Excel編制科目匯總表

梁 明

為了節(jié)約成本，很多小企業(yè)、家庭作坊或者個體經(jīng)營者會利用Excel系統(tǒng)來進行賬務(wù)處理，企業(yè)在賬務(wù)處理過程中也經(jīng)常需要匯總各科目的發(fā)生額，因而需要編制科目匯總表。所謂科目匯總表，就是根據(jù)一定時期內(nèi)的全部記賬憑證，按科目進行歸類編制的一種表格。在科目匯總表中，要分別計算出每一個總賬科目的借方發(fā)生額合計數(shù)和貸方發(fā)生額合計數(shù)，在采用科目匯總表賬務(wù)處理程序時，它是連接記賬憑證和會計賬簿相關(guān)數(shù)據(jù)的一個重要表格。在Excel系統(tǒng)中，可以利用SUMIF函數(shù)對滿足條件的單元格求和的功能，根據(jù)各科目匯總的需求快速生成各級科目的匯總表，為編制總分類賬及明細分類賬提供了相關(guān)的匯總數(shù)據(jù)，使總賬與明細賬之間的核對變得更簡單，提高了會計業(yè)務(wù)處理的效率。

下面對用Excel編制科目匯總表的方法進行詳細闡述，為用Excel系統(tǒng)進行賬務(wù)處理提供一種可供參考的方法。

一、編制科目匯總表涉及的相關(guān)表格

在編制科目匯總表過程中，需要設(shè)置三個工作表，即會計科目表、會計憑證表和科目匯總表。在會計科目表中存放各個會計科目的科目編碼和科目名稱，格式如圖1所示，其作用是用于科目的查詢；會計憑證表的作用是用于記錄發(fā)生的每項業(yè)務(wù)的相關(guān)內(nèi)容，具體格式設(shè)置見圖2；科目匯總表則用于匯總一定期間內(nèi)各個會計科目當(dāng)期發(fā)生的金額合計數(shù)，為財務(wù)人員編制總賬和明細賬提供匯總數(shù)據(jù)。

圖1 會計科目表

圖2 會計憑證表

圖3 科目匯總表

由于文章篇幅所限，本文圖中所顯示的只是所選實例的部分內(nèi)容，省略了每筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)對應(yīng)的時間和憑證編號等內(nèi)容，以相同的摘要代表同一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)。

二、相關(guān)表格編制說明

1.會計科目表的編制說明

會計科目表編制完成的樣式如圖1所示。在會計科目表中，將科目編碼和科目名稱分別于兩列對應(yīng)列示，不同級次的科目不能列示于同一列，而應(yīng)該另外單獨列示，如圖1中，A、B列中列示的是一級會計科目的編碼與名稱；C、D列中列示的是二級會計科目的編碼與名稱；而E、F列中列示的則是三級會計科目的編碼與名稱。

2.會計憑證表的編制說明

會計憑證表用于記錄日常發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)，其編制的要點和難點主要有兩個：一是表格樣式的設(shè)計；二是為了提高錄入效率，在錄入科目編碼時自動生成對應(yīng)科目名稱的設(shè)置。

表格樣式的設(shè)計難點在于：第一，當(dāng)輸入相應(yīng)的科目編碼時如何使系統(tǒng)能夠自動識別科目的級次并顯示對應(yīng)的科目名稱；第二，如何使各級次的科目能夠使用同一組金額數(shù)據(jù)。圖2會計憑證表中所設(shè)計的表格樣式可以有效地解決以上兩個問題，將各級次的會計科目列示于同一行，可以使各級次的科目共享同一組借、貸方發(fā)生額數(shù)據(jù)；而將各級會計科目分列，則有利于對不同級次科目的查找，為了滿足系統(tǒng)識別的需要，會計憑證表（圖2）中科目的列示應(yīng)與會計科目表（圖1）中科目的列示相一致。

