企業(yè)信息化規(guī)劃方法研究

蔣桂艷

0 引言

信息技術(shù)是當(dāng)今世界發(fā)展快，應(yīng)用廣，影響深遠(yuǎn)的關(guān)鍵技術(shù)，是推動(dòng)企業(yè)科學(xué)發(fā)展的重要引擎。信息化是當(dāng)今企業(yè)發(fā)展的大趨勢(shì)，信息化水平已成為衡量一個(gè)企業(yè)現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志，是建設(shè)現(xiàn)代化企業(yè)的核心內(nèi)容之一。企業(yè)信息化建設(shè)，是通過信息技術(shù)的部署來提高企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)維效率，從而降低經(jīng)營(yíng)成本。

然而，國(guó)內(nèi)很多企業(yè)在信息化建設(shè)過程中，主觀性和隨意性現(xiàn)象十分嚴(yán)重，經(jīng)常是走一步說一步，造成大量的信息化投資未能獲得預(yù)期的收益，產(chǎn)品龐雜、功能重復(fù)等。針對(duì)此類普遍問題，筆者認(rèn)為企業(yè)信息化建設(shè)應(yīng)該從規(guī)劃入手，通過進(jìn)行信息化規(guī)劃工作，指導(dǎo)企業(yè)信息化建設(shè)的實(shí)施。

那么如何進(jìn)行信息化規(guī)劃，有沒有方法論，有沒有什么固化的模式？國(guó)內(nèi)外比較常見的信息化規(guī)劃方法，有企業(yè)系統(tǒng)規(guī)劃法（BSP）、關(guān)鍵成功因素法（CSF）、戰(zhàn)略柵格法（SG)等，這些方法對(duì)于企業(yè)信息化建設(shè)的實(shí)施具有重要的指導(dǎo)意義。但是，這些方法大都聚焦于規(guī)劃工作的技術(shù)分析和流程分析，而缺乏對(duì)規(guī)劃過程的系統(tǒng)性和整體性思考。本文是從信息化規(guī)劃的實(shí)踐出發(fā)，提出一種信息化規(guī)劃過程模型，深入論述了整個(gè)信息化規(guī)劃過程的步驟及原則，通過對(duì)模型的實(shí)際應(yīng)用案例詳析，為其他企業(yè)的信息化規(guī)劃工作提供有益的借鑒和指導(dǎo)。

1 信息化規(guī)劃過程模型

整個(gè)信息化規(guī)劃過程，依據(jù)工作內(nèi)容和時(shí)間先后順序不同，共分為3個(gè)階段16個(gè)具體步驟實(shí)施。第一階段進(jìn)行現(xiàn)狀調(diào)研與診斷，第二階段制定戰(zhàn)略規(guī)劃，第三階段設(shè)計(jì)實(shí)施路線，如圖1所示：

圖1 信息化規(guī)劃過程模型

首先，通過理解公司發(fā)展戰(zhàn)略和核心業(yè)務(wù)模式、調(diào)研分析業(yè)務(wù)及信息化現(xiàn)狀需求、評(píng)估信息化現(xiàn)狀及能力，以及對(duì)比標(biāo)桿企業(yè)信息化進(jìn)程，找出企業(yè)信息化建設(shè)存在的問題與差距，明確企業(yè)未來信息化改進(jìn)方向。其次，在全面調(diào)研、分析診斷的基礎(chǔ)上，制定企業(yè)信息化建設(shè)的總體目標(biāo)和實(shí)施原則，勾畫企業(yè)信息化總體架構(gòu)，進(jìn)行應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)架構(gòu)規(guī)劃及信息化管控體系規(guī)劃（包括組織架構(gòu)、制度規(guī)范和業(yè)務(wù)流程等）。最后，結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)及信息化現(xiàn)狀需求，制定企業(yè)信息化建設(shè)的實(shí)施路線與進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)施的重點(diǎn)與難點(diǎn)，分析投資預(yù)算，評(píng)估可能的風(fēng)險(xiǎn)及化解對(duì)策等。

除了以上3個(gè)階段之外，從項(xiàng)目管理角度還包含項(xiàng)目啟動(dòng)及準(zhǔn)備、項(xiàng)目驗(yàn)收匯報(bào)。

