優化外貿企業業務流程策略分析

【摘要】 優化外貿企業業務流程對于提升其核心競爭力具有重要的促進作用，尤其是在外貿企業經營環境瞬息萬變的背景下，外貿企業業務流程的優化尤其顯得必要和緊迫。本文通過闡述外貿企業業務流程的具體內容，概括了外貿企業業務流程優化需要遵循的一般原則，并在此基礎上提出了業務流程優化的具體策略，以期能夠為提升外貿企業業務流程的彈性做出探討。

【關鍵詞】 外貿企業 業務流程 優化 策略

自從上世紀90年代業務流程重組的概念被提出以后，業務流程的優化就成為了企業提升核心競爭力的重要手段。外貿企業業務流程優化的外部背景因素主要有兩個方面，一是外貿環境出現了新的變化，另一方面在于新的外貿手段層出不窮，上述因素的疊加導致外貿企業業務流程優化具有客觀必然性。如何通過業務流程的優化來化解外貿環境的巨大變化，已經成為貿易領域的一個研究熱點。

1.外貿企業業務流程概述

外貿業務流程可以分為進口流程以及出口流程，進口流程相對于出口流程而言相對簡單一些，進口流程主要包括收貨人預備進口單據、換單、報檢、報關、辦理設備交接單、提箱、提貨等環節，本文這里僅僅簡單介紹，重點在于對出口業務流程的介紹。要想對業務流程進行重新的優化重組，必須要對外貿業務流程的各個細節有一個詳細的了解，具體分析如下：

1.1報價成交

目前學界對于報價成交是否是外貿業務流程的起點還存在一定的爭議，但是本文考慮到報價成交作為事實上的業務流程起點將其作為外貿業務流程的起點。報價成交是外貿企業流程的一個關鍵節點，在這一階段外貿企業要與客戶進行不斷的還價討價，進而相互妥協形成一個雙方都可以接受的價位詢價、發價、還價和接受四個環節。這一環節本質上來講就是一個不斷溝通的過程，在討價還價的過程中外貿企業的工作人員應注意幾點問題，一是溝通應及時，通過信息技術的采用，加速溝通速度，另外一個方面就是溝通的進行應本著真誠互利的原則進行展開。

1.2合約簽訂

合約是確保外貿企業以及客戶權利的法律文書，合約的簽訂內容一般包括貨物的數量、單價、交付地點以及交付方式等內容。按照我國政府規定，若企業沒有直接進出口權的話，交易必須找到一個進出口商作為中間商來進行。合約的簽訂除了上述內容的以外還要約定違約責任以及爭議解決機制，尤其要注意兩國法律之間的不同，畢竟跨國貿易中一旦產生法律糾紛，解決起來是一件費事費力的事情。這就要求外貿企業應具有一批對國際貿易的法律以及出口國的貿易規則精通的人才，盡量避免在合約的簽訂中出現失誤。

1.3采購生產

合約簽訂以后，對于外貿企業來說就進入了一個組織生產階段。外貿企業組織生產過程中一定要嚴把質量關，避免因為質量的問題帶來爭議，尤其是在目前綠色壁壘高企的背景下，任何不符合產品出口國質量標準的產品都會引起客戶的毀約。與此同時外貿企業的采購與生產之前一定要對客戶的資信背景有一個詳細的調查，防止出現產品生產出來以后，確得不到貨款情況的發生，因此最好在采購生產以前得到一部分客戶保證金，以規避可能發生的風險。

1.4合約履行

合約履行環節涉及備貨、領證、排載、報關、報檢、裝船、投保、議付、結匯、退稅、索賠等環節，每一個環節的失誤都會給公司帶來巨大的損失，因此一定要對各個環節進行科學的安排。例如外貿企業在合約履行中應注意采取風險轉嫁措施，例如貨物交付給貨運公司以后，就必須要求貨運公司承擔產品不能按時到達目的地的風險。再比如在出口退稅的申報環節，外貿企業應及時根據出口單據進行實報實銷。綜上所述，外貿業務流程繁瑣，涉及到眾多的機構，這就要求流程一定要有一個合理的安排，才能保證外貿業務的順利開展。

2.業務流程的優化須遵循的基本原則

根據業務流程優化的基本理論，結合我國外貿企業的具體業務流程，本文認為外貿企業業務流程的優化需要遵循以下幾個基本原則：

2.1立足當前，著眼長遠

外貿企業業務流程的優化應處理好當前以及長遠之間的關系，流程優化太超前的化往往會給具體操作帶來較大的難度，結果往往會導致優化后業務流程難以實施，而如果流程優化僅僅局限于眼前，又難以有效的應對未來外貿環境的變化，這就會導致外貿企業被動的去適應環境的變化，而不能夠做到未雨綢繆，其在趨于完全競爭的外貿行業背景下也難以樹立持久的競爭優勢。鑒于此，外貿企業業務流程的優化應在處理好當前的業務流程的前提下適當的超前，這樣才不至于在突然到來的變化面前處于一個被動的地位。

2.2立足局部，著眼全局

外貿業務流程是由很多環節組成的，所有環節的總和構成了外貿企業業務流程。一般來講，外貿企業業務流程出現問題都是由某一個環節所引起的，因此很多外貿企業在業務流程優化的過程中總是頭疼醫頭、腳疼醫腳，人為地割裂了各個環節之間的有機聯系，這就導致業務流程的整體性未能夠得到有效的兼顧。因此外貿企業在進行業務流程優化時必須要樹立一個全局的觀念，在對各個環節進行優化的同時要服從以及服務于全局，這樣才不至于顧此失彼。

