機(jī)關(guān)公文流轉(zhuǎn)過程中的保密管理

文/段富林

公文管理與保密工作是機(jī)關(guān)文檔管理的一項(xiàng)重要工作，它對(duì)確保公文的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)工作效率具有十分重要意義。在日常處理公文中會(huì)接觸或產(chǎn)生大量的密級(jí)文件，尤其有涉及到人事調(diào)整、容易誘發(fā)不穩(wěn)定因素的重大決策部署等，這些密級(jí)文件資料是企業(yè)秘密和工作秘密的載體，甚至有的涉及國(guó)家秘密，它是公文管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。要求每位文件管理人員要有一個(gè)最起碼的素質(zhì)，那就是要對(duì)公文保密，確保公文的安全。2012新頒布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》第一章總則第五條規(guī)定，公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。因此，公文保密與公文管理密不可分，加強(qiáng)公文管理，保證公文安全、保密和及時(shí)有效利用，是一項(xiàng)重要職責(zé)，如何做好公文在流轉(zhuǎn)過程中保密工作，是文件管理人員的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好公文的管理與保密重在嚴(yán)格規(guī)范，筆者根據(jù)多年的文書經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出要做到以下 “九規(guī)范”。

1.文件制作要規(guī)范。隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，日常辦公和信息傳遞越來越多地在計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴程度越來越高。但制作涉密公文時(shí)所使用的計(jì)算機(jī)必須是物理隔離的，不能與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)連接，不得使用含有無線網(wǎng)卡、無線鼠標(biāo)、無線鍵盤等具有無線互聯(lián)功能的設(shè)備處理涉密信息。在制作秘密公文時(shí)形成的草稿、討論稿、修改稿、征求意見稿、廢頁等，在知悉范圍的同時(shí)，要注明密級(jí)標(biāo)識(shí)，機(jī)密級(jí)以上公文還要編號(hào)，起草人員應(yīng)有一定的保密責(zé)任，要依法對(duì)涉密文電進(jìn)行保密管理，避免失泄密事件發(fā)生。需要保存的，應(yīng)當(dāng)妥善保管，不需要保存的，應(yīng)當(dāng)按保密規(guī)定及時(shí)銷毀。在制作正式涉密公文時(shí)，應(yīng)當(dāng)依照有關(guān)規(guī)定標(biāo)明密級(jí)和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量，絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)的應(yīng)當(dāng)編排序號(hào)。要根據(jù)主、抄送單位數(shù)量以及存檔要求來確定文件的印制份數(shù)，不得隨意增印和濫發(fā)文件。涉密文件的制作應(yīng)當(dāng)在本機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部文印室或保密工作部門指定的具備保密資質(zhì)的文印單位制作，用來印制涉密文件的復(fù)印機(jī)或一體機(jī)不得與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)連接。

2.收發(fā)文要規(guī)范。在涉密文件的收發(fā)過程中，要嚴(yán)格按照收發(fā)涉密文件的基本程序辦理，因?yàn)樵谶@個(gè)環(huán)節(jié)中所出現(xiàn)的任何疏漏，都有可能造成泄密。具體應(yīng)當(dāng)把握以下四點(diǎn)：一是涉密文件收取時(shí)，文件管理人員要嚴(yán)格檢查信封上收文單位、密封標(biāo)志，核對(duì)無誤后，進(jìn)行簽收。二是文件管理人員在簽收完畢后，應(yīng)當(dāng)對(duì)所接收的涉密文件認(rèn)真檢查，及時(shí)在專用收文登記本上登記，或在專用計(jì)算機(jī)上進(jìn)行錄入，詳細(xì)登記文件名稱、編號(hào)、密級(jí)、收文日期、傳閱范圍等內(nèi)容。三是發(fā)送涉密文件時(shí)，要嚴(yán)格“確有必要、注重效用”的原則發(fā)布，并嚴(yán)格履行審核、會(huì)簽、簽發(fā)等程序，發(fā)送時(shí)要做好登記、密封、清點(diǎn)等工作，及時(shí)核對(duì)文件份數(shù)及發(fā)送單位，防止錯(cuò)發(fā)、漏發(fā)，對(duì)于接收涉密文件的單位在適時(shí)按照保密要求進(jìn)行檢查監(jiān)督。

