淺談文件檔案的立卷歸檔工作

孟令巖

摘要：檔案是本單位職能行為和和社會實踐的結晶，是寶貴的信息資源和財富。應當加強檔案管理力度，專人負責檔案工作，將責任落實到人，要求以“為歷史負責、替現實服務、為未來著想”的高度提高對管理檔案工作的認識，對產生檔案資料和有保存價值的各種門類和載體的檔案資料要做到齊全、完整、及時歸檔。

關鍵詞：文件檔案；立卷；歸檔

近年來，隨著形勢的發展，對檔案管理工作的要求逐漸提高，檔案工作不但是公文一些對國計民生影響較大的工作也都必須存檔，是關系到國民經濟的大事，應該非常重視檔案的搜集和整理，責成專人管理，在縣檔案局的具體指導下，各部門檔案按照上級的要求已經整理歸檔。具體工作應該遵循一些原則：

一、立卷歸檔要與時俱進，提升服務水平

根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，縣檔案局多次下發文件召開會議安排部署，要求在一定的時間內根據本單位的具體情況編制完成，這項工作非常復雜，涉及到全局各個部門和整個工作，以及今后檔案的管理、歸檔和為全縣經濟建設服務的大事。當前我們在檔案工作上做了一些工作，但是還存在許多問題，我們現有的檔案還沒有進一步規范化管理，還處于保存階段，還有待于進一步開發進級。我們要加強現有檔案的搜集管理以各部門現有的檔案為基礎，繼續做好檔案的收集，要把所有涉及環境方面的檔案納入歸檔范圍，特別是聲像、影像方面的要搜集整理，對散存的和個人手中的檔案做好征集工作。為了進一步加強對檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全提供良好的制度保證。

二、檔案立卷歸檔的具體工作

（一）歸檔范圍。凡本單位行使職能及各項管理工作等活動中形成的、已辦理完畢的、具有查考價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件資料，均應依法歸檔。

（二）歸檔時間。本年度形成的材料歸檔時間為1月1日至12月31日。跨年度的請示和批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕處立卷；表彰文件在6月30日前制發的放在針對年立卷、7月1日后制發的放在制發年立卷。

（三）歸檔份數。歸檔的文件一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數。各類文件應將底稿和復印件一并歸檔。

（四）歸檔要求。

1、歸檔的文件材料應收集齊全，核對準確、完整。按照文件材料的形成規律及其內在的聯系分類、立卷，正確地反映本單位各項工作的真實情況。

2、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須易于長期保存，同時要保證圖樣清晰、字跡工整、簽署完備、禁止使用鉛筆、圓珠筆和復寫紙。

3、歸檔案卷封面各個項目應填寫清楚、準確，卷內文件材料按規定次序排列、編號，并填寫“卷內文件目錄”和“備考表”。

4、歸檔案卷要按一定次序排列、編號，并編制目錄。

5、歸檔手續：各科室將文件材料向檔案室移動交時，應編制“歸檔移交清單”，一式二份，經交接雙方核對簽字后，各留一份，以備考查。

（五）立卷歸檔職責

1、各單位、各部門要將檔案工作納入本單位、部門工作職責范圍。確定一名負責人分管此項工作，指定一至二名專（兼）檔案人員，負責本單位、本部門檔案的收集、整理和移交工作，做到每項重要工作或具有保存價值的材料，都要有完整、準確、系統的歸檔保存材料。

2、各單位、各部門對檔案工作應做到“三納入”、“四同步”。“三納入”即納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入有關人員的職責范圍，“四同步”即在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

3、各單位、各部門在公共活動中形成的具有保存價值的文件材料，必須按規定向檔案室移交；凡個人在從事的活動中形成的各種載體的文件材料，也要按規定向綜合檔案室移交，集中管理。

三、對檔案立卷歸檔工作的思考

1、收集齊全是前提，價值重要是關鍵。我們對保存檔案的第一要素是齊全，也是我們做好檔案收集工作的前提。在各方面各種檔案收集齊全的前提下，我們要把好檔案的質量關，收集來的檔案一定要具有保存價值，尤其是反映重大活動、重要事件、重點工程的檔案必須要全部收集，每個細節都不能放過。

2、豐富內容是前提，門類齊全是關鍵。檔案內容的豐富是檔案齊全重要表現，也是我們對檔案收集工作的基本要求之一。檔案內容不僅是對檔案內容完整性的要求，還是對檔案內容表現形式多樣性的要求。在收集所有形成檔案齊全的基礎上，對反映同一內容不同形式或載體的檔案也應收集齊全，尤其是在當今這個技術快速發展的社會更為重要。現在社會對檔案的利用需求，更注重能夠提供檔案門類的多樣化。

3、檔案豐富是前提，防止重復是關鍵。所保存的檔案豐富是我們的希望，也是我們的目標。但是檔案豐富不是盲目的，不是隨心所欲的。我們不追求不講原則的無限“豐富”，這就要求檔案收集工作要建立在理性的基礎上，在科學的規范要求下進行。我們發現在檔案收集上有不按歸檔原則或過分追求數量的問題，使得有一些檔案層層保存，出現多處重復，這是不一個不可忽視嚴重問題，不僅給檔案庫房帶來壓力，還給今后檔案鑒定工作增添了巨大的麻煩。因此，檔案收集一定要講求原則、遵循科學規律，讓我們的收集工作從從“寧多勿缺”中解放出來，讓我們的保管工作從繁重的負擔中解放出來。

另外，檔案收集工作要注意方式多樣化。一是收集途徑多樣化。除了傳統的接收、征集、移交等手段，還可以利用現代網絡、傳真、復制等手段收集。二是收集設備現代化。除了以紙質、實物等載體形式收集，還可以利用現代科技設施設備收集電子、音像等形式的檔案。三是收集工作應提前介入。譬如：注意文件形成，把好文件流轉關。主要是掌握文件材料在形成過程中的各個環節，及時做好平時歸檔。關注重大活動，把好收集督導關。主要是保持與重大活動具體經辦人的聯系與溝通，并提出明確要求，及時督導重大活動資料移交歸檔。參與檔案管理，把好歸檔整理關。主要是檔案人員要切實擔當起責任義務，最好親自做具體的檔案歸檔工作，及時發現并解決收集上存在的問題，不要聘請其他人員完成歸檔整理工作。

立卷、歸檔就是將處理完畢的具有查考和保存價值的文字材料，按其在形成過程中的聯系和規律組成案卷。從某種意義上講，文書立卷、歸案是為黨和國家積累檔案財富的重要手段。其工作的質量關系到經濟和社會建設的多個方面，因此，做好檔案文書的立卷歸檔工作具有重要的社會意義。