準的流程管理規范非常必要，這不僅僅是婚姻登記檔案數字化的問題，由于檔案信息化建設的需要，大量的數字化成果會越來越多，需要數字化的檔案都必須做到前端控制、制作控制、跟蹤控制以確保檔案在各個流程中的真實性、完整性、可識別性，確保其不容置疑的憑證作用和法律效力。這樣的數字化成果才能充分發揮其應有的作用。

二、婚姻登記檔案數字化長期保管問題是影響婚姻登記檔案數字化提供利用法律效力的重要因素

婚姻登記檔案數字化長期保管問題主要是婚姻登記檔案數字化的存儲格式、遷移和備份。

現代計算機應用技術的發展非常快，而數字檔案必須依賴計算機設備才能讀取，婚姻登記檔案數字化成果采用哪種格式及格式在不同軟件環境的轉換直接關系到檔案在長期保管中是否是可識別的、真實的和完整的。婚姻登記檔案數字化格式主要有文本格式和圖像格式，國家標準的電子文件長期保存格式（征求意見稿）要求：純文本文件格式為：TXT格式、XML格式，圖像文件格式為：TIFF格式、JPEG-2000格式、JPEG 格式、GIF格式、PNG 格式、DjVu格式。筆者認為：隨著計算機應用技術與設備的不斷更新，文本格式和圖像格式應具備以下特點才能保障數字化婚姻登記檔案的長期保管中檔案的真實性、可識別性、完整性。1.格式能保證電子文件在處理過程中不被篡改和竊取（或即使有被篡改和竊取的可能也會被及時發現）；2.格式不依賴特定的系統和軟件存在，能夠隨時隨地的被正常讀取；3.格式應便于數據遷移和數據交換，便于查找和檢索；4.能夠保持文件生成時的格式，并且有版本升級功能，即使辦公軟件不斷升級，也能輸出同紙質文件一樣的格式。

婚姻登記紙質檔案保管期限是100年，這意味著婚姻登記檔案數字化成果的提供利用的時間也是100年，婚姻登記檔案數字化成果由于存在先天性、致命的弱點—存在不能直接識讀，信號極易消失，信息容易被篡改，信息也容易被遠距離截取、竊獲等問題，而且特別依賴專用設備和軟件才能讀取，所以在備份時僅僅進行同質備份已經不能防范和克服數字化檔案的致命弱點，確保它的安全完整。筆者認為：婚姻登記檔案數字化成果在備份時應該采取雙版保存的方法，以維護婚姻登記檔案數字化成果的安全與完整。所謂的雙版保存指的是①電子載體的雙套制，即電子版本的備份一份在線利用，另一份異地保存，以此確保歷史信息的完整和安全。②不同載體的雙套制。比如：在保存電子版本的前提下，一定要保存完整的紙質檔案。而且在條件允許的情況下，及時進行多種異質間轉換備份比如以縮微膠卷或聲像檔案等形式的異質轉換等，這種轉換在讀取時對設備和技術的依賴小，信息不易丟失，不會被遠距離篡改，適合數字化婚姻登記檔案的長期讀取和保存。在備份時還應該注意定期對電子備份進行檢測和考貝以確保備份的安全和完整。

另外，在婚姻登記檔案數字化成果的長期保管中建立一整套科學、合理、嚴格的管理制度非常重要。比如：在婚姻登記材料的生成、歸檔、數字化等過程中都應該有跟蹤記錄，也就是前面提到的“建立一個國家標準的流程管理規范”，傳統的紙質檔案的憑證價值之所以不容置疑，是因為在一定程度上取決于嚴格的管理制度。有了“國家標準的流程管理規范”，在保管存儲、提供利用等關鍵環節建立完整的安全管理制度和法規制度也相當重要，比如：數字檔案人員管理制度、歸檔、存儲與備份制度、保密制度、提供利用制度、安全管理制度、檔案信息網絡和信息安全管理制度等等。這就是要構建一個集國家標準的流程管理規范、一種技術管理與制度和法規管理制度相結合的新的一體化管理模式，以保障婚姻登記檔案數字化成果在長期保管的提供利用的憑證價值和應具有的法律效力。

婚姻登記檔案數字化長期保管的主要問題決定婚姻登記檔案數字化的提供利用，只有建立、完善國家標準的流程管理規范、技術管理制度及法規管理制度相結合的新的一體化管理模式，進一步做好婚姻登記檔案數字化成果的存儲、遷移和備份工作，才能在一定程度上保證婚姻登記檔案在長期保管過程中提供利用檔案的真實、可識別和完整，完成其作為憑證和依據的價值使命，確保婚姻登記檔案數字化長期保管提供利用的法律效力。

