白龜山水庫數字化檔案管理系統

□白淑萍（河南省白龜山水庫管理局）

1.引言

白龜山水庫始建于1958年，經過興建、度汛、續建三個階段歷時8年的建設，于1966年8月竣工，其后,又相繼進行了“75.8”大洪水后的大壩加高和1998—2006年前后近8年時間的除險加固。50多年來，白龜山水庫在復雜的工程建設、機構變遷、安全監測、技術研究以及日常運行管理工作中，形成并積累了大量的科技、文書、會計、實物等不同門類和載體的檔案資料。但由于受傳統管理手段的限制，這些長期積累的檔案資料，大都以紙張等傳統物理形式存在，隨著時間的推移和紙張的老化，使得檔案資料的損毀現象日趨嚴重，給檔案資料的管理和利用造成了極大的壓力和困難。

為搶救老化損毀的紙質檔案，尤其是具有永久保存價值的工程規劃、設計及建設資料，改變落后的人工管理模式，最大限度地保護和利用檔案信息資料，以適應檔案管理工作的信息化發展要求，白龜山水庫管理局根據單位自身檔案管理工作狀況和檔案應用實際，研究開發了白龜山水庫數字化檔案管理系統。

2.系統概述

2.1 概述

白龜山水庫數字化檔案管理系統，由掃描加工平臺和管理應用系統兩部分組成。掃描加工平臺為系統管理人員把文書、科技等各種以傳統介質形成的檔案資料信息，掃描錄入到計算機中，提供必要的支持，幫助其對檔案信息進行數字化加工處理，進而納入系統相應數據庫中進行存儲管理。

管理應用系統運用靈活的立卷歸檔模式，通過對各種類型檔案的著錄標引、檔案整理（立卷歸檔）及全文檢索功能，實現了以網絡為基礎的數字檔案為數據源的集成，包括掃描件、各種格式的圖象文件、聲音文件、視頻文件的多媒體應用。當掃描錄入批量檔案時，可以不與系統中的文件條目著錄同步，而同樣能夠實現系統的自動調用，同時智能地依次從磁盤陣列、服務器中存取相關數據，提供利用。根據用戶的職能，賦予用戶不同的級別和權限，使不同用戶擁有不同的系統操作界面，提供方便的數字化檔案信息查詢服務。同時，基于網絡多層的授權控制機制，可以讓系統有效地保證數據的安全。

2.2 系統結構體系

系統采用標準的三層軟件結構體系,即數據表現層的系統交互界面、應用邏輯層的專業功能實現和數據層的數據庫管理。數據表現層實現系統數據信息的輸入、輸出管理；應用邏輯層為實現系統要求的各專業功能目標，提供邏輯支持；數據層根據應用邏輯層的不同需求，提供相應的資料數據。系統體系結構如圖1所示。

3.系統功能

白龜山水庫數字化檔案管理系統由數據管理、系統管理、檔案查詢和業務管理4大功能模塊組成。通過各個模塊功能的正常發揮，可以輕松地實現對數字化檔案資料的全面管理和靈活高效的運用。

3.1 數據管理

數據管理包括文書、會計、人事、科技、照片、聲像、實物等各種不同類型的檔案數據的管理，其主要任務是把關系型數據庫中已歸檔的檔案記錄，導出成檢索庫記錄文件，用于全文檢索。

3.1.1 文書檔案管理

圖1 白龜山水庫數字化檔案管理系統體系結構圖

文書檔案管理實現發文與收文的登記、查詢、文檔補錄與導入、導入編輯、文檔整理、整理編輯、歸檔確認、查詢、打印和文檔統計等功能。

3.1.2 會計和人事檔案管理

分別實現財務報表、憑證等財務檔案和人事檔案的錄入、補錄、歸檔、查詢打印和文檔統計等功能。

3.1.3 科技檔案

科技檔案管理實現對科技檔案的文書與圖紙的錄入、補錄、歸檔、查詢打印和文檔統計等功能的全面管理。管理的原則是以工程為單元，以工程文件和工程圖紙為對象，全面實現科技檔案數字化管理和應用。

3.1.4 照片和聲像檔案管理

照片檔案管理是將掃描之后的照片由計算機進行分類、分主題實施管理；聲像檔案管理是利用媒體技術，對原始錄音帶和錄像帶進行數字化制作，最終提供媒體聲像文件，同時對新產生的聲像文件檔案進行分類管理。系統提供照片和聲像基本信息錄入、查詢、補傳和編輯整理以及照片和聲像刪除查詢、歸檔確認等功能。

3.1.5 實物檔案管理

實物檔案管理是實現對實物基本信息錄入、查詢、補傳、編輯整理以及實物刪除查詢、歸檔確認等內容和環節進行計算機管理。

3.2 系統管理

系統管理采用向導式的配置方法，以使系統適應單位的具體情況，系統管理模塊負責對系統進行統一的規劃管理，包括設置系統運行所需的基本參數、安全機制和用戶管理。

3.2.1 用戶管理

用戶管理采用系統功能的權限管理體系和檔案查詢權限管理體系兩種方式，實現對系統的權限管理。包括新建系統用戶、分配系統權限、修改系統權限、分配檔案權限、修改檔案權限、用戶資料信息、修改用戶密碼等功能。

3.2.2 日志和參數管理

日志管理包括：登錄統計、行蹤查詢、模塊查詢、訪問查詢、館藏統計、利用目的詳情、常用詞統計、利用日志、庫房安檢錄入庫房安檢查詢等詳細的系統日志管理功能，據以實現用戶登錄系統的全程跟蹤，并能輕松查詢系統日志；參數管理則包括安全設置、職責設置、菜單設置、配置文件設置、文書分類、科技分類等功能。

3.3 檔案查詢

檔案全文檢索采用全文檢索技術建立索引，使用戶能夠通過檢索技術檢索自己所需的信息。系統檢索方式分為直接檢索和復合檢索兩種功能，對于新增加的信息，能夠及時建立索引，使文章能夠及時發布，及時檢索獲得。直接檢索以直接輸入關鍵字為條件，進行全文檢索；復合檢索以輸入關鍵字、文件著錄的時間、類別為條件進行全文檢索。檢索速度達到毫秒級，檢索極限多達上億條記錄。

3.4 業務管理

業務管理功能模塊針對檔案的借閱、銷毀和移交業務分別提供了相應的管理功能，其中：檔案借閱系統提供了檔案的借閱登記、檔案歸還登記、檔案催還、檔案借閱統計和檔案借閱清單等功能；檔案銷毀系統提供了對文書檔案銷毀管理的功能，包括檔案銷毀以及銷毀查詢、銷毀整理、銷毀確認和銷毀清單打印等功能；檔案移交系統提供了對檔案移交管理的功能，主要包括檔案移交登記、檔案移交查詢、檔案移交整理、檔案移交確認和檔案移交清單打印等功能。

4.結語

系統通過對紙質、聲像、照片和實物等檔案信息的數字化處理，從根本上解決了以紙質、照片等傳統介質形成的檔案資料，在管理工作中存在的檔案介質老化、資料損毀流失以及對檔案資源利用的局限等突出問題,改變了檔案工作重管理輕應用的固有傳統，突破時間和空間限制，提供了便捷的數字化檔案信息管理和查詢服務。通過網絡多層系統安全設置和多層授權控制機制，為保證檔案資料數據的安全提供了可靠保障，真正實現了在網上對數字化檔案資料信息的全面管理與應用。