拒絕煩瑣輸入 文檔編輯要高效

平常我們在編輯文檔的過程中，總有一些語句需要重復輸入，比如公司名稱、郵箱地址、通信方式、某些特殊符號和文章中已經輸入的某些短語等。對于這樣的詞匯，如果每次都按部就班逐字輸入，顯然要浪費許多時間。對于文檔編輯高手來說，他們通常會采用一些簡單而有效的方式來提高輸入效率。這些方式究竟是什么呢？別急，下面我們就來揭秘一下。

常用短語，輸入法幫忙

在撰寫文檔中經常會遇到像公司名稱、通信地址等內容。不妨請輸入法幫忙，利用其提供的造詞或自定義短語功能，將相應內容添加到詞庫中，以后再使用時，只需按下設置的按鍵，就能快速完成內容的輸入工作。目前幾乎所有的中文輸入法都支持該功能，下面以QQ五筆為例，說說操作流程。

切換到QQ五筆輸入法，點擊工具條右側的“打開工具箱”按鈕，在出現的工具列表中選中“詞庫”選項，打開“QQ五筆詞庫管理”對話框。選擇左側的“自定義短語”項，在右側點擊“添加”按鈕（如圖1），打開“編輯短語”對話框。在“縮寫”文本框中輸入調出該短語所用的字母（可以根據短語的性質確定字母，比如要定義地址，可以輸入“wddz”，即“我的地址”的首個拼音），然后在自定義短語輸入要定義的短語（支持多行、空格、回車和特殊字符）。設置完畢，保存修改并返回上級對話框（如圖2），按下“確定”按鈕即可。以后要輸入通信地址時，只需按下“wddz”，相應的信息就會按設置的格式出現在文檔中了。

tips

如果不想添加短語，只想添加詞語（比如公司名稱或自己的姓名），可以在QQ五筆的工具列表中單擊“造詞”，打開相應的對話框，按提示進行操作。和自定義短語不同的是，造詞不允許添加漢字或外語短詞之外的內容，也就是說不支持多行、空格、回車、標點符號和特殊字符等。

時效性高頻，替換相助

本文討論的“時效性高頻”，是指只在某篇文章中需要反復輸入的詞語，在其他文章中不一定用到。對待這樣的詞語，無需用造詞或自定義短語的方法將其添加到詞庫中，但可用替換的方法加快輸入效率。

假設在編輯某篇文檔時，經常要輸入“初二三班王曉明和初三四班張雯雯”這幾個字。 在這里固然可以用復制粘貼的方法來提高輸入效率，但如果在編輯的過程中，還經常需要復制一點其它內容，那么原先剪貼板的內容就會被替代，這樣為了達到能復制粘貼“初二三班王曉明和初三四班張雯雯”的目的，就不得不反復復制這幾個字，致使輸入效率降低，但如果用替換法，效果就不一樣了。

在遇到需要輸入“初二三班王曉明和初三四班張雯雯”時，不輸入相應字符，而是輸入幾個非常簡單，但與文檔內容無關的字符，如“123”。文檔編輯完畢，在Word主界面的“開始”標簽的工具欄中，單擊右側的“編輯/替換”，打開“查找和替換”對話框（如圖3），然后在“查找內容”文本框中輸入“123”，“替換為”文本框中輸入“初二三班王曉明和初三四班張雯雯”，點擊“全部替換”按鈕，現在看看，文檔中的“123”是不是全部被替換為“初二三班王曉明和初三四班張雯雯”了？

tips

這種方法對輸入某些出現頻率較高的特殊字符非常有效。因為相對于漢字和數字來說，特殊字符的輸入畢竟要難一些。此外，在Word中，可以利用F4鍵快速輸入一些重疊詞組，比如我們要輸入“辛辛苦苦”這個詞，如果輸入法中并未提供這個詞，而只有“辛苦”這個詞，我們可以先輸入“辛苦”，然后將光標定位到“辛”與“苦”之間，再按下F4鍵，“辛辛苦苦”這個詞就出來了。