3.傳閱文件要規(guī)范。文件傳閱，是機(jī)關(guān)單位日常工作的一個(gè)重要內(nèi)容和環(huán)節(jié)。它是文件內(nèi)容精神上傳下達(dá)的重要一步，傳達(dá)、閱讀涉密文件要遵循 “工作需要”和 “需要知道”的原則，必須由專人負(fù)責(zé)，遵照領(lǐng)導(dǎo)的批示，按照業(yè)務(wù)管理權(quán)限確定的閱文范圍，限定在必須知悉和可以知悉該秘密事項(xiàng)的人員范圍內(nèi)。在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中，首先要認(rèn)真做好《涉密文件傳閱一覽表》的填寫，文書人員要隨時(shí)掌握涉密文件的去向，做到心中有數(shù)。其次帶有密級(jí)的公文要用專門的涉密文件傳閱夾來傳送，要與普通文件夾區(qū)分開，或者標(biāo)注醒目的顏色，予以提示，起到閱文者對(duì)涉密文件的警示提醒作用。當(dāng)天傳閱的文件當(dāng)天收回，如遇領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事務(wù)，一次沒有看完，也要收回，入柜保管，第二天再送，要做到領(lǐng)導(dǎo)文件傳閱不過夜。第三涉密公文的閱讀、處理應(yīng)在辦公室內(nèi)進(jìn)行，重大絕密級(jí)公文應(yīng)在專門的機(jī)要保密室或機(jī)要閱文室進(jìn)行閱讀，閱文者不得將密件帶回家或在公共場(chǎng)所閱讀、辦理；傳閱文件一律采取直傳方式，不得橫向傳閱。第四傳閱文件應(yīng)有時(shí)限，任何閱辦人不得積壓、延誤或長(zhǎng)期私存涉密文件。

4.文件復(fù)制要規(guī)范。按照國(guó)家《保密法》規(guī)定，非經(jīng)允許不得擅自復(fù)印密件。因工作需要確需復(fù)印秘密公文時(shí)應(yīng)當(dāng)注意：一是復(fù)制絕密級(jí)公文須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)；允許復(fù)制的機(jī)密、秘密級(jí)公文，要經(jīng)過擬文部門的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能復(fù)印，復(fù)印的份數(shù)要進(jìn)行登記，復(fù)印件要視同原件做好保密工作。二是復(fù)制涉密公文應(yīng)當(dāng)在本機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部文印室或保密工作部門指定的具備保密資質(zhì)的文印單位制作，特別需要指出的是印刷、復(fù)制秘密文件，是秘密文件運(yùn)轉(zhuǎn)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。文件管理人員要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行印刷、復(fù)制，要填寫《密件復(fù)制審批登記表》，復(fù)制涉密文件不得改變?cè)拿芗?jí)或去除保密標(biāo)識(shí)，不得有無關(guān)人員在場(chǎng)，廢頁不隨意丟棄，應(yīng)按照保密要求及時(shí)銷毀。

5.文件借閱清退要規(guī)范。涉密文件要按領(lǐng)導(dǎo)批示，向業(yè)務(wù)處室借閱時(shí)要辦理審批、登記、簽字手續(xù)，以此來增強(qiáng)有關(guān)人員的責(zé)任感，要認(rèn)真填寫《密級(jí)文件借閱清退登記表》，這樣有利于文件丟失后的查找，在經(jīng)過辦理時(shí)限后，文書人員及時(shí)催促業(yè)處室及時(shí)歸還所借涉密文件，如不能按時(shí)歸還者，文書人員要抓緊催閱、催辦、催退，退文時(shí)要當(dāng)面清點(diǎn)份數(shù)，及時(shí)辦理清銷手續(xù)。

6.會(huì)議文件發(fā)放要規(guī)范。一項(xiàng)敏感政策如果在沒有公布之前，都屬于保密階段，有的要通過召開小范圍的聯(lián)席會(huì)議進(jìn)行研究討論。對(duì)于這些文件，做好保密工作尤為重要。有些與會(huì)人員對(duì)會(huì)議文件的保密、重視程度不夠。重文件的利用，輕文件的管理。一些人隨便亂扔亂放，會(huì)議文件丟失是時(shí)有發(fā)生的。還有一些人對(duì)需要清退的會(huì)議文件缺乏主動(dòng)性，越是密級(jí)高，越是強(qiáng)調(diào)清退的，就越想散會(huì)后帶回去，只考慮工作方便不考慮保密要求。如何規(guī)范會(huì)議文件的發(fā)放，要做到：會(huì)議文件要與正式文件一樣對(duì)待，會(huì)議文件的制發(fā)，也要有嚴(yán)格的發(fā)文編號(hào)和發(fā)出登記；涉密文件發(fā)出要履行簽字手續(xù)，由與會(huì)人員帶回的文件，會(huì)議主辦部門應(yīng)及時(shí)向參會(huì)單位發(fā)出《會(huì)議文件清單》，詳細(xì)列出會(huì)議所發(fā)文件目錄，通知受文單位文書處理部門及時(shí)收繳登記，統(tǒng)一管理。不能帶回的文件，與會(huì)人員應(yīng)主動(dòng)把文件交回會(huì)議發(fā)文者，重要的機(jī)密件一般不要發(fā)給與會(huì)人員，如果確需發(fā)給與會(huì)人員，應(yīng)在文件右上角注明 “會(huì)后收回”的字樣，在會(huì)議結(jié)束前及時(shí)收回，切實(shí)搞好會(huì)議文件的保密工作。