2 信息化規(guī)劃基本原則

在信息化規(guī)劃的過程與思路上，還需要把握幾項(xiàng)基本原則，以保證規(guī)劃本身的合理性、可執(zhí)行性、可擴(kuò)展性及可接受度，如圖2所示：

圖2 信息化規(guī)劃原則

（1）信息化規(guī)劃應(yīng)與企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合。要充分考慮到企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)與管理的發(fā)展方向，避免陷入脫離企業(yè)發(fā)展目標(biāo)只進(jìn)行盲目建設(shè)的困境。只有與企業(yè)發(fā)展的方向相一致，才能真正起到指導(dǎo)企業(yè)信息化的作用，從而進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展。

（2）信息化規(guī)劃應(yīng)基于當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，由急至緩循序前進(jìn)。以核心業(yè)務(wù)為中心，以關(guān)鍵應(yīng)用為重點(diǎn)，規(guī)劃方案設(shè)計(jì)及實(shí)施計(jì)劃都必須緊緊圍繞業(yè)務(wù)，以解決業(yè)務(wù)問題、滿足業(yè)務(wù)需求為出發(fā)點(diǎn)，明確各項(xiàng)規(guī)劃內(nèi)容的業(yè)務(wù)價(jià)值、業(yè)務(wù)促進(jìn)力，這將大大提高規(guī)劃的可接受度。

（3）信息化規(guī)劃不宜太大，制定一個(gè)中型規(guī)劃遠(yuǎn)比一個(gè)大型規(guī)劃更有實(shí)際價(jià)值。規(guī)劃時(shí)應(yīng)充分結(jié)合企業(yè)的性質(zhì)及當(dāng)前經(jīng)營(yíng)狀況，在信息化建設(shè)內(nèi)容的價(jià)值與預(yù)算之間取得較好的平衡。規(guī)劃內(nèi)容越全面，價(jià)值越大，往往意味著信息化投資更大，實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)也越大，這將大大降低規(guī)劃的可執(zhí)行性及可接受度。

（4）信息化規(guī)劃要考慮未來的擴(kuò)展性和可用性。既要考慮信息系統(tǒng)后續(xù)的維護(hù)和功能擴(kuò)展，又要考慮業(yè)務(wù)的擴(kuò)展性和可用性，要能適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展、管理模式與工作模式的不斷變化。

（5）信息化規(guī)劃要整體規(guī)劃，分步驟、分重點(diǎn)實(shí)施。從建設(shè)邏輯上，要采用自下而上的方式，先從IT基礎(chǔ)設(shè)施及底層數(shù)據(jù)建設(shè)，再發(fā)展與企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)有關(guān)的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)，優(yōu)先解決最緊迫、最重要的需求，并在所需的人、財(cái)、物的投入上有所傾斜。

（6）信息化規(guī)劃應(yīng)基于成本去設(shè)計(jì)規(guī)劃，要減少一些遠(yuǎn)景式和理想主義的描述內(nèi)容，這將大大提高規(guī)劃本身的合理性和可執(zhí)行性，還將減少信息化建設(shè)過程中一些不必要的詰責(zé)和質(zhì)問。

3 應(yīng)用示例詳析

本節(jié)是基于筆者參與的A公司信息化規(guī)劃項(xiàng)目案例，對(duì)該信息化規(guī)劃過程模型的實(shí)際應(yīng)用進(jìn)行分析。主要背景：該公司是國(guó)內(nèi)一家新興的互聯(lián)網(wǎng)公司，現(xiàn)處于業(yè)務(wù)快速發(fā)展期，公司的各項(xiàng)職能部門已得到建立或完善，包括9大中心22個(gè)業(yè)務(wù)部門，總?cè)藬?shù)約1000人。企業(yè)信息化建設(shè)需要與之同步，進(jìn)行配合性的實(shí)施與貫穿，從而促進(jìn)企業(yè)更穩(wěn)更快的向前發(fā)展。為了更好地指導(dǎo)企業(yè)信息化全面建設(shè)，A公司領(lǐng)導(dǎo)希望通過開展有效的信息化規(guī)劃工作，來構(gòu)建企業(yè)未來的信息化總體架構(gòu)，規(guī)劃各主要應(yīng)用系統(tǒng)功能、基礎(chǔ)設(shè)施及安全架構(gòu)等，并制定企業(yè)信息化行動(dòng)策略與進(jìn)度計(jì)劃、投資預(yù)算等。

