公路工程檔案管理若干問題的控討

呂惠珍

摘要：由于公路建設工程檔案管理的重要性，文章對公路工程檔案管理中存在的問題進行了探討，并且從管理制度、信息化管理等方面提出了加強檔案管理的若干措施。

關鍵詞：公路工程；建設項目；檔案管理

公路工程檔案，是指從建設項目的立項、審批、勘察設計、施工、到竣工使用的全過程中形成的應歸檔保存的文件資料。這些工程檔案資料, 對工程質量的監督及今后的道路規劃、養護及改建、擴建具有重要的意義[1]。公路工程檔案，是真實記錄公路建設發展過程的第一手資料，它即維護著公路歷史發展歷程的真實性，又對公路的規劃建設，對工程質量起著重要的指導 、監督、保證作用，而且還是今后道路規劃、維修及改建、擴建等不可缺少的科學依據。因此，如何健全和完善公路建設項目的工程檔案管理工作，是擺在我們公路檔案管理人員面前的重要課題。

根據國家檔案局、國家發改委聯合發布的5重大建設項目檔案驗收辦法6規定：項目檔案是工程竣工驗收的重要組成部分, 未經項目檔案驗收或驗收不合格的建設項目, 不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以說, 公路工程檔案管理對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權, 充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外, 公路工程檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建有著十分重要的作用, 工程檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。因此, 做好公路工程檔案管理工作對公路檔案管理人員來說是十分必要的。

一、公路工程檔案管理過程中存在的問題

公路基礎設施的不斷完善，公路等級的不斷提高，公路建設項目的跨越式發展，對公路建設項目的檔案管理工作也提出了相適應的要求。一般而言，公路工程建設的完成耗時長，公路建設的每個階段 都有各自的檔案，致使公路工程檔案管理呈現復雜性、多樣性和成套性的特點。并且，由于可研、立項、招標、工期和管理等方面原因，工程檔案的收集、整理與歸檔工作總被拖曳滯后，最終有可能導致公路工程建設資料的不完備。目前嘗存在如下亟待解決的問題：

1、公路工程檔案沒有設立專門的檔案管理機構，或將工程檔案由技術管理部門代管，大多是普通辦公室，沒有防盜門窗，沒有報警防火措施，防蟲、防腐、消毒等設施沒有配備，對檔案安全造成威脅。

2、公路工程檔案信息意淡薄，有些單位仍處于封閉的工作狀態，習慣于只管檔案，人求我供，不求不供的被動工作狀態，即所謂的你來借、我來拿，坐門等客、看攤守堆[2],沒有形成檔案信息資源共享的理念。

3、公路工程檔案的收集整理標準不統一，建立統一的檔案整理標準是各公路部門首先要做的。比如以《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》為參考的單位，使其檔案收集整理不斷規范，盡可能使檔案的查閱、管理和驗收達到標準。

4、檔案工作落實不到位，如有些單位的檔案管理，只注重了形式，為了應付上級部門的檢查，使檔案工作不能落實到實處。一是，檔案機構設置及人事安排不到位。二是，相關的規章制度不健全，崗位設置不嚴密、檔案管理方法和操作流程不規范

5、公路工程檔案收錄的內容包含許多工程專業知識，比如施工圖紙、技術系數。這就要求檔案管理員不僅要具備檔案管理的專業知識技能，還要能夠理解公路工程的專業術語并能將相關數據進行基本分析。目前，缺乏能夠滿足兼備公路建設與檔案管理兩個層面專業知識技能的復合型人才。

6、具體操作上還存在規范化的問題，對項目文件字跡、圖樣，各種表格、簽字手續等還仍隨意性很大，有用圓珠筆、鉛筆簽字的現象，不能不引起足夠的重視。

7、所有現場指令、監理工程師通知、工程完成進度月報表、整改和反饋，內容的詳實和完整，都是不可忽視的問題。

二、解決公路工程檔案管理問題的方法

（一）增強管理意識，規范檔案管理

1、從源頭上抓起，首先要提高單位領導的工程檔案管理意識，領導主抓，員工盡力。工程檔案人員要在工程檔案的數據化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應用模式, 早日使工程檔案實現文檔一體化,充分體現出專業水準和與時俱進的創新精神, 為查閱者提供方便、快捷的服務[3]，單位工程檔案管理，應按單位實際建立硬件設施和合適的薪酬獎罰制度，從源頭方向形成有效約束體制，加大檔案管理各環節的指導和監管力度。

