淺談檔案資料數(shù)字化工作

張 巖

（牡丹江市東安區(qū)政府檔案館 黑龍江 牡丹江 157000）

隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機(jī)普遍應(yīng)用于各單位、各部門。局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已成為信息交流最便捷、快速的途徑，人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡(luò)中尋找到自己需要的數(shù)字化信息，電子商務(wù)、電子政務(wù)在短時間內(nèi)產(chǎn)生并迅速普及，在政治、經(jīng)濟(jì)等多個領(lǐng)域產(chǎn)生大量的數(shù)字化文件，進(jìn)而形成大量的數(shù)字化檔案。特別是區(qū)級國家綜合檔案館的檔案信息化建設(shè)、館藏資源建設(shè)是其維護(hù)地方歷史面貌，實現(xiàn)檔案事業(yè)健康發(fā)展的重要的基礎(chǔ)工作。

一、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）檔案資料數(shù)字化，可改善檔案管理工作

只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理、為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）檔案資料數(shù)字化是形勢發(fā)展的需求

當(dāng)前，各部門把數(shù)字化建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。如我檔案館就是區(qū)委、區(qū)政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區(qū)最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應(yīng)很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，所以要建設(shè)數(shù)字化工作，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無法挽回的錯誤。

（三）檔案資料數(shù)字化是社會的強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是較偏遠(yuǎn)的農(nóng)村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區(qū)的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區(qū)的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有區(qū)檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使區(qū)檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

（一）推進(jìn)檔案資料數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（二）有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方面的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)的過程。在此過程中，必須領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，突出重點，面向應(yīng)用，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。

三、對檔案資料數(shù)字化建設(shè)的思考

檔案數(shù)字化建設(shè)要運(yùn)用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

加快檔案數(shù)字化建設(shè)，要更新各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時，應(yīng)聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有檔案干部的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加大投入，配備管理軟件

將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現(xiàn)這一點，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。如果有足夠的資金購買充足的設(shè)備，就能按照自身要求構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實體。有了網(wǎng)絡(luò)沒有相應(yīng)的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運(yùn)作。現(xiàn)在市場上專業(yè)化的檔案管理軟件種類很多，但是從經(jīng)濟(jì)實用角度出發(fā)，適合檔案部門的不多。如將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購置相應(yīng)的掃描設(shè)備、計算機(jī)等硬件設(shè)備。平板掃描儀掃描價格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內(nèi)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的要求?？焖賿呙鑳x適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)，但價格高。同時，相應(yīng)等級的檔案管理軟件也價格不菲。因此，檔案部門應(yīng)根據(jù)自己的實際情況，按照經(jīng)濟(jì)實用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

（三）改變工作方式，健全工作規(guī)范

檔案信息化建設(shè)的第一個成果就是館藏檔案的數(shù)字化，館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設(shè)工作規(guī)范。大力開發(fā)檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享是檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，區(qū)級檔案館應(yīng)不斷加大檔案信息資源的開發(fā)利用的力度，促進(jìn)檔案信息資源的社會共享。檔案館信息化建設(shè)必須充分發(fā)揮主觀能動性，在深入了解一定時期本地區(qū)的重要實踐活動，本地區(qū)發(fā)生的重大事件，社會發(fā)展的基本情況的基礎(chǔ)上走創(chuàng)新之路。以進(jìn)一步加快區(qū)檔案館館藏存量檔案數(shù)字化，努力構(gòu)建檔案信息資源共享體系。

（四）提高人員素質(zhì)，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

作為信息化社會的檔案工作者具備一定的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子文件管理知識是必不可少的。但從目前檔案工作人員學(xué)歷上看，檔案管理專業(yè)的人員非常少，這對檔案管理現(xiàn)代化、信息化工作的控制十分不利，要改變這種情況，簡捷的辦法就是適度調(diào)入檔案專業(yè)的大專院校畢業(yè)生。對有發(fā)展前途的年輕干部，加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要。

總之，檔案信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的數(shù)字化進(jìn)程，逐步實現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)。