用SmartArt作組織結(jié)構(gòu)圖

SmartArt是Office2010的一個(gè)重要功能組件，利用SmartArt在PowerPoint2010中可以非常輕松地制作出精美的組織結(jié)構(gòu)、項(xiàng)目流程、相互關(guān)系等各類示意圖，再配合它強(qiáng)大的動(dòng)畫設(shè)計(jì)工具，更可以讓死板的示意圖變得生動(dòng)活潑起來(lái)！要知道各種結(jié)構(gòu)圖、流程圖、關(guān)系圖可是各類演示文檔中必不可少的重要內(nèi)容哦。下面就以在幻燈片文稿中插入公司組織結(jié)構(gòu)圖為例（如圖1），看看具體的操作過程。

用SmartArt設(shè)計(jì)組織結(jié)構(gòu)圖

在PowerPoint2010中，用SmartArt制作組織結(jié)構(gòu)圖基本上可以分成兩種方式：一是插入SmartArt圖形直接繪制，二是把現(xiàn)成的文本內(nèi)容轉(zhuǎn)換成SmartArt圖形。

直接繪制

啟動(dòng)PowerPoint2010，打開演示文稿，在“開始”選項(xiàng)卡單擊“新建幻燈片”，選擇“只有標(biāo)題”版式新建一張幻燈片，用來(lái)存放組織結(jié)構(gòu)圖，并在其中輸入幻燈片標(biāo)題“公司組織結(jié)構(gòu)圖”。

切換到“插入”選項(xiàng)卡，單擊“插圖”區(qū)域中的“SmartArt”，在“選擇SmartArt圖形”窗口左側(cè)單擊“層次結(jié)構(gòu)”，然后在窗口中選擇一種適合的結(jié)構(gòu)，比如第1種（如圖2），單擊“確定”即可在當(dāng)前頁(yè)面上插入一張基本的結(jié)構(gòu)圖，并自動(dòng)切換到“SmartArt工具”的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡。單擊選中第1個(gè)矩形，輸入“總經(jīng)理”，同樣為其它形狀輸入相應(yīng)文本。默認(rèn)的形狀和字號(hào)都比較大，別急著馬上調(diào)整，隨著文字輸入和形狀的添加，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)整所有字號(hào)和形狀大小。文字大小或字號(hào)最好等全部繪制好后再統(tǒng)一調(diào)整。

接下來(lái)是刪除不需要的“助理”形狀。單擊“總經(jīng)理”下的“助理”形狀的邊框，按鍵盤的Delete鍵刪除即可。在此，一定要單擊形狀的邊框，才能真正選中形狀進(jìn)行刪除、多選或拖動(dòng)（下同）。

默認(rèn)插入的結(jié)構(gòu)圖只有三個(gè)下級(jí)形狀，還得按需要再添加其它形狀。右擊“總經(jīng)理”矩形，選擇“添加形狀/在下方添加形狀”，即可在“總經(jīng)理”下添加一個(gè)矩形，輸入內(nèi)容為“人事科”。同樣順次添加總務(wù)科和所有下級(jí)部門（如圖3）。

文本轉(zhuǎn)換

還可以直接把現(xiàn)成的文本轉(zhuǎn)換成結(jié)構(gòu)圖。用PowerPoint2010打開演示文稿，在“開始”選項(xiàng)卡單擊“新建幻燈片”按鈕，選擇“標(biāo)題和內(nèi)容”版式新建一張幻燈片。在內(nèi)容文本框中輸入組織結(jié)構(gòu)圖中的各級(jí)文本標(biāo)題，每項(xiàng)一行（如圖5）。在此各下級(jí)文本行的降級(jí)縮進(jìn)是通過把輸入光標(biāo)定位到行首，按Tab鍵實(shí)現(xiàn)縮進(jìn)的，在行首按“Shift+Tab”鍵則可消除縮進(jìn)，提升標(biāo)題文本級(jí)別。

現(xiàn)在你只要在內(nèi)容文本框中的文字上右擊，選擇“轉(zhuǎn)換為SmartArt圖形/其它SmartArt圖形”（如圖6）。在“選擇SmartArt圖形”窗口左側(cè)單擊“層次結(jié)構(gòu)”，同樣選擇第1種“組織結(jié)構(gòu)圖”，確定后文本框就會(huì)轉(zhuǎn)換成一張組織結(jié)構(gòu)圖，其效果就和前面直接繪制的組織結(jié)構(gòu)圖完全一樣。

修飾和美化

組織結(jié)構(gòu)圖制作基本完成后還得再修飾美化一下讓它更加精美醒目。

首先把第三級(jí)形狀修改成豎條矩形。在組織結(jié)構(gòu)圖的空白處單擊以選中整個(gè)組織結(jié)構(gòu)圖，切換到“SmartArt工具”下的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，單擊“布局”列表框的下拉按鈕，選擇第二行第1種布局“標(biāo)記的層次結(jié)構(gòu)”，把第三級(jí)垂直排列的形狀改成水平并列。再按住Shift鍵逐一單擊選中要調(diào)整的所有3級(jí)形狀，切換到“開始”選項(xiàng)卡，單擊“文字方向”，選擇“豎排”以讓文字豎向排列。切換到“SmartArt工具”下的“格式”選項(xiàng)卡，在 “大小”區(qū)域中輸入高度2.4，寬度1.4，回車確認(rèn)后即可把3級(jí)形狀全部改成豎條矩形（如圖7）。

