淺議快速消費品的超市退換貨控制①——以A乳業(yè)公司為例

廣西財經學院會計與審計學院 易金翠

快速消費品(FMCG,Fast Moving Consumer Goods)是指期限較短、消費速度快、消費者需不斷重復購買的產品。快速消費品生產企業(yè)要想長盛不衰，關鍵是消費者能不斷重復購買。由于快速消費品種類多、數量大、周轉快、受眾面廣，在快速消費品銷售業(yè)務中，“時間就是金錢”。A乳業(yè)公司針對主要銷售渠道——超市經常發(fā)生的退換貨業(yè)務，以《內部控制基本規(guī)范》及配套指引等理論為依據，以提高退換貨效率和效果為目標，理順業(yè)務流程，加強業(yè)務控制，融洽了企業(yè)與渠道間的關系，同時贏得了消費者的信賴。

1 A乳業(yè)公司的超市退換貨業(yè)務存在的問題

A乳業(yè)公司主要生產、銷售鮮奶類產品，保質期7～18天。該產品主要通過傳統(tǒng)渠道、現代渠道、特通渠道及零售渠道等進行銷售。現代渠道的超市供貨由于數量最大，成為A乳業(yè)公司主要銷售渠道。A公司面向超市銷售為代銷，先供貨、銷售后按實際銷售款結算。只要產品保質期即將到期，超市就要求將未售出產品退貨。本來保質期就不長的產品，等辦完正常退貨手續(xù)出來，產品幾乎都已過期。為了抓住退出超市的產品保質期，提高退貨效率，A乳業(yè)公司通常使用換貨的方式，直接用同類新品與超市“以一換一”。在換貨方式下，超市退換回來的產品必然存在兩個問題：一是退換回來的產品數量的準確性；二是退換回來的產品折價銷售額的多少，兩者直接決定了企業(yè)退換貨損失的程度。因此，面對不可避免的退換貨業(yè)務，企業(yè)只有加強退換貨控制，有效降低退換貨率、努力提高退貨品的銷售收入，才能將退貨損失降低到最低程度。

2 A乳業(yè)公司采取的控制措施

2.1 明確超市退換貨業(yè)務的控制目標

根據內部控制的五大目標，結合超市退換貨業(yè)務的特點，A乳業(yè)公司確定的控制目標有：

2.1.1 降低退換貨損失

這是退換貨業(yè)務的主要目標，可通過降低退換率、提高退換效率、保持退貨品的完整性、提高退貨品的再銷售收入等方面來實現。

2.1.2 增強記錄的可靠性

記錄包括退換貨申請、審批、驗收、結算及會計記錄等，記錄應該留下退換貨業(yè)務的真實軌跡，記錄所體現的信息流應該與物流、資金流相一致。只有留下可靠的信息記錄，企業(yè)才能根據信息反饋發(fā)現薄弱環(huán)節(jié)、找出問題并不斷改進。

2.1.3 及時回收貨款

業(yè)務員應以財務部門提供的應收賬款信息為依據，加大貨款催收力度，及時回收貨款，提高資金周轉速度。

2.2 評估超市退換貨業(yè)務存在的風險

圍繞降低退換貨損失、增強記錄的可靠性和及時回收貨款的控制目標，A乳業(yè)公司根據以往的經驗、工作中存在的問題等方面，識別出超市退換貨業(yè)務中存在的風險因素，并匯總整理成表1：

表1 超市退換貨業(yè)務的風險因素一覽表

由于以上風險對超市退換貨業(yè)務控制目標的實現均存在重大影響，A乳業(yè)公司主要采取風險降低的方式來應對風險。

2.3 建立退換貨業(yè)務的控制措施

為了提高退換效率、充分利用產品的質保期，A公司與超市直接用新品“以一換一”，并將換回來的臨期產品直接在超市設立特賣場進行折價出售。退貨品數量的準確性和折價的幅度成為退換貨業(yè)務中的關鍵控制點。A公司針對退換貨業(yè)務的控制主要措施有：

2.3.1 不相容職務相分離

在超市退換貨業(yè)務中，涉及到退換貨的申請、審批、驗收、保管、再銷售、結算、記錄等環(huán)節(jié)，從不相容職務的角度出發(fā)，A乳業(yè)公司退換貨業(yè)務由公司副總把關，并設置倉庫、商超部、特賣場、財務部和審計部五個部門。退換貨的申請與審批相分離，退換貨業(yè)務的經辦與驗收相分離，退換貨品的保管與記錄相分離，退換貨業(yè)務的執(zhí)行與監(jiān)督相分離等。具體有：商超部負責退貨率控制目標、送貨、收入的結算及貨款回收等；特賣場負責退貨品的驗收、銷售和報廢申請；倉庫負責發(fā)貨；財務部負責會計核算、經營及財務指標(如銷售額、退換率、回款率、部門費用等)的分析與反饋；審計部負責監(jiān)督檢查各部門職責履行情況，并提出整改意見。

2.3.2 規(guī)范業(yè)務流程控制

根據超市退換貨業(yè)務的特點及各部門的崗位職責，A乳業(yè)公司規(guī)范了從倉庫發(fā)貨、商超部送貨、超市收貨并換貨、特賣場收貨并銷售、財務部收款等全過程的流程控制，明確了各環(huán)節(jié)的工作要點和程序，各部門員工訓練有素，大大提高了退換貨的工作效率。