本次信息化規(guī)劃項(xiàng)目中，應(yīng)用該信息化規(guī)劃模型和基本原則指導(dǎo)，整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程主要分為5個(gè)階段，如圖3所示：

圖3 項(xiàng)目實(shí)施過程

第一階段：項(xiàng)目啟動(dòng)及準(zhǔn)備。成立項(xiàng)目組織，明確項(xiàng)目成員的責(zé)任與分工；召開項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)，細(xì)化規(guī)劃目標(biāo)和任務(wù)周期，制定正確的項(xiàng)目計(jì)劃，充分的溝通，以達(dá)成共識(shí)；做好調(diào)研前期準(zhǔn)備工作，如調(diào)研對(duì)象名單、調(diào)研時(shí)間安排及調(diào)研大綱等，收集、學(xué)習(xí)公司相關(guān)業(yè)務(wù)資料。

第二階段：調(diào)研診斷。采取調(diào)研問卷和現(xiàn)場(chǎng)訪談相結(jié)合的方式，組織開展對(duì)公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門經(jīng)理及關(guān)鍵業(yè)務(wù)代表的廣泛調(diào)研，全面了解和掌握公司發(fā)展戰(zhàn)略與核心業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)及信息化現(xiàn)狀需求，并及時(shí)形成訪談紀(jì)要獲得調(diào)研對(duì)象的反饋、確認(rèn)，進(jìn)一步匯總、分析信息化建設(shè)需求，邀請(qǐng)技術(shù)專家一起評(píng)估企業(yè)信息化現(xiàn)狀及能力，參考對(duì)比標(biāo)桿企業(yè)的信息化進(jìn)程，從中發(fā)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)存在的問題與行業(yè)差距，明確未來信息化改進(jìn)方向，為后續(xù)的整體規(guī)劃與實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

第三階段：分析規(guī)劃。通過與公司自身的發(fā)展戰(zhàn)略相結(jié)合，充分考慮到公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)與管理的發(fā)展方向，并基于公司當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求，制定公司信息化建設(shè)的總體目標(biāo)，構(gòu)建未來3-5年的公司信息化建設(shè)藍(lán)圖，進(jìn)一步展開規(guī)劃主要應(yīng)用系統(tǒng)的功能及后續(xù)擴(kuò)展與維護(hù)、基礎(chǔ)設(shè)施及數(shù)據(jù)架構(gòu)等，同時(shí)，配套制定相應(yīng)的信息化組織管控體系和標(biāo)準(zhǔn)體系，包括信息化組織架構(gòu)、管理規(guī)范及業(yè)務(wù)流程等，以保障信息化建設(shè)能夠成功實(shí)施。

第四階段：設(shè)計(jì)實(shí)施。從分析各項(xiàng)規(guī)劃內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系、需求重要性與緊迫性、成本及資源約束等方面綜合考慮，并堅(jiān)持“整體規(guī)劃、分步驟、分重點(diǎn)實(shí)施”的原則，將信息化規(guī)劃內(nèi)容劃分為不同的階段來實(shí)施，明確每個(gè)階段的建設(shè)目標(biāo)及實(shí)施的重點(diǎn)與難點(diǎn)，制定總體的實(shí)施路線圖。在建設(shè)邏輯上，采用先基礎(chǔ)后業(yè)務(wù)的方式，優(yōu)先建設(shè)IT基礎(chǔ)設(shè)施及底層數(shù)據(jù)，再發(fā)展與公司核心競(jìng)爭(zhēng)有關(guān)的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)。同時(shí)，基于成本考慮，對(duì)各項(xiàng)規(guī)劃內(nèi)容的總體預(yù)算投入、可能存在的風(fēng)險(xiǎn)及防范對(duì)策進(jìn)行了預(yù)估。

