淺談檔案管理存在的問題及對策

尉永潔

（哈爾濱市人防辦 黑龍江 哈爾濱 150000）

檔案管理是一項極為嚴謹細致的工作，管好用好檔案對資源開發起著極為重要的作用，在一個單位中，檔案管理無疑是單位協調、有序、高效運行的有效保證。

一、目前檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員專業素質不高

我們雖然具備了一支穩定而發展的檔案干部隊伍，但這支隊伍的文化程度和專業素質不能及時的適應新時期開展的檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，進行檔案信息深層次研究和開發的專業人才十分匱乏。

（二）對檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分人員包括領導干部對檔案工作的認識都存在著一些誤區，認為檔案工作無非就是抄抄寫寫，保管一類的事務性工作，不存在技術問題和科技含量，不是單位的主要工作，不能給單位帶來經濟效益，只要做到收好攤、不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就可以了，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。

（三）檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

二、檔案管理工作的對策

（一）重視檔案工作人員專業技能和素質的提高

檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在企業人心目中的形象。所以，提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。檔案人員要熟悉工作流程，在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴格把關，及時錄入微機辦公系統方便查、借閱。把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍；加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服務等項工作提出了新的要求和挑戰。

（二）做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平

檔案管理人員要樹立工作就是服務的觀念，以增強服務意識和主動服務作為工作的出發點和歸宿點。明確服務方向，端正服務態度，樹立創新意識，提高服務質量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業道德標準的重要尺度，發揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現代化建設服務。

（三）企業檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來

信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業信息化建設過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統、資源管理系統等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。企業在制定信息建設規劃時將檔案工作納入其中，檔案部門要參與到企業信息化進程中去。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統的管理方式搬到網絡管理上去，而是要借助現代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，努力使檔案管理工作邁上一個新臺階。

總之，在新的歷史發展條件下，檔案工作必須跟上時代的步伐，緊緊聯系時代發展的要求，從觀念上更新，從手段上創新。要采取積極有效措施，不斷探索檔案現代管理模式，為促進社會主義和諧社會的建設發展添磚加瓦。