在會計憑證表中，除了科目名稱對應(yīng)的欄目之外，其他單元格中的數(shù)據(jù)都需要手工輸入。現(xiàn)說明科目名稱對應(yīng)欄目的編制方法。以圖2中單元格C2的公式設(shè)置為例，可在C2單元格中設(shè)置公式為“=IF（B2=""，""，VLOOKUP（B2，會計科目表!$A$2：$B$7，2，1））”，即當(dāng)B2單元格為空時，C2單元格就顯示為空，否則就要在“會計科目表”中單元格區(qū)域“$A$2：$B$7”中以B2單元格的內(nèi)容作為查找對象，進行首列查找，并以單元格B2對應(yīng)內(nèi)容在單元格區(qū)域“$A$2：$B$7”中所在的行所對應(yīng)第2列的單元格中的內(nèi)容作為查找到的內(nèi)容并顯示出來。如當(dāng)在B2單元格中錄入“銷售費用”的科目編碼“6601”（編碼可從“會計科目表”中查找）時，利用VLOOKUP函數(shù)，在“會計科目表”（圖1）單元格區(qū)域“$A$2：$B$7”中找到“6601”在首列中的第6行，則該行對應(yīng)第2列單元格的內(nèi)容則為“銷售費用”，因此，在“會計憑證表”（圖2）中C2單元格則自動顯示“銷售費用”科目名稱。C2單元格公式設(shè)置完畢后，采用自動填充功能即可完成其他一級科目名稱的公式設(shè)置。同理，分別以“會計科目表”（圖1）單元格區(qū)域“$C$2：$D$7”和單元格區(qū)域“$E$2：$F$7”作為VLOOKUP函數(shù)的查找區(qū)域；分別以“會計憑證表”（圖2）中單元格D2和F2為查找對象，就可以分別生成“銷售費用”的二級科目與三級科目名稱。同理，利用自動填充功能完成其他二級和三級科目名稱公式設(shè)置。

值得注意的是，在錄入科目編碼時，如果錄入的是下級明細科目的編碼，則必須同時補充錄入其上級科目編碼，以保證在各級次的科目金額匯總時不會發(fā)生數(shù)據(jù)的遺漏。例圖2中，如果業(yè)務(wù)發(fā)生詳細到三級明細科目“22210102”，則必須將一級科目編碼“2221”和二級科目編碼“222101”補充錄入完整。

3.科目匯總表的編制說明

科目匯總表的樣式設(shè)計如圖3所示，財會人員可根據(jù)需求分別生成總賬科目匯總表或明細科目匯總表。圖3中B列和C列會計科目的排列次序應(yīng)與“會計科目表”（圖1）中會計科目的次序排列相一致，以方便使用自動填充功能完成其他科目金額欄相應(yīng)的計算公式設(shè)置。借方金額公司設(shè)置如下，以圖3單元格A2的公式設(shè)置為例，可將A2單元格的計算公式設(shè)置為“=SUMIF（會計憑證表!G：G，B2，會計憑證表!M：M）”，即在“會計憑證表”中的G列查找“科目匯總表”B2單元格的內(nèi)容，找到之后將所有符合這個條件所對應(yīng)的M列的金額進行相加，即可篩選并匯總出“銀行存款”科目的借方金額當(dāng)期發(fā)生額匯總數(shù)。同理，將圖3“科目匯總表”中D2單元格的計算公式設(shè)置為“=SUMIF（會計憑證表!G：G，B2，會計憑證表!N：N）”，即將對M列借方金額的匯總改成對N列貸方金額的匯總即可。利用自動填充功能完成其他科目借、貸方金額匯總。

對明細科目進行科目匯總方法同上，在“科目匯總表”中只需變更科目編碼與科目名稱，以及變更在“會計憑證表”中的查找范圍即可完成明細科目的匯總。例圖4中A2單元格計算公式的設(shè)置（見圖4中編輯框中所列示公式）。根據(jù)生成的科目匯總表就可以簡單輕松地編制總賬、明細賬以及會計報表了。

圖4 三級明細科目匯總表

利用Excel來編制科目匯總表及進行賬務(wù)管理，其方法簡單明了，易于掌握。對于小企業(yè)、家庭作坊或個體經(jīng)營者來說，由于簡單明了的操作方法能夠起到減少賬務(wù)處理過程中差錯的發(fā)生，同時也能起到提高工作效率和逐步規(guī)范賬務(wù)處理程序的作用，因而此操作方法在這類小企業(yè)的賬務(wù)處理過程中具有現(xiàn)實的指導(dǎo)操作意義。

[1]付姝宏，梁潤平.Excel在會計中的應(yīng)用[M].中國人民大學(xué)出版社，2011（4）.