第五階段：報(bào)告撰寫及驗(yàn)收。項(xiàng)目組撰寫信息化規(guī)劃報(bào)告初稿，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)、管理人員及業(yè)務(wù)骨干等多方人員征求方案意見，必要時(shí)召開專題會(huì)議，經(jīng)過反復(fù)討論，達(dá)成共識(shí)。在此基礎(chǔ)上，修改完成企業(yè)信息化總體規(guī)劃正式稿。最后，組織召開項(xiàng)目驗(yàn)收會(huì)議，給公司高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)總體規(guī)劃報(bào)告，并根據(jù)評(píng)審意見，對(duì)總體規(guī)劃報(bào)告作最后修改定稿。

整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程，歷時(shí)4個(gè)月，項(xiàng)目成員總投入5人，分別來自業(yè)務(wù)及技術(shù)部門。在該方法論的指導(dǎo)下，經(jīng)過項(xiàng)目組的共同努力，項(xiàng)目順利實(shí)施通過。該規(guī)劃報(bào)告正作為公司的綱領(lǐng)性文件，指導(dǎo)公司全面信息化建設(shè)。

該項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素之一是需求調(diào)研的廣度與深度，這是規(guī)劃報(bào)告的主要依據(jù)來源。一方面，通過開展對(duì)公司全體人員的廣泛需求調(diào)研，上至公司領(lǐng)導(dǎo)，下至一線業(yè)務(wù)，確保項(xiàng)目成員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)及信息化需求的全面理解與把握。另一方面，通過獲得公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持與參與，項(xiàng)目成員能夠從公司戰(zhàn)略發(fā)展的角度更深層次的挖掘企業(yè)的信息化需求。另一個(gè)關(guān)鍵因素是綜合考慮規(guī)劃本身的效益、成本及風(fēng)險(xiǎn)等方面，制定一個(gè)規(guī)模合理、可執(zhí)行及可接受的信息化規(guī)劃方案，并通過多方征求意見、討論及修改，達(dá)成一致共識(shí)。同時(shí)，通過實(shí)行短平快的信息化建設(shè)模式，能夠保證信息化項(xiàng)目持續(xù)進(jìn)行，從而避免了信息化進(jìn)程停下來等待規(guī)劃被接受的局面。

該項(xiàng)目實(shí)施過程中，也存在一些不足之處。首先，由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是從公司各職能部門臨時(shí)挑選人員組建，從業(yè)務(wù)到技術(shù)，團(tuán)隊(duì)成員的業(yè)務(wù)知識(shí)和技術(shù)水平參差不齊，尤其是缺乏對(duì)信息化規(guī)劃項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)。可以說，整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程是在不斷學(xué)習(xí)方法論的過程中逐步開展。雖然調(diào)研對(duì)象涉及廣，但受項(xiàng)目組成員的專業(yè)能力與溝通技巧所限，一些隱藏的、深層次的業(yè)務(wù)需求可能未被有效的挖掘，影響了規(guī)劃方案在業(yè)務(wù)執(zhí)行方面的說服力。其次，調(diào)研對(duì)象對(duì)信息化建設(shè)內(nèi)容的理解與接受程度，也會(huì)影響需求調(diào)研的結(jié)果。部分員工對(duì)信息化的理解就是把信息化看成是減輕自己工作量的萬能鑰匙，或者僅僅是從自己工作的角度去提出需求，可能會(huì)導(dǎo)致需求的片面性和表面化。另外，高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)規(guī)劃內(nèi)容的不一致意見， 對(duì)實(shí)施路線圖、預(yù)算投入及可能的風(fēng)險(xiǎn)方面，存在較多的顧慮，也影響了項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程。

4 結(jié)束語

企業(yè)信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，是長(zhǎng)期持續(xù)的工作，而信息化規(guī)劃是建設(shè)的第一步，也是關(guān)鍵的一步。本文針對(duì)如何進(jìn)行信息化規(guī)劃工作，提出了一種信息化規(guī)劃過程模型，深入論述了整個(gè)信息化規(guī)劃過程的步驟及原則，通過對(duì)模型的實(shí)際應(yīng)用案例詳析，為其他企業(yè)的信息化規(guī)劃工作提供有益的借鑒和指導(dǎo)。只有做好全面、細(xì)致的信息化規(guī)劃工作，準(zhǔn)確、全面把握企業(yè)的信息化需求，才能有效地提高企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)能力，使企業(yè)在戰(zhàn)略層面上的工作立于不敗之地。

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