ERP在企業(yè)內(nèi)部控制中的運(yùn)用探析

宋姣姣

ERP是一個(gè)集合企業(yè)內(nèi)部的所有資源并進(jìn)行有效地計(jì)劃和控制，以達(dá)到最大效益的集成系統(tǒng)，如分銷資源規(guī)劃、項(xiàng)目管理、庫(kù)存管理、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理、質(zhì)量管理、工廠維護(hù)、多種制造方法、財(cái)務(wù)控制、理財(cái)、合并會(huì)計(jì)、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)控制、人力資源管理、業(yè)務(wù)信息倉(cāng)庫(kù)等，并且由批處理走向聯(lián)機(jī)處理、實(shí)時(shí)處理，從而使“時(shí)間”這一關(guān)鍵性的資源也得到了充分的利用和重視。我們可以看到，要使其發(fā)揮效率最大化，必須輔之以精確控制的方法和手段。反過來(lái)，內(nèi)部控制理論發(fā)展到今天，已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)越來(lái)越強(qiáng)的控制功能，從簡(jiǎn)單的個(gè)人控制與私人財(cái)產(chǎn)的保管，直到針對(duì)整個(gè)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)及未來(lái)走向的把握，而這一切的實(shí)現(xiàn)，則必須依賴于越來(lái)越精確的控制手段和高效的運(yùn)作機(jī)制。我們可以看出，隨著兩者自身功能的不斷擴(kuò)充，都自覺或不自覺地運(yùn)用了對(duì)方的理論和手段，有著驚人的相似之處，這就要求我們?nèi)グl(fā)現(xiàn)ERP的內(nèi)部控制功能，研究如何運(yùn)用ERP來(lái)改善我國(guó)企業(yè)的內(nèi)部控制現(xiàn)狀。

一、運(yùn)用ERP系統(tǒng)集成化的平臺(tái)優(yōu)化內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)把企業(yè)的所有業(yè)務(wù)看成一個(gè)環(huán)環(huán)相扣、緊密聯(lián)接的供應(yīng)鏈條，包括了物流、資金流和信息流。在ERP環(huán)境下，企業(yè)可以在產(chǎn)、供、銷等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)對(duì)人、財(cái)、物的全面控制，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理的一體化。從業(yè)務(wù)處理角度來(lái)講，一體化順暢的流程保證數(shù)據(jù)的正確傳遞，各部門能及時(shí)得到相關(guān)信息；從財(cái)務(wù)結(jié)算的角度講，一體化順暢的流程保證業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門良好溝通，及時(shí)結(jié)算清欠、避免壞帳損失。從對(duì)購(gòu)銷存的財(cái)務(wù)監(jiān)控角度來(lái)講，一體化順暢的流程保證財(cái)務(wù)監(jiān)控的深度和力度，財(cái)務(wù)部門可以監(jiān)控業(yè)務(wù)發(fā)生不超限額，可以同步查詢購(gòu)銷存發(fā)生的明細(xì)及余額情況，可以監(jiān)控到多種原始業(yè)務(wù)單據(jù)，保證賬實(shí)相符。

二、運(yùn)用ERP優(yōu)化和固化流程，優(yōu)化內(nèi)部控制

ERP環(huán)境下，內(nèi)部控制以貫穿企業(yè)ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程為主線覆蓋企業(yè)全范圍。也就是說(shuō)，內(nèi)部控制的完善和實(shí)現(xiàn)其實(shí)就是流程的再建和執(zhí)行，內(nèi)部控制依據(jù)流程順序完成。因此，ERP實(shí)施之前，企業(yè)必須進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組，業(yè)務(wù)流程重組的質(zhì)量在很大程度上決定了內(nèi)部控制的水平。首先，應(yīng)將串行工作流程改造為并行工作流程，變“滯后控制”為“實(shí)時(shí)控制”。其次，將“多點(diǎn)接觸”改造為“單點(diǎn)接觸”，變“局部控制”為“全局控制”。再次，使控制點(diǎn)位于工作執(zhí)行的地方，降低控制的成本。ERP系統(tǒng)在流程中建立控制，使組織結(jié)構(gòu)扁平化，減少不必要的控制監(jiān)督人員，減少相應(yīng)的控制費(fèi)用。最后，運(yùn)用ERP系統(tǒng)固化合理的業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)內(nèi)控的執(zhí)行力度。ERP系統(tǒng)的最大好處就在于“只認(rèn)程序，不認(rèn)關(guān)系；同時(shí)也可以減輕企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的壓力，使他們把更多的精力集中到企業(yè)的決策和制度的制定上來(lái)，不斷完善企業(yè)的管理模式，把握企業(yè)前進(jìn)的方向。

