中小企業(yè)檔案管理存在問題與對策

林蘇

摘 要：中小企業(yè)檔案對企業(yè)的發(fā)展有著重要的參考利用價值。由于受諸多因素的制約，中小企業(yè)檔案工作存在管理不善等問題，表現(xiàn)在：檔案管理意識淡薄；管理制度不健全；檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低；檔案管理不規(guī)范；基礎(chǔ)設(shè)施不完備等。解決中小企業(yè)檔案管理問題的對策有：宣傳檔案價值，增強檔案意識；加強制度建設(shè)，科學(xué)管理檔案；加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)；注重基礎(chǔ)設(shè)施，跟上時代步伐；提高服務(wù)意識，發(fā)揮檔案價值。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè) 檔案管理 問題 對策

中圖分類號:G270文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2012）07-274-02

在整個國民經(jīng)濟發(fā)展過程中，中小企業(yè)占有十分重要的地位。中小企業(yè)在繁榮市場、增加就業(yè)機會、方便群眾生活、推進技術(shù)創(chuàng)新、拉動民間投資、優(yōu)化經(jīng)濟結(jié)構(gòu)等方面，都發(fā)揮著十分重要的作用。中小企業(yè)各職能部門在綜合運用資源條件、勞動力、資本、科學(xué)技術(shù)、流通手段、企業(yè)信譽等要素，制造產(chǎn)品獲取利潤和創(chuàng)造經(jīng)濟效益，實現(xiàn)企業(yè)基本目標的活動中，產(chǎn)生了各種形式的原始記錄材料，形成了中小企業(yè)檔案。這些檔案對企業(yè)今后的發(fā)展有著重要的參考利用價值，是企業(yè)寶貴的情報財富。對中小企業(yè)檔案的科學(xué)保管和合理利用，將產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟效益。但是，由于中小企業(yè)在經(jīng)濟基礎(chǔ)、技術(shù)設(shè)備、人員配備、管理機制等方面受到諸多因素的制約，在檔案管理方面，存在諸多管理不善的問題。這種狀況若不加以重視和糾正，對企業(yè)或?qū)ι鐣紝⒃斐蔁o法彌補的損失。本文就當前中小企業(yè)檔案管理存在的問題分析其原因及對策。

一、中小企業(yè)檔案管理存在的主要問題

（一）檔案管理意識淡薄

首先是中小企業(yè)經(jīng)營管理者大多將追求經(jīng)濟效益最大化作為企業(yè)的重要目標，而忽略了檔案管理的重要性。多數(shù)企業(yè)的負責人認為檔案工作不能直接完成某項指標，或不能創(chuàng)造直接經(jīng)濟效益，因此，對檔案工作重視不夠，未能將檔案管理工作放在重要的位置上；其次是中小企業(yè)工作人員檔案意識淡薄，重用輕藏，圖自己方便使用，不主動配合檔案管理人員做好企業(yè)文件資料歸檔工作，造成檔案收集難、歸檔率低，直接影響檔案工作其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的進行。

（二）檔案管理制度不健全

我國對企業(yè)檔案管理有統(tǒng)一的法規(guī)，根據(jù)我國檔案管理基本原則中“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的組織原則，企業(yè)檔案工作應(yīng)該是在地方檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，管理好本單位的檔案。但是，中小企業(yè)由于本身管理機制的制約，未能根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)進行貫徹落實，也少有根據(jù)企業(yè)本身的特點制定切實可行的檔案管理制度。而地方檔案行政管理機構(gòu)對于企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督也缺乏力度。由于缺乏健全的制度規(guī)范和監(jiān)督機制，所以中小企業(yè)檔案的收集、整理、鑒定、保管等環(huán)節(jié)無法按章執(zhí)行，從而造成重要檔案信息流失，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