接下來(lái)就是顏色、字體和形狀效果設(shè)置了。選中組織結(jié)構(gòu)圖，切換到“SmartArt工具”下的“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡，單擊“更改顏色”按鈕，選擇一種顏色方案，如“彩色/強(qiáng)調(diào)文字顏色”，再?gòu)摹癝martArt樣式”列表框中選擇一種樣式，如三維的卡通（如圖8）。然后切換到“開始”選項(xiàng)卡設(shè)置一下文字的字體、字號(hào)和顏色。最后把“總經(jīng)理”的形狀和字體適當(dāng)放大，并向上拖動(dòng)適當(dāng)拉開距離，這樣差不多就是所示的組織結(jié)構(gòu)圖效果了（如圖9）。

讓組織結(jié)構(gòu)圖動(dòng)起來(lái)

僅僅以靜態(tài)的方式來(lái)顯示組織結(jié)構(gòu)圖顯然是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要用軟件強(qiáng)大的動(dòng)畫功能，讓組織結(jié)構(gòu)圖變得更加生動(dòng)活沷。這樣幻燈片才能更有效地吸引觀眾的注意。

設(shè)置整體動(dòng)畫

選定插入的流程圖，切換到“動(dòng)畫”選項(xiàng)卡，選擇一種動(dòng)畫效果（如 “旋轉(zhuǎn)”），再設(shè)置一下持續(xù)時(shí)間和延遲時(shí)間即可。這樣設(shè)置的動(dòng)畫是整圖一起出現(xiàn)的。如果想讓各個(gè)形狀逐一出現(xiàn)，單擊“效果選項(xiàng)”，選擇“逐個(gè)按級(jí)別”就可以了。

通常電影中的大BOSS都是最后出場(chǎng)的吧？我們也可以把出場(chǎng)順序改成由低到高，讓總經(jīng)理最后出現(xiàn)以突出領(lǐng)導(dǎo)的重要性。選中組織結(jié)構(gòu)圖，切換到“動(dòng)畫”選項(xiàng)卡，單擊“動(dòng)畫”區(qū)右下角的斜箭頭按鈕打開“旋轉(zhuǎn)”的效果選項(xiàng)窗口，切換到“SmartArt動(dòng)畫”選項(xiàng)卡，單擊選中“倒序”復(fù)選項(xiàng)即可（如圖10）。在此還可順便設(shè)置一下“效果”選項(xiàng)卡下的聲音，以增強(qiáng)動(dòng)畫效果。

個(gè)別強(qiáng)調(diào)動(dòng)畫

為了突出總經(jīng)理的重要性，往往還需要給“總經(jīng)理”形狀單獨(dú)設(shè)置不同的出現(xiàn)動(dòng)畫。單擊“動(dòng)畫窗格”，調(diào)出動(dòng)畫項(xiàng)。單擊選中最后一項(xiàng)“圖示3 :總經(jīng)理”，在“動(dòng)畫”列表框中選擇一種動(dòng)畫效果，如 “翻轉(zhuǎn)式由遠(yuǎn)及近”（如圖11），即可單獨(dú)把“總經(jīng)理”形狀的出現(xiàn)動(dòng)畫效果由“旋轉(zhuǎn)”改成“翻轉(zhuǎn)式由遠(yuǎn)及近”。設(shè)置完后單擊最下面的雙箭頭按鈕重新隱藏圖形動(dòng)畫項(xiàng)。

還可以在最后單獨(dú)給“總經(jīng)理”加一個(gè)放大的效果，以強(qiáng)調(diào)總經(jīng)理的重要性。PowerPoint2010中還無(wú)法單獨(dú)為結(jié)構(gòu)圖中的某一對(duì)象添加動(dòng)畫，所以這里需要用點(diǎn)小技巧。先選中組織結(jié)構(gòu)圖，單擊“添加動(dòng)畫”，添加一個(gè)“放大縮小”效果。再單擊“效果選項(xiàng)”，選擇“逐個(gè)按級(jí)別”，給所有形狀都添加上放大縮小動(dòng)畫。然后單擊“放大縮小”動(dòng)畫項(xiàng)的雙下拉箭頭展開動(dòng)畫項(xiàng)，刪除第2項(xiàng)及以下的所有動(dòng)畫項(xiàng)。這樣被添加了“放大縮小”效果的動(dòng)畫項(xiàng)就只剩下“圖示3 :總經(jīng)理”一項(xiàng)了，也就相當(dāng)于只為“總經(jīng)理”形狀添加了放大縮小效果。

到此就算大功告成了，按“Shift+F5”看看最終的效果吧。