談事業單位人事檔案的管理

劉冬梅

摘要：人事檔案是人才信息的重要載體，比較全面的反映了個人經歷、德才能績、工作表現等情況，是本單位以及上級領導提拔任用干部的重要依據。近幾年來，事業單位的人事檔案管理取得了一些成績，但隨著我國事業單位人事制度改革力度的不斷加大，事業單位的檔案管理也出現了一些不容忽視的問題，針對這些問題，必須在思路上進行創新，才能保證事業單位人事檔案管理再上新臺階。本文筆者擬就當前事業單位人事檔案管理工作中的現狀，談一談自己的粗淺建議。

關鍵詞：事業單位；檔案管理

隨著各項制度的改革，人事制度改革也日益深入。隨著企業的轉型后，人事檔案管理工作如何主動順應時代發展的要求，更新人事檔案管理的內容、范圍，檔案收集的方式、方法以及人事檔案服務的對象等，是我們人事檔案管理者需要面對和認真思考的問題。

一、當前人事檔案現狀及存在的問題

1、檔案管理人員對人事檔案補充、收集、更新緩慢。歸檔材料未能及時、準確地得到補充。另外，某些科研、教學、職稱考評、繼續教育、業績考核等方面的材料不歸檔，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。

2、檔案管理人員對檔案重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，職工本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；其次是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。

3、員工本人對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚；還有的認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想、觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。

4、人事檔案管理手段落后。新疆醫科大學第五附屬醫院人事檔案管理基本上是由人事科工作人員輪流管理。因此，工作存在問題較多，在檔案管理手段上，沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能較理想應用。

二、 新時期人事檔案管理的創新思路

1、加強領導，將檔案管理工作提高到重要議事日程上來。常言道：“火車跑的快，全靠車頭帶”，說的就是干部的帶頭示范作用，這句話用在人事檔案管理上同樣適用。要想做好人事檔案管理工作，就要加強領導，提高領導對人事檔案管理重要性的認識。單位領導要站在戰略的高度將檔案管理納入日常考核，建立檔案管理領導小組，一把手任組長、負總責，對檔案管理人員實行崗位競聘，檔案管理的軟硬件設施親自過問，嚴格把關，定期對檔案管理工作進行檢查、督導，建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

2、加強檔案工作的基礎設施建設，配備專門人員管理檔案。要根據《干部檔案工作條例》的有關規定，配備管理人員和檔案庫房的硬件設施。每管理一千人的檔案需配備一名專職人員；建立堅固的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫的專用檔案庫房；配置鐵質的檔案柜；庫房面積每千卷需20至25平方米；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備并配備相應的檔案整理工具等。

3、 提高檔案管理人員素質，努力打造一支過硬的檔案管理隊伍。事業單位的人事檔案管理是一項很重要的工作，單位領導一定要站在戰略高度認真對待，同時一定要對從事檔案管理工作的人員進行嚴格要求。首先要求從事這項光榮的檔案管理工作的人員必須是政治上可靠，作風上正派，責任心強的共產黨員，要努力培養他們提高對人事檔案管理重要性的認識，樹立起管理好人事檔案的自信心和責任心。其次，還要注意定期對他們組織新業務知識的培訓，注重他們自身專業水平的提高，使他們通過自學、參加培訓等方式，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求。積極探索新的管理模式，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。以期盡快提高他們的管理水平，為管理好人事檔案奠定良好基礎。

4、建立健全人事檔案管理制度，改進和完善檔案功能，確保檔案記載全面、客觀和公正，為人事決策提供強有力的真實檔案，從而更好地為選拔人才服務，有效減少“棄檔”現象的發生。要想做到這點，一是要建立健全人事檔案管理制度，使人事檔案管理工作有章可循并沿著正確的軌道前進。二是要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。第三就是嚴格按照人事檔案管理要求，認真整理人事檔案案卷，確保所整理的人事檔案真實、準確和完整，為干部考察任用提供重要和完整的依據。

5、認真執行人事檔案管理制度。要認真執行干部人事檔案材料收集、檢查核對、鑒別歸檔、保管保密、查（借）閱、傳遞等相關管理制度，堅持做到移交的檔案審核不合格的不接收，未經審核個人自行遞送的材料不接收，材料不符合要求的不歸檔，查閱不符合規定的不提供，嚴防丟失檔案材料，嚴防涂改造假，嚴防失密泄密。對借閱半個月以上未及時歸還的，要做好催要登記和相應的續借手續。

三、結語

目前，事業單位的人事檔案管理取得了一定成績，但是距離單位發展、時代要求還有一定的差距，必須從實際出發對人事檔案進行創新管理，在建立健全單位人事檔案管理制度的同時，下大力氣搞好本單位的信息化建設，盡快實現人事檔案信息化管理，提高人事檔案信息化管理水平，為人事部門考察干部、提拔錄用干部提供真實可靠的檔案資料。