三、運(yùn)用ERP的信息與溝通平臺(tái)優(yōu)化內(nèi)部控制

ERP系統(tǒng)的基本功能在于把企業(yè)全部業(yè)務(wù)涉及到的資源整合起來(lái)，企業(yè)內(nèi)每一個(gè)員工都被明確地賦予在內(nèi)部控制中所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，并且通過信息和溝通系統(tǒng)，使每一個(gè)人都能順暢、快捷地獲取他們?cè)趫?zhí)行、控制經(jīng)營(yíng)過程中所需要的信息，并交換這些信息。正是由于ERP的這種“上通下達(dá)”的信息溝通功能為其優(yōu)化內(nèi)部控制提供了強(qiáng)有力的手段，也是其優(yōu)化內(nèi)部控制的保障。首先，ERP系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)高效、實(shí)時(shí)地共享企業(yè)事務(wù)處理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)、資源，而且實(shí)現(xiàn)應(yīng)用間的協(xié)同工作，將一個(gè)個(gè)獨(dú)立的業(yè)務(wù)處理應(yīng)用系統(tǒng)集成起來(lái)形成一個(gè)協(xié)調(diào)的企業(yè)級(jí)信息系統(tǒng)。其次，員工可以十分便捷地從計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中查閱有關(guān)的政策和法規(guī)，獲取與其職責(zé)相關(guān)的控制信息，明確各自的權(quán)利與責(zé)任，了解自己的活動(dòng)如何與他人的工作相關(guān)，以及例外情況如何報(bào)告或處理的途徑。最后，ERP系統(tǒng)本身蘊(yùn)含了大量的先進(jìn)信息溝通工具，系統(tǒng)通過這些工具自動(dòng)從數(shù)據(jù)庫(kù)中收集企業(yè)的相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行分析、加工，得出對(duì)企業(yè)管理人員、業(yè)務(wù)人員有用的、準(zhǔn)確的、及時(shí)的信息。

綜上所述，我們借助ERP的集成平臺(tái)，企業(yè)的內(nèi)部控制將實(shí)現(xiàn)以下三個(gè)轉(zhuǎn)變：從事后的監(jiān)督為主的控制向以事前預(yù)防、事中檢查為主和事后糾正為輔的控制的轉(zhuǎn)變；從以會(huì)計(jì)人員為主的會(huì)計(jì)控制向全員參與的全面控制的轉(zhuǎn)變；從信息溝通不暢到信息實(shí)時(shí)共享的轉(zhuǎn)變。企業(yè)供應(yīng)鏈上的產(chǎn)品要實(shí)現(xiàn)及時(shí)生產(chǎn)、及時(shí)交付、及時(shí)配送、及時(shí)到達(dá)最終消費(fèi)者手中，快速實(shí)現(xiàn)資本循環(huán)和價(jià)值鏈增值，以最大限度地為產(chǎn)品市場(chǎng)提供完整的產(chǎn)品組合，縮短產(chǎn)品生產(chǎn)和流通的周期。要達(dá)到這種供應(yīng)鏈管理的優(yōu)化作用，達(dá)到虛擬企業(yè)整個(gè)價(jià)值鏈的增值，則需充分發(fā)揮ERP這種具有集成系統(tǒng)特性管理工具的優(yōu)越性，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)更高層次的內(nèi)部控制。