2、強化檔案人員的工作意識，努力做到以積極認真負責的態度工作，提高檔案工作的整體質量和效率。檔案人員要加強自身的業務能力，應積極地參加檔案管理、工程技術等業務培訓，全面掌握檔案管理和工程技能知識，確保歸檔后的工程檔案齊全、完整、準確、系統。檔案人員也要加強與一線施工的工程技術人員的聯系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程的檔案工作。

3、檔案管理部門，應經常性深入基層，監督檢查指導。檔案管理部門應經常性地組織人員深入到建設單位和施工工地進行監督檢查指導服務，把監督檢查指導工作貫穿于建設工程的全過程，及時糾正檔案資料收集不齊全，書寫材料不規范等現象的發生，把好檔案管理質量關，才能有效的提高建檔歸檔質量。

（二）從單位實際出發，健全工程檔案管理制度

根據《中華人民共和國檔案法》及其《檔案法實施辦法》、《國家重點建設項目檔案驗收規范》、《公路工程竣工文件材料立卷歸管理辦法》，公路主管部門應結合單位實際，制定出本單位公路工程檔案的管理辦法，使檔案管理人員能切實保證工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，更好的為公路工程建設項目服。務必確保檔案工作可納入公路工程計劃和崗位責任制中；并且實現檔案工作與公路工程建設進度同步，與公路工程工作檢查同步，與公路工程竣工驗收同步。建立一個切實可行的公路工程建設項目檔案工作監督體系。

（三）推進工程檔信息化管理，充分發揮檔案的服務功能

傳統的工程檔案管理是基于人工的管理過程, 管理效率低下, 檔案檢索、查找和利用十分不便。在編制竣工檔案過程中需投入大量的人力、物力, 編制周期長、出錯率高, 編制完成的工程檔案基本上只有紙文檔, 無法提供作為信息化基礎的電子文檔資料, 很多的資料、檔案都成了死資料，以使調閱受限。因此，推進工程檔案信息化管理，是時代發展的需要。檔案信息資源開發利用必須以一定的信息資源為基礎，因此，在檔案信息資源的開發利用中，必須堅持資源建設與開發利用并重的原則，通過檔案信息資源建設保障可持續性地開發利用[5]。工程檔案人員要在工程檔案的數據化處理、電子檔案的收集、管理和利用方面探索新的應用模式, 早日使工程檔案實現文檔一體化, 為查閱者提供方便、快捷的服務。

（四）確保工程檔案的完整性，重視檔案信息資源的開發利用

檔案信息資源的開發利用必須以一定的信息資源為基礎，因此，在檔案信息資源的開發利用中，必須堅持資源建設與開發利用并重原則，通過檔案信息資源建設保障可持續地開發利用[4]。目前，我國的檔案信息資源開發利用仍處于起步階段，嘗未形成科學成熟的體系，檔案信息資源的開發利用工作成為一項復雜的系統工程。在管理過程中, 工程檔案頻繁傳遞和變更, 容易使檔案的完整性、有效性發生變化, 因此，工程檔案管理人員要及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄,才可能有效地了解檔案的來龍去脈, 防止其丟失、損毀、失效, 確保檔案的完整性和有效性, 確保各部門獲取及時、有效的檔案資料或信息。

此外，工程檔案的開發利用，是工程檔案管的最終目的。要做好檔案利用工作，發揮檔案的利用效果，就需要編制好檢索工具，完整、簡便的檔案檢索工具是檔案開發利用的基礎。具體做好如下工作：

1、突出服務性，注重工程檔案實用效果。工程檔案可以適當開放，通過科技咨詢、信息交流和科技推廣等業務，才能發揮工程檔案的實用效果。充分發揮工程檔案在工程建設、生產( 使用) 管理、工程維修和改建擴建中的作用。

2、加強工程檔案的編研，不斷探索與創新。圍繞工程項目，重點攻關課題, 對工程檔案中原始資料、數據進行歸納、綜合、計算、分析、篩選及加工, 把零散的信息變成系統的、實用的編研成果, 努力提供優質服務。

參考文獻

［1］胡保存. 公路工程竣( 交) 工驗收指南[ M ] . 北京: 人民交通出版社, 2005.

［2］張紅霞、淺談企業檔案信息資源的開發利用[J]蘭臺世界,2007(3).

［3］劉家真 電子文件管理理論與實踐[ M ] . 北京: 科學出版社, 2003.

［4］楊冬權、在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話、2010、5、12.

［5］馮惠玲，檔案信息資源在經濟社會發展中的綜合貢獻力及開發利用[J]，蘇州檔案，2009（11）.