2.3流程優化的效率原則

流程優化的效率原則是指外貿企業業務流程的優化應以效率為導向，流程的優化應以效率最大化為基本的立足點和出發點。提升流程效率的措施一般有兩種，一種是進行事項的合并，對于那些過于瑣碎且沒有效率的復雜環節進行合并使得其簡單化，事項的合并有兩個情況，一是職能導向，即根據職能的范疇將不同部門的同一職能的流程整合在一起，二是流程導向，即進行工作的豐富化，通過將不同的工作集中在一個人身上實現流程的有效性；另外一種就是進行事項的刪除，其實任何一個企業都存在既沒有效率，也沒有價值的業務環節，對于此類的業務環節應直接刪除，進而提升流程的效率。

2.4流程優化彈性原則

外貿環境的不斷變化已經成為常態，瞬息萬變的外貿環境客觀上要求外貿企業的流程應具有一定的彈性，這樣才能有效的應對環境變化所帶來的沖擊。與此同時消費者需求呈現出日益多元化以及個性化態勢，反映到外貿企業的生產層面就是要求企業能夠提供多樣化的產品，即企業的業務流程能夠在一個較短的時間內迅速調整生產方向，來滿足客戶的多樣化需求。流程優化的彈性原則的實現一般通過兩種措施，一是差異化延遲，在大規模標準化產品生產模式下，在外部市場需求的影響下，外貿企業業務流程的重組需要從頭做起，這是一個長期的過程，因此往往會貽誤市場機遇，而差異化的延遲通過準確的把握消費終端的信息來最大限度的縮短外貿企業的反應時間，借此實現彈性化；二是多樣化的生產，通過事先預備多樣化的流程模式來應對生產中可能出現的例外情況，進而實現流程的彈性化。

3.外貿企業業務流程優化策略

在對外貿具體的業務進行分析的基礎之上，結合業務流程優化的一般原則，本文認為外貿企業業務流程優化應從以下幾個方面著手：

3.1組建專門的流程優化團隊

外貿企業業務流程優化的實施是一項難度大的系統工程，需要組建一個專門的團隊來負責此項工作?？紤]到業務流程的優化涉及到企業的各個職能部門，因此團隊成員的組成要包括各個部門的人員，這樣在流程優化的過程中才能夠兼顧到各個環節，不至于出現某個環節被忽略的情況。與此同時，流程優化團隊成員應有至少一個企業的高層管理者負責，因為業務流程的優化過程中必然會受到某些方面的阻礙，高層管理人員的加入將會給流程優化的推進帶來重要的支持。當然流程團隊的成員還要借助外部的智囊，通過將外部的流程優化專家引入到團隊中，可以增強流程優化的專業性。

3.2注意運用信息技術

信息技術的出現一定程度上改變了傳統的外貿業務流程，信息技術的運用對于業務流程的優化具有重要的支撐作用。當然在信息技術的運用過程中應當明確這一點，即信息技術僅僅是一種手段，而絕非是目的。信息技術的應用涉及到兩個方面，一方面需要硬件方面的投入支持，另一方面需要相關人才的引進，兩個方面相輔相成，缺一不可。很多外貿企業在信息技術的硬件投入方面并不吝嗇，但是在人才的引進與培養方方面卻做得不好，這導致信息技術的效用得不到有效的發揮。舉例而言，通過信息技術的運用可以建立一個有關消費者信息的數據困，通過對這個數據庫進行數據分析與挖掘就可以一定程度上的預測到未來消費需求的變化，進而給流程的優化調整提供一個緩沖時間。

3.3實現職能管理向流程管理的轉變

外貿企業業務流程的優化應以客戶的需求為基本的導向，流程優化的出發點以及歸宿點都應該落在客戶這關鍵點上。這就要求傳統的職能管理流程應被徹底打破，通過破除各個部門之間的阻礙來實現流程的優化。職能管理向流程管理轉變的一個關鍵點在于對各個部門以及環節的投入以及產出效益進行客觀的評價，對于那些入不敷出的環節應果斷的采取減法，這樣可以實現流程的扁平化。扁平化的流程結構能夠更加及時有效地對來自于客戶的信息進行反應，進而提升企業流程的效率。

3.4強化對流程優化的反饋跟進

流程優化實施過程中以及結束以后應及時的進行跟蹤反饋，跟蹤反饋有兩個目的，一是檢驗業務流程優化的效果，另外一方面就是通過查找業務流程優化中存在的問題，給流程優化的改進提供基本的依據。業務流程優化的跟蹤反饋是業務流程優化過程中不可缺少的環節。跟蹤反饋的實施應貫穿于流程優化的整個過程，對于流程優化過程中出現的各種問題能夠進行及時的解決，確保流程優化的順利推進。

在外貿行業整體上呈現出更加激烈的背景下，外貿企業面臨的競爭環境日趨惡化，外貿企業傳統的業務流程在新的外貿環境下已經顯露出難以適應的狀態，這客觀上需要外貿企業進行業務流程的優化來實現業務流程與外部環境之間的匹配性。外貿企業業務流程的優化的目的在于增強流程的彈性以及效率，本文提出了外貿企業流程優化的基本策略，以期能夠為已經開始或者準備開始進行流程優化的外貿企業提供一些指導。

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（作者單位：福建省華?？萍及l展有限公司）