三、婚姻登記檔案數字化的安全管理技術，是網絡資源共享和婚姻登記檔案數字化提供利用法律效力的安全保障

1.內外網端口分離策略。現代計算機系統信息技術，盡管功能強大，但仍有很多缺陷，特別是現代網絡環境下的信息系統集通信、計算機、和信息處理于一體，信息出入口多，而且公布面廣，信息環境的復雜性使數字檔案信息安全問題的內容涉及面廣、復雜性大，而且計算機系統是由多部分組成，每個部分都有薄弱環節，極易遭到攻擊和破壞。如果采用內外網分離，端口分離技術，即有關婚姻登記檔案數字化成果涉密的完全在內網，比如涉及當事人婚姻關系、子女撫養、財產分割等；不涉密的可以放到外網，比如：檢索目錄。這樣將通信、計算機和信息的處理出入端口有效分離，防止信息被遠距離的截取、竊獲。

2.防火墻技術。防火墻是一種保護計算機網絡的技術性措施，它是阻止網絡中的黑客破非法訪問某個網絡的屏障，也可稱之為控制進、出這兩方面通信的門檻，它對兩個或多個網絡之間傳輸的數據包和鏈接方式按照一定的安全策略對其進行檢查，來決定網絡之間的通信是否被允許，并監視網絡運行狀態。防火墻的安全策略有兩條：“凡是未被準許的就是禁止的”；“凡是未被禁止的就是允許的”。

3.信息加密技術。信息加密是被認為最可靠的安全保障形式，它可以從根本上滿足婚姻登記數字化成果信息完整性的要求，是一種主動安全策略。信息加密的目的是保護網內的數據、文件、口令和控制信息的安全，確保不宜公開的數字檔案的非公開性。對數字檔案加密的方式有很多種，比如：端到端的加密，即數據從一端到加一端提供的加密方式，以保護數字檔案在傳輸過程的安全；采用鏈路加密，以保護網絡結點之間鏈路信息的安全；采用結點加密技術，對存儲在結點內的文件和數據庫信息進行加密保護等等。

4.防病毒技術。網絡病毒是一種具有破壞性的程序，它通過復制自身以傳染更多計算機，網絡病毒感染一般是從用戶工作站開始，而網絡服務器是病毒潛在的攻擊目標，也是網絡病毒潛藏的重要場所。網絡服務器在網絡病毒事件中趕著兩種作用：它可能被感染，造成服務器癱瘓；它可以成為病毒傳播的代理人，在工作站之間迅速傳播與蔓延病毒。病毒防范策略可以從以下幾方面入手：安裝殺毒軟件并經常定期殺毒和進行版本的升級；定期更新定義文件和引擎；使用防病毒芯片的網卡、單機防病毒卡等防止病毒從工作站侵入；另外還可以在內部網與外部網的網關安裝防毒軟件，進行多層次的主動防御。

5.訪問控制。訪問控制策略是安全防范和保護的主要策略，訪問控制技術是要確定合法用戶對計算機系統資源所享有的權限，以防止非法用戶的入侵和合法用戶使用非權限內資源，它的主要任務是保證數字檔案不被非法使用、不被非法破壞、需要保密的數字檔案不被竊取，它是維護網絡安全、保護數字檔案信息安全的重要手段。訪問控制技術包括網絡的訪問控制技術、主機的訪問控制技術、微型機的訪問控制技術和文件的訪問控制技術。

總之，無論是婚姻登記檔案數字化的全程控制（前端控制、過程控制）、數字化加工、和安全管理都是在充足資金的支撐前提下才能順利完成的，如果沒有統一的國家標準的流程管理規范、完善的技術管理及法規管理制度，大量的數字化檔案成果，尤其是婚姻登記檔案數字化成果在長期保管的提供利用時很可能出現不能讀取或不能識別、不真實、不完整的結果，這一定會造成人力、物力、財力的巨大浪費，這不僅僅是婚姻登記檔案數字化提供利用的法律效力的問題，也是所有檔案數字化過程中都存在的問題。以上是筆者通過學習和研究婚姻登記檔案數字化提供利用的法律效力想到的。

注釋：

（1）國家標準《電子文件管理細則 第二部分：電子文件長期保存格式需求》（征求意見稿）。

（2）中華人民共和國行業標準DA/T 31—2005《紙質檔案數字化技術規范》。

（3）馬春茂：《電子文件歸檔格式思考》，《北京檔案》2007年第一期。

（4）陳麗杰：《談如何加強數字檔案信息安全管理》2011年第四期。