（三）檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低

由于中小企業(yè)受經(jīng)濟基礎(chǔ)的制約，在人員配備方面也力求精簡。一個職員兼多種職務(wù)的情況在中小企業(yè)中是常有的。據(jù)調(diào)查，許多中小企業(yè)的檔案管理工作都是由辦公室某一人員兼管，很少有設(shè)立專職檔案管理員。這種兼職檔案管理員，要么缺乏檔案管理專業(yè)素養(yǎng)，要么由于一身多職，顧此失彼，難以做好檔案管理工作。中小企業(yè)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)也不夠重視，影響了檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提高和視野的開闊。一些檔案管理人員自覺學(xué)習(xí)意識不強，對企業(yè)工作流程和技術(shù)知識不熟悉，也無法適應(yīng)新形勢下中小企業(yè)檔案工作的需要。

（四）檔案管理不規(guī)范

中小企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是未能按時按質(zhì)收集檔案。根據(jù)國家有關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在次年六月底以前完成上一年文件資料歸檔工作。但許多中小企業(yè)的檔案收集工作未能按時完成，這就很容易造成檔案資料的流失，導(dǎo)致檔案收集不齊全。二是檔案整理不規(guī)范。有的不及時整理檔案，幾年的檔案推積在一起混亂不堪；有的對檔案分類不明晰，缺乏系統(tǒng)性、完整性，查找利用很不方便。三是保管不安全。多數(shù)中小企業(yè)沒有使用專門的檔案柜存放檔案，只是將檔案存放在一般的文件柜中，既不利于檔案物質(zhì)上的安全，容易因潮濕和灰塵而受損；也不利于檔案保密上的安全，容易泄露企業(yè)的商業(yè)秘密。

（五）基礎(chǔ)設(shè)施不完備

一是保管檔案的基礎(chǔ)設(shè)施不完備。檔案保管工作就是根據(jù)檔案的成分和狀況，為延長檔案壽命而采取的一系列存放和安全防護措施，這些措施包括存放檔案的庫房、檔案柜以及保護檔案的“八防”措施（防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜）等。但許多中小企業(yè)在這些方面的設(shè)施并不完備，有的甚至幾乎沒有，致使檔案壽命大大縮短。二是檔案信息化的相關(guān)設(shè)施跟不上。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大型企業(yè)信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不斷深入和完善，但是中小企業(yè)在信息化方面的相關(guān)設(shè)施還跟不上，如OA辦公管理系統(tǒng)、檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)等，或配備不全或沒能及時更新，致使諸多相關(guān)信息捕捉不到，無法真正推進檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、信息化進程。

二、加強中小企業(yè)檔案管理的對策

（一）宣傳檔案價值，增強檔案意識

要大力宣傳檔案知識，增強中小企業(yè)人員的檔案意識。通過電視、報紙、網(wǎng)絡(luò)等各種媒介的專題報道和舉辦檔案展覽、專題教育、發(fā)布編研成果等宣傳活動，讓中小企業(yè)全體人員認識檔案信息的重要價值和檔案管理工作的重要性，都來關(guān)注檔案工作和信息發(fā)展現(xiàn)狀，從而提高檔案意識。檔案工作人員要督促和指導(dǎo)單位內(nèi)各業(yè)務(wù)部門，重視文件的平時歸卷和收集歸檔工作，只有全方位地增強檔案意識，才能提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息增值，為企業(yè)和社會創(chuàng)造信息財富。

