EPC總承包項目文件管理工作探討

夏世桂，秦濤，杜銘

(中國水電顧問集團成都勘測設計研究院，四川成都610072)

1 項目文件管理的工作內容、要求及方法

(1)項目文件是真實記錄工程建設全過程的有力依據，項目文件管理工作是工程建設的最基本工作之一。工作內容主要包括:收集、整理、歸檔、分類、編目等環節。

(2)真實、完整、系統是項目文件管理的最基本的要求，其整理歸檔必須符合國家相關規范、標準，分類、編目必須清晰準確，以便于查找利用。

(3)項目文件管理是一個系統性工程。因此，應按系統管理的方法進行項目文件的管理，策劃、實施、績效檢查和持續改進是其最基本的方法。

2 項目文件管理策劃階段的工作內容

項目文件管理前期策劃工作至關重要，其為日后項目文件管理工作的順利開展提供了指導依據，同時也為工程完工后的竣工檔案編制工作提供了重要的支撐文件。所謂的前期策劃，就是將項目文件管理工作納入工程建設管理工作并成為其重要部分，制定相應的工作目標和工作計劃，同時為實現目標計劃建立相應的管理制度。

2.1 制定工作目標計劃

EPC總承包項目文件主要由勘測設計文件、設備采購文件、施工管理文件、工程驗收資料、質量保證資料、竣工圖、商務文件(合同結算及財務決算)組成。項目文件管理的工作目標為:項目建設文件收集完整、準確，真實反映工程建設全過程。以項目文件作為支撐文件編制的工程竣工檔案應全面、直觀的反映工程項目質量、安全、工期、造價等方面，且分類編目清晰，便于查找利用，從而實現檔案的自身價值。

2.2 建立并完善實用、有效的管理制度

所謂制度，簡單地說就是紀律或規矩。它能夠對相關行為作出規范和約束，以確保工作的順利展開。制度是執行力的保證，在項目管理工作中經常強調的制度化管理具有其重要意義，建立完善的項目文件管理制度與否，關系到項目文件收集的好壞，直接影響竣工檔案的編制質量。筆者根據多年工作經驗，認為總承包項目文件管理制度的建立應包括以下方面:施工分包單位文件管理職責、監理單位文件管理職責、文件管理組織機構、文件的行文格式要求、文件收集范圍、文件整理要求、竣工圖編制要求、文件歸檔后的分類編號等。以筆者所在單位為例，由于項目文件管理制度健全，各施工分包單位有章可循，項目施工文件收集的比較齊全，故在工程完工后，竣工檔案編制工作進行順利，取得了項目管理的預期效果。

2.3 策劃管理流程

項目實施過程是一個系統工程，涉及專業面廣。而成立由檔案人員、工程技術管理人員、工程監理人員組成的建設文件管理小組，發揮其各自的專業長處，負責督促施工分包單位日常施工文件的收集管理，是確保施工文件的內容完整、數據真實的有效保證。同時，小組成員擔負著對各施工分包單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告、隱蔽工程驗收記錄等真實性、完整性的審核，使其項目文件管理處于受控中，從而確保了竣工檔案編制的質量，使竣工檔案在工程項目合同決算、工程質量安全追溯中真正發揮了憑證作用，達到了收集、整理竣工檔案的目的。工作小組工作流程見圖1。

圖1 工作流程圖

3 EPC總承包項目文件管理實施階段的工作內容

3.1 檢查文件收集情況

在工程建設實施階段，總承包單位檔案管理人員、工程技術人員應經常深入各施工單位，監督、檢查項目施工文件的收集管理情況，及時糾正所發現的問題，使問題得到整改，進而保證項目文件收集的完整、規范。在總承包單位對青龍水電站施工分包單位進行抽檢中，發現某單位混凝土襯砌工程質量評定資料中只有開倉證、測量資料而缺少模板形體資料、原材料試驗資料作為其佐證資料，于是責成施工單位及時整改。由于發現及時，資料很快就找到并補齊。為了有利于后續工作的有效開展，總承包單位可以主動聯系項目所在地的檔案機關，邀請相關檔案工作專職人員對工程項目檔案進行檢查指導并提出意見。

3.2 充分發揮監理的職責

《國家重點建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》DA/T28－2002中明確規定監理單位對工程檔案負有兩個方面的責任:一方面是負責收集、積累監理工作形成的文件，按要求整理編制后移交建設單位;另一方面是負責監督、檢查項目建設過程中的文件收集、積累和完整、準確、系統的情況，審核、簽署竣工文件。因為監理參與了工程建設的全過程，對關鍵部位和工序進行了旁站監理，熟悉建設過程中的每個環節，因此，充分發揮監理工作的職能，對保證工程文件的收集完整，確保竣工檔案的質量非常重要。

4 項目文件管理中應注意的問題

水電工程結構復雜、建設工期長，從勘測、設計、施工、安裝到驗收等所形成的項目文件繁多，雖然有合同要求和相關管理制度，但各施工分包單位在建設過程中施工文件的收集管理工作也暴露出了一些問題，如對施工文件收集、管理工作重視程度不夠，少數施工分包商對檔案工作的認識存在一些誤區，存在“重建設、輕過程文件管理”的思想。在項目實施過程中，將更多的精力放到了抓進度、抓質量、抓關鍵目標的實現上，而忽視了對建設文件、資料的收集管理，從而造成文件管理人員不穩定，流動性大，變動頻繁，通常不能在整個工程建設自始至終，其后果直接導致項目施工文件收集不完整，存在丟失現象，導致工程完工后少數施工單位歸檔工作不及時，處于被動歸檔狀態，給竣工檔案的編制工作帶來了一定的影響。解決的辦法是:加強《檔案法》的宣傳和學習，充分認識項目檔案這一無形資產的重要性;同時，實行檔案保證金制度，將檔案保證金制列入建設工程合同中，采取一定的經濟手段加以制約，從而引起施工單位對建設檔案的高度重視，促進施工單位注重工程文件的收集、整理，確保歸檔文件的準確、完整。

5 結語

EPC項目建設工程中項目文件收集管理的好壞直接影響工程竣工檔案的完成質量。筆者認為:做好項目文件的收集管理必須嚴格管理流程，發揮監理職責，檢查監督常態化，同時要強化檔案管理意識，加強各相關單位之間的相互協作溝通，工程管理人員與檔案管理人員之間的相互配合是至關重要的。