電子標簽技術及其在檔案管理中的應用

招遠市廣播電視臺 冷海梅

電子標簽技術及其在檔案管理中的應用

招遠市廣播電視臺 冷海梅

最近無線射頻識別技術RFID得到社會各界的廣泛關注，有著巨大的市場應用前景。檔案管理信息化是各級部門不懈追求的目標。本文在介紹RFID技術的基礎上，分析了RFID技術將對檔案管理信息化的促進作用。

RFID技術；檔案管理；信息化

1.前言

RFID（Radio Frequency Identification）即無線射頻識別，常稱為感應式電子晶片或感應卡、非接觸卡、電子標簽、電子條碼等。這種容編碼、識別、數據采集、自動錄入和快速處理等功能于一體的新興信息技術以其獨特的技術性能，廣泛應用于各行各業，迅速地改變著人們的工作方式和生產作業管理，極大地提高了生產效率，在各種應用環境中得到了廣泛應用。目前，此項技術在國內檔案管理領域開始使用。

2.檔案管理的現狀與問題

（1）檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長

傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種手工處理方式耗費大量勞動和時間，使得整個流程既繁瑣又低效。

（2）檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時長

雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，一旦檔案存取時沒有按規定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成查找困難。

（3）檔案的盤點操作不科學

由于檔案數量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內，每個檔案盒內存放的檔案種類、數量均不相同，如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。

（4）對失效檔案的管理滯后

由于傳統管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發現和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

3.電子標簽技術（RFID）在檔案管理中的應用

3.1 RFID技術簡介

一個典型的RFID系統由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。讀寫器將特定格式的數據寫入RFID標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數據，從而實現對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能。

3.2 基于RFID的檔案自動化管理系統功能模塊設計

一套基于RFID技術的檔案管理自動化管理系統，其主要由RFID數據管理系統和檔案管理信息系統組成，如圖1所示。

RFID數據管理系統與檔案管理信息系統通過系統接口實現系統間的對接，由RFID數據管理系統實現檔案數據的收集、儲存、讀寫電子標簽；檔案管理信息系統實現對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統用戶設置不同權限，以實現對用戶的安全性管理。

圖1 基于RFID的檔案自動化管理系統功能模塊架構

3.2.1 RFID數據管理系統

該系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫；手持式閱讀器是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。

3.2.2 檔案管理信息系統

該系統由儲位管理子系統、查詢管理子系統、銷毀管理子系統和安全管理子系統構成。各子系統的主要功能如下：

（1）儲位管理子系統：該子系統能夠實現檔案自動識別模塊所儲存的檔案盒編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進行檔案的出入庫時較好地實現檔案儲位的定位。

（2）查詢管理子系統：在檔案需要被查閱時，由該子系統提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發出出庫指令，指令通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業。

（3）銷毀管理子系統：檔案入庫前，在銷毀管理子系統中設定每份檔案的保管期限，當到達保管期限時，銷毀管理子系統自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作進一步處理。

（4）安全管理子系統：當檔案盒在非正常情況下離開儲位，安裝于儲位區的閱讀器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統，監控模塊將會把這一異常信息立即發送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機控制中心發出警報。

3.3 基于RFID的硬件檔案管理系統

（1）標簽信息項的設定

檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。庫位標簽上儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區間及數量。

（2）標簽安裝

在檔案標簽中，將電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。而儲位標簽在儲位不需要調整或者標簽沒有損壞的情況下，一般只需安裝一次。儲位標簽直接安裝在儲位正下方的支撐橫梁上。

（3）閱讀器安裝

在檔案室墻壁或天花板上安裝閱讀器，設備的正常工作需外接110-240VAC電源適配器，并有局域網或無線局域網覆蓋，以進行數據傳輸。將RFID標簽閱讀器RJ45口與電腦網口相連接，從而可將RFID標簽閱讀器讀取的數據通過網絡或無線網絡的方式傳回服務器。

（4）天線安裝

為確保檔案標簽數據的讀取，需要根據檔案室實際情況，包括檔案柜、檔案密集架的尺寸樣式、材料來確定天線布置，確保最佳讀寫效果，天線需要定制。

4.RFID技術應用于檔案管理信息的優點

4.1 讀取便捷

RFID以非接觸式讀取信息，管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息，有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。

4.2 讀取速度快

RFID可以同時讀取多個芯片信息，工作人員只需將其要借出的所有檔案放在自助借還機上，根據提示進行相應的點鍵操作，就可以一次性地借出系統默認的最大限量的檔案，將大大提高工作效率。

4.3 提高檔案清點速度

使用RFID進行館藏清點，只要用手持RFID閱讀器沿著柜架上下掃描一遍，事先存入RFID標簽里的檔案信息都將一一呈現，這樣不但極大地減輕了工作人員的勞動強度，簡化了工作流程。

4.4 減少錯架亂架率

采用RFID技術，只需在RFID閱讀器中輸入要找的檔案，沿著柜架依次掃描，一旦發現排架錯誤或找到所要的檔案時，立刻用聲光報警，這使得查找工作變得非常方便，也能顯著降低錯架亂架率。

5.結束語

雖然RFID系統在實際應用中有一定的缺陷，但隨著技術的成熟，標簽成本的降低，行業標準的制定，這種現代化的技術有很大的發展潛力，如果使其服務于檔案管理，將解決很多用傳統技術難以解決的難題，為檔案管理工作館注入新的活力。

[1]游戰清.無線射頻識別技術(RFID)理論與應用[M].電子工業出版社,2004.

[2]羅海勇.新一代超高頻RFID無線接口標準研究[J].電子技術應用,2006(5).

冷海梅（1966—），女，助理館員，主要從事辦公室檔案管理工作。