（二）加強制度建設(shè)，科學(xué)管理檔案

地方檔案行政管理機構(gòu)應(yīng)加大對中小企業(yè)檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督力度。中小企業(yè)應(yīng)在遵循國家大政方針的前提下，根據(jù)企業(yè)自身的具體情況制定可行性的規(guī)范和準則，把檔案管理工作作為一項制度性任務(wù)來抓，為檔案管理每一個環(huán)節(jié)制定完備的工作細則和監(jiān)督機制。確保檔案從收集、整理到保管、利用服務(wù)，每一個環(huán)節(jié)都落到實處。檔案管理人員要對檔案進行規(guī)范化、科學(xué)化管理，除重點管理好有關(guān)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、股權(quán)、信用、收益分配、商務(wù)合同的檔案外，還應(yīng)根據(jù)本企業(yè)經(jīng)營特點有所側(cè)重，如：生產(chǎn)加工型企業(yè)重點要做好產(chǎn)品、銷售檔案的管理；研發(fā)型企業(yè)重點要做好知識產(chǎn)權(quán)、科研項目檔案的管理；服務(wù)型企業(yè)重點要做好客戶檔案的管理等。

（三）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專業(yè)素養(yǎng)

檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)是檔案工作的一項重要基礎(chǔ)工作。要加強檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，首先，必須根據(jù)中小企業(yè)檔案管理人員的特點和要求，舉辦形式多樣的培訓(xùn)班，有針對性地解決中小企業(yè)檔案管理急需解決的問題；其次，培訓(xùn)的內(nèi)容要跟上社會發(fā)展的步伐，及時將檔案管理的新技術(shù)，新方法、新理念傳授給受訓(xùn)者，增強檔案人員與時代步伐相一致的時代意識，幫助他們更新知識，掌握新技術(shù)，以滿足新形勢下企業(yè)檔案管理的需要；第三，要重視檔案培訓(xùn)師資隊伍建設(shè)。培訓(xùn)教師要具備過硬的專業(yè)理論知識和技能，熟練掌握檔案管理工作的政策、法規(guī)、標準，了解現(xiàn)代社會有關(guān)檔案管理的新知識和新信息，圍繞檔案工作的重點、難點和熱點問題，有的放矢地開展培訓(xùn)，從根本上提升中小企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。

（四）注重基礎(chǔ)設(shè)施，跟上時代步伐

首先要配備保護檔案的基礎(chǔ)設(shè)施，根據(jù)檔案數(shù)量的多少設(shè)立適用的檔案庫房或?qū)Ｓ脵n案柜等，同時要適當采用“八防”措施，保證紙質(zhì)及各種特殊載體檔案的安全，以利今后的參考利用；其次要與企業(yè)的其他經(jīng)營管理同步設(shè)計、同步規(guī)劃，配套現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，保證檔案信息管理與社會發(fā)展和企業(yè)發(fā)展要求相適應(yīng)，把檔案室建設(shè)成為企業(yè)信息中心。檔案在企業(yè)科研、生產(chǎn)和改革發(fā)展中具有不可替代的作用，在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施上肯于投入資金，為企業(yè)全部檔案信息的有效管理提供物質(zhì)基礎(chǔ)，將有利于企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和集成化，有利于檔案資源優(yōu)化，有利于滿足企業(yè)對檔案信息的利用需求。這種資金投入必將產(chǎn)生巨大經(jīng)濟效益，使企業(yè)得到應(yīng)有的回報。

（五）提高服務(wù)意識，發(fā)揮檔案價值

檔案只有在提供利用服務(wù)中才能發(fā)揮其價值，檔案提供利用服務(wù)，是檔案工作的重要環(huán)節(jié)和根本目標。中小企業(yè)檔案管理人員應(yīng)充分認識檔案工作的服務(wù)性質(zhì)，提高服務(wù)意識。首先，檔案管理人員應(yīng)采取多種方法，調(diào)查了解企業(yè)內(nèi)部的檔案需求情況，全面掌握企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)性質(zhì)和需求動態(tài)，以便及時、合理地組織檔案信息，提供利用；其次，要隨時跟蹤分析企業(yè)內(nèi)部檔案需求的變化，及時調(diào)整工作重心，有重點地整合專題信息，不斷豐富檔案內(nèi)容，保證檔案信息服務(wù)的準確性和及時性，提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案在中小企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展中的價值作用。

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（作者單位：廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理系 廣東廣州 511450）

（責編:賈偉）