(1)商超部的工作要點和程序。經辦人員填寫一式四聯(lián)的“銷售單”(存根聯(lián)、商超部聯(lián)、倉庫聯(lián)、財務部聯(lián))，內容包括銷售日期、產品類別、數量、單價、金額等；商超部負責人審核無誤后報公司副總審批；商超部派業(yè)務員跟蹤貨物到達超市，與超市辦理交貨和換貨，業(yè)務員根據特賣場出具的“退貨品驗收入庫單”在銷售單上填寫換貨品種、數量，計算出正常銷售品的數量；商超部業(yè)務員跟進銷售收入結算工作及貨款的回收工作；相關資料的歸檔管理。

(2)倉庫的工作要點和程序。倉庫部門根據商超部業(yè)務員提供的經審批的“銷售單”組織發(fā)貨，業(yè)務員簽字核實；倉庫部門根據留存的“銷售單”聯(lián)次記錄倉庫臺賬，并將“銷售單”、臺賬等資料歸檔管理。

(3)特賣場的工作要點和程序。對收到的退貨品進行驗收，填寫“退貨品驗收入庫單”，注明退貨日期、退貨品種、退貨數量、退貨原因等事項，將退貨品入庫管理；退貨品銷售價格由經辦人填寫“退貨品銷售價格申請表”，特賣場負責人審批；組織退貨品銷售并定期提供“退貨品銷售報表”給商超部，由商超部統(tǒng)一與超市結算；經辦人填寫一式三聯(lián)的“退貨品報廢申請單”(存根聯(lián)、特賣場聯(lián)、財務部聯(lián))，經特賣場負責人審核無誤后報公司副總審批；定期或不定期對退貨品進行盤點，分析盤點差異原因，填寫“退貨品盤點表”，報公司副總審批；相關資料的歸檔管理。

(4)財務部的工作要點和程序。對“銷售單”、“退貨品驗收單”、“結算單”、銀行進賬單據、“退貨品報廢申請單”、“退貨品盤點表”等單據進行審核，并辦理相關會計核算；定期將“應收賬款欠款記錄”反饋給商超部作為貨款催收依據；對銷售收入、退貨率、回款率、部門費用等指標進行分析、反饋；相關資料的歸檔管理。

2.3.3 激勵控制

為了充分調動退換貨業(yè)務中員工的積極性，A公司針對商超部、特賣場建立了有效的激勵制度。

商超部的業(yè)績除了考核正常銷售收入外，還考核退換率、回款率兩個關鍵指標。三個指標實行“一票否決制”，考核結果直接與部門利益、員工個人薪酬及晉升等掛鉤。三個指標均根據歷史水平、預算水平等綜合確定一個標準值，當回款率和銷售收入實際值高于標準值、退換率的實際值低于標準值時可以獲取一定獎勵；反之，則扣減績效獎金。

特賣場的考核指標是部門費用。部門費用由增加項、抵減項構成，增加項是超市退出來的產品按供貨價計算的金額，抵減項為特賣場的銷售收入和經批準報廢的退貨品按供貨價計算的金額，兩者相抵后的余額即為部門費用。部門費用為正數時，特賣場可以得到一定比例的獎勵；若因商超部退貨率超標帶來銷售壓力影響時，特賣場可以額外獲得商超部績效獎金扣減額一定比例的獎金。

2.3.4 記錄控制

涉及超市退換貨業(yè)務的各部門均會形成相應的業(yè)務記錄，如倉庫部門的發(fā)貨記錄及臺賬記錄，商超部的銷售單記錄、貨款催收記錄，特賣場的退貨品驗收記錄、銷售記錄和報廢記錄，財務部的原始憑證、記賬憑證、明細賬、總賬以及財務分析資料等。完整的記錄控制留下了業(yè)務的控制軌跡，為貨款催收、財務分析、業(yè)績考核及監(jiān)督檢查提供了強有力的依據。

2.3.5 監(jiān)督控制

為了確保退換貨業(yè)務控制制度的有效執(zhí)行和不斷改進，A公司審計部定期或不定期對內部控制的執(zhí)行情況進行評價，并就評價過程中發(fā)現的問題形成報告、提出建議，經公司領導審批后督促整改。

3 結語

A乳業(yè)公司建立、健全和實施超市退換貨控制制度取得了良好的效果：一是明確了各部門的職責權限，商超部、特賣場、倉庫、財務部各司其責、相互牽制；二是規(guī)范了超市退換貨業(yè)務流程，提高了退換貨效率；三是提高了“應收賬款”核算的準確性，為賬款的催收提供了可靠的依據；四是極大地調動了商超部和特賣場的積極性，盡可能地將退換貨損失到最低。A乳業(yè)公司通過對超市退換貨業(yè)務實施有效控制，降低了退換貨損失，理順了生產企業(yè)與超市之間的關系，使兩者能站在統(tǒng)一陣線上為消費者服務。消費者的長期回頭率將為企業(yè)長遠發(fā)展打下堅實的基礎。

[1]企業(yè)內部控制編審委員會.企業(yè)內部控制配套指引解讀與案例分析[M].立信會計出版社,2010.

[2]李明輝.快速消費品企業(yè)退貨物流分析[J].中國物流與采購,2008(16).