Word中郵件合并功能的應用

2012-05-25 08:54:14王凱洪曉藝

卷宗 2012年3期

王凱洪曉藝

摘要：郵件合并是Word中一項強大的高級功能，利用它可以快速有效地按照格式要求批量處理文字和圖片數據，生成Word文檔，進而大幅提高工作效率。

關鍵詞：Word；郵件合并；數據

一、郵件合并的功能特點

在日常辦公中，使用Word中提供的郵件合并功能可以快速有效地按照指定格式批量的將數據源中的圖文數據組織并生成Word文檔，如批量制作打印榮譽證書、準考證、錄取通知書、成績單、工資條等。不僅極大的減少了重復性操作，提高了工作效率和質量，而且能保證生成文檔內容、格式的統一。

實現郵件合并功能，前提條件是要有包含所需字段的數據源及已按照格式要求排版完成的一份Word文檔作為主文檔或稱模板文檔，之后就可以使用郵件合并功能將數據源中的數據合并到主文檔并打印或輸出目標文檔。

本文從高校學籍管理中常用的學生學籍卡的批量制作入手，探討郵件合并功能的應用。

二、帶照片學籍卡的制作

1、設計主文檔

主文檔或稱模板文檔，包含文本、表格、格式設置等固定不變的內容。使用Word根據要求，結合數據源數據內容制作學生學籍表。

值得一提的是，主文檔中如有使用表格管理數據的情況，需選擇表格并右擊打開快捷菜單，在級聯菜單“自動調整”中選擇“固定列寬”菜單項，用來保證合并后表格樣式不會由插入數據元素的多少或大小而發生變化，尤其是批量插入圖片文件時。此外，準備批量插入圖片的單元格可以適當更改單元格邊距，從而保證圖片文件的顯示效果。

2、準備數據源

只要能使用SQL語句控制的數據都可被用來作為數據源，如SQL server、Access、Excel等，因此郵件合并功能的實質即為對現有數據進行查詢并顯示。考慮到Excel在日常辦公中使用頻率較高，學生學籍信息的導入較為容易，在此選擇使用Excel制作數據源文件，將數據錄入到工作表中。

需要注意的是，如果郵件合并的數據元素有圖片，只需將圖片在計算機中的絕對路徑錄入單元格即可，但是需要把“”書寫為“\”。如絕對路徑為：“D:照片