7.文件傳遞要規(guī)范。2012年新《條例》第二十六條對(duì)公文傳遞和傳輸做出嚴(yán)格的安全保密規(guī)定。明確規(guī)定 “涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。”也就是說，在傳遞涉密文件時(shí)，嚴(yán)禁通過普通郵政郵寄，嚴(yán)禁委托無關(guān)人員捎帶秘密載體，嚴(yán)禁在不符合國(guó)家規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中進(jìn)行傳輸涉密文件。

8.文件保管要規(guī)范。文件管理人員每天收到各個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)和業(yè)務(wù)主管部門制發(fā)的各類公文，面對(duì)眾多的文件資料，一定要把一般公文和密級(jí)公文區(qū)分開來保管。首先要選擇安全保密的場(chǎng)所和部位，并配備必要的保密設(shè)備，如 “三鐵一器”即：鐵門、鐵窗、鐵柜、報(bào)警器，硬件的配置提高了，才能保證涉密文件的安全。密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的文件專用柜中，絕密級(jí)公文要存放在安全可靠的保密設(shè)備中，一般單獨(dú)存放于保險(xiǎn)柜和加密保密柜中，由專人負(fù)責(zé)管理，定期清查。絕密級(jí)文件一定要按時(shí)間要求及時(shí)清退到上級(jí)主管部門，秘密級(jí)公文視情況，及時(shí)移交檔案室或銷毀。總之，絕密級(jí)公文與其他秘密公文分開存放，秘密公文與一般公文分開存放，一般公文與資料分開存放，確保公文管理的安全。

9.文件的銷毀要規(guī)范。任何個(gè)人都不能擅自銷毀涉密公文。對(duì)清退整理過的沒有保存價(jià)值的公文、資料、刊物等，按規(guī)定予以銷毀。銷毀涉密公文，應(yīng)認(rèn)真清理登記造冊(cè)，及時(shí)填寫《涉密文件銷毀清單》報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，應(yīng)送有保密資質(zhì)的或保密部門指定的廠家銷毀，由送件單位二人以上押運(yùn)和監(jiān)銷，絕對(duì)不能將涉密的公文資料當(dāng)廢紙出售給廢品收購(gòu)站或個(gè)人，銷毀應(yīng)采用化漿方法處理，化漿要徹底，押運(yùn)人員要看到涉密文件資料全部入漿池，不能還原后方可離開。有的少量紙介質(zhì)涉密文件使用碎紙機(jī)銷毀的，碎紙機(jī)應(yīng)當(dāng)符合保密要求；存有涉密文件廢棄的涉密光盤、軟盤、硬盤應(yīng)采取物理或化學(xué)方法徹底銷毀；作為他用的計(jì)算機(jī)硬盤再次使用時(shí)不能簡(jiǎn)單地格式化，要用國(guó)家信息安全認(rèn)證的 “硬盤信息消除器”徹底消除后，方可再次使用。

以上是在公文流轉(zhuǎn)過程中應(yīng)注意的 “九大規(guī)范”，但在日常工作中，公文流轉(zhuǎn)的保密管理也要取得領(lǐng)導(dǎo)支持，保證文件管理工作到位。領(lǐng)導(dǎo)是公文閱辦的主體，是涉密的主要對(duì)象，是本單位公文管理與保密的關(guān)鍵所在。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文管理與保密的重視程度和支持力度直接決定著公文管理與保密工作的成效。要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的保密意識(shí)，加強(qiáng)保密知識(shí)的宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部知曉對(duì)保密工作負(fù)有重要責(zé)任。