職場即時通訊工具，天堂或地獄

如果在職場通訊的“亂世”打劫陌生人，收獲絕對不少：什么QQ、MSN、郵箱、微博、開心網、飛信、微信、陌陌……一系列的通訊工具讓人眼花繚亂。有人不由得對此提出質疑：這些通訊工具真的能提高職場效率嗎？

盡管每天都享受各種即時通訊帶來的便利，但是職場人士也不得不承認，常常有“不速之客”打斷自己伏案工作的思路，當有三百封郵件正等你回復的時候，手機的短信鈴聲在不停地召喚，而電腦屏幕下方某個客戶或者朋友的光輝頭像在熱情地閃爍，你頃刻變成了一只沒頭的蒼蠅。

現在通訊方法這么多，不守規矩的同事和沒頭沒腦的客戶很容易招人煩，但是否你自己也會淪陷于職場通訊工具的亂象之中呢？

事實的答案是：好習慣能讓你上天堂，壞習慣足夠讓你下地獄。

如何混合使用多種通訊工具？

No：糾纏者的窮追不舍

職場人士每天都要迫不得已處理太多電郵或其它需要關注的信息，而某個同事卻偏偏喜歡在一小時內用電郵、短信和即時信息問你同樣的問題或者事情，他會把他發送的90%的信息都標記為緊急，讓你的大腦時常處于一種緊張的狀態，而實際情況卻是，他從來沒有意識到他認為緊急的問題，可能在別人看來并不那么緊急。他在第一封電郵里沒能把事情說清，必須要再發3封郵件或者通過其它幾種通信工具才能完整表達他要傳遞的意思，占用你無數時間，遇上這樣一個窮追猛打的討厭鬼，真是一件讓人抓狂的事情。

Do：做一個聰明的通訊者

一個聰明的通訊者可以在72小時內嘗試3種不同的通訊方式來催促事情的進展，超過這個限度，你就是一個讓人感到糾纏不休的人，首先要全面地想一想是否事情真的緊急。如果緊急，可以先對話，然后再用電郵來總結大家的討論。分批處理電郵。使用要點和主題來厘清信息，在發送之前審讀電郵，保持內容簡短，他人才不至于遺漏一些信息。

No：偽裝者的狡兔三窟

當你希望聯系某個人時，你常常搞不清楚該用哪種有效的通訊工具，也許你從電郵開始找他，他可能會改用即時信息，最后又以短信結束。轉換一次通訊方式還能讓人接受，比如在出差途中，條件有限，或者說在離開辦公室沒法查電郵時，可以發送緊急短信。但毫無必要換來換去，只會讓人迷惑，難以捉摸被聯系者對一件事情的全部意見。

Do：溝通方式始終如

除了緊急情況，都堅持用同一個聯系方式。為了達成溝通的一致，可以先直接了當地詢問對方聯系偏好和方式。作為一個工作團隊，也可以制定一些通訊協定，比如設定即時信息的狀態：有空、沒空、暫時離開。通過簡單的通訊約定來幫助團隊提升工作效率和滿意度。比如，團隊可以約定在晚上6點之后避免發送和回復電郵，或者每天安排一段不受打擾的工作時間，這樣能提高工作效率。

智能手機（電話和短信）

No：有了手機。別人不重要

每次會議甚至午餐，你的電話都要擺在桌上，你就是沒法停下來，不去搗鼓它。甚至別人在講話時都要查信回信。不管有意還是無意，智能手機狂傳遞的信息就是：別人在你這里沒有優先地位，某些更重要的人或事隨時可能找到你。馬修·普羅曼是商業社交網絡公司全國職業女性協會的創始人，他說：“如果電話放在桌上，你的注意力在哪里就不言而喻了。”

Do：放開那只智能手機

如果你總是不由自主地想要去查看手機的話，那么就把它放在你看不見的地方，這樣你就不會受它誘惑。除非你正在等一通緊急的電話，不然的話別讓手機影響你與他人面對面的交流。

另外，別買功能太多的奢華型智能手機，別狂熱下載APP。沒事就亂發廣告的App只會分散你的注意力。事實上，大部分人通常都只會用到5-10個App。

電郵

No：濫用郵箱無罪

電郵一創造出來，就有人開始濫用抄送欄，于是全世界的收件箱都開始堵塞。

如果發送給不必要的人，你就會收到不必要的回復，形成滾雪球的效應。此外，有人會對過度廣泛的發送有意見。比如，你不必要地抄送給上司，無意中就傳達了不信任同事的信息。另外，有人喜歡發送與工作無關的電子郵件：笑話、問候卡、滑稽照片、調查等等，增加他人煩惱。

Do：定期清理有益

一方面，防止電郵濫發的最好方法就是審慎地發送。仔細想一想這封電郵是給誰的，就能減少電郵的數量。

另一方面，需要自我清理郵箱，通過刪除、回復和歸檔三個步驟處理未讀郵件，讓郵箱里的未讀郵件數歸零，然后為郵件劃分先后順序，盡量用最短的時間回復次要郵件，為處理重要郵件留出足夠的時間。在處理重要郵件時，可以通過打電話或者聯系面談等更加直接的方式，來與對方討論郵件中的內容。