建筑工程檔案管理問題研究

摘 要：本文簡要介紹了建筑工程檔案的內(nèi)容和特點，詳細闡述建筑工程檔案管理中存在的問題，并從宏觀、微觀兩個方面加以揭示和研究，以期推動建筑工程檔案管理健康規(guī)范有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程 工程檔案 檔案管理

中圖分類號：TM752文獻標識碼：A文章編號：1672-3791(2012)06(c)-0159-02

建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中不可或缺的重要組成部分，是工程建設(shè)的整體真實反映。建筑工程檔案對整個工程質(zhì)量監(jiān)控、日后防災抗災、基礎(chǔ)維修及改擴建等工作都有著不可替代的作用。因此，做好建筑工程檔案管理工作十分重要，但是，目前建筑工程檔案管理實踐存在著諸多問題。

1 建筑工程檔案內(nèi)容及特點

目前，業(yè)界普遍認可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項目管理在立項、設(shè)計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件?！?/p>

1.1 建筑工程檔案內(nèi)容

筆者結(jié)合上述定義，從整個工程建設(shè)的全流程出發(fā)，認為建筑工程檔案內(nèi)容應(yīng)包括前期準備文件、工程施工文件、完工驗收文件及監(jiān)理文件四個部分。前期準備文件包括：上級審批批準文件；決策立項文件；勘察、測繪、地質(zhì)等資料；工程招投標及承包合同文件；計劃任務(wù)書、項目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工管理資料；施工技術(shù)資料；施工物資資料；施工測量記錄：給排水、消防、采暖、通風等設(shè)備安裝工程記錄；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗收文件包括：竣工圖；工程質(zhì)量控制資料核查記錄；施工現(xiàn)場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監(jiān)督通知意見書；竣工報告；審計報告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要，隱蔽工程驗收記錄；觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料等。

1.2 建筑工程檔案特點

建筑工程檔案存在于工程建設(shè)的全過程，有不同于其他檔案的特性，分析研究其特點對于管理中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點，首先，量多類雜。建設(shè)工程項目周期長，部門多，人員雜導致產(chǎn)生的檔案文件繁多，類型復雜。其次，系統(tǒng)連續(xù)性。工程建設(shè)涉及建設(shè)、施工及監(jiān)理等多個部門，各部門產(chǎn)生的檔案相互關(guān)聯(lián)組成一個有機整體。建筑工程檔案的保存和積累，是一個繼承和連續(xù)的過程。再者，全面真實性。建筑工程檔案產(chǎn)生于工程建設(shè)的實踐，全面反映記錄工程建設(shè)的各類信息，是項目工程實體的真實寫照。最后，實用性。建筑工程檔案是工程項目最原始的記錄，有很高的實用性，通過檔案，可以全面考察工程質(zhì)量，協(xié)助日后防災減災、維修、改擴建等工作。

2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題

建筑工程檔案管理存在諸多問題，如制度建設(shè)問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質(zhì)量問題、規(guī)范化標準化問題等等，筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個大的方面。

2.1 宏觀問題

2.1.1 檔案管理制度缺失，管理模式缺乏統(tǒng)一

針對基建工程項目檔案管理工作，國家檔案局于2001出臺了《基本建設(shè)項目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點建設(shè)項目檔案驗收規(guī)定》兩個檔案管理規(guī)范性文件。但是，目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學習，沒有按照國家相關(guān)檔案管理規(guī)定從工程立項開始制定一整套符合項目建設(shè)實際的檔案管理制度和措施，往往想到哪做到哪，檔案管理工作隨意性很大，工程建設(shè)各階段的檔案管理混亂無序。

另外，工程項目建設(shè)涉及建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個單位部門，往往各單位部門產(chǎn)生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室，工程檔案專人專管，多數(shù)單位工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由非專業(yè)人員兼管，各個單位部門檔案管理相互缺乏溝通，檔案管理整體性較差。

2.1.2 檔案管理意識淡薄，基礎(chǔ)管理工作薄弱

目前，“檔案”概念還未被社會大眾廣泛認知，檔案管理意識普遍淡薄。工程建設(shè)中由于檔案管理工作繁瑣復雜，且不能產(chǎn)生經(jīng)濟效益，工程建設(shè)部門多數(shù)精力集中于工程建設(shè)進度上，往往忽視或不重視檔案管理工作，消極被動應(yīng)付檔案管理工作。從部門領(lǐng)導到基層檔案管理人員認識不到檔案管理對于工程建設(shè)的重要作用，很多規(guī)章制度不落實，經(jīng)常出現(xiàn)工程項目完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理檔案，敷衍相關(guān)部門檢查，這種做法給整個全流程檔案管理帶來諸多不良后果。

工程建設(shè)過程中檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱，一些建設(shè)單位往往只注重工程項目的經(jīng)濟效益，而對工程檔案的各階段管理很不重視，沒有成立專門的檔案管理機構(gòu)。檔案基礎(chǔ)工作的系統(tǒng)化、有序化、可持續(xù)化不足，大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄，檔案收集、整理、立卷、標引、著錄及檢索利用等未按相應(yīng)標準規(guī)范操作?？⒐を炇諜n案質(zhì)量關(guān)把握不嚴，各項檔案監(jiān)督監(jiān)管機制不落實。

2.1.3 檔案管理人才匱乏，專業(yè)素質(zhì)參差不齊

建筑工程項目組中的檔案管理人員多數(shù)沒有經(jīng)過檔案專業(yè)培訓，缺乏工程檔案基本知識和工作經(jīng)驗，并且常有一人多職或兼職等現(xiàn)象，部分項目組根本不設(shè)專職檔案管理人員。能對檔案進行日常整理、使用和維護，具有先進檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數(shù)字時代，了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點和管理方法，熟悉電子檔案管理技術(shù)的人才十分稀少，多數(shù)檔案管理人員仍處于手工操作階段，工作效率低，勞動強度大。

現(xiàn)有的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊，檔案管理業(yè)務(wù)知識陳舊，現(xiàn)代檔案管理技能和方法欠缺。并且由于檔案管理工作枯燥、繁瑣，待遇不高，很多檔案管理人員受不了外界干擾和誘惑，產(chǎn)生不耐煩情緒和安于現(xiàn)狀思想，責任心和敬業(yè)精神不強，服務(wù)水平不高。

2.1.4 檔案管理資金短缺，管理技術(shù)設(shè)備落后

由于普遍存在檔案意識淡薄，工程建設(shè)單位領(lǐng)導往往只關(guān)注項目建設(shè)，把建設(shè)資金全部投向工程建設(shè)，檔案管理資金投入極度不足，檔案管理經(jīng)費經(jīng)?？繓|挪西湊，從其他項目中擠出。

資金短缺直接導致檔案管理技術(shù)設(shè)備落后和專業(yè)人才的大量流失。先進檔案管理硬件設(shè)施如：計算機、掃描儀、數(shù)碼相機等都需要經(jīng)費支持，檔案管理應(yīng)用軟件的研制開發(fā)更需要資金投入。資金短缺嚴重制約了工程檔案管理的快速、健康發(fā)展。

2.2 微觀問題

2.2.1 檔案內(nèi)容質(zhì)量不合格

工程項目建設(shè)過程中，經(jīng)常由于檔案管理制度不落實及檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)低等因素造成工程檔案內(nèi)容錯漏、遺失、不規(guī)范和不完整。主要包括以下幾個問題：首先，檔案文件收錄不完整。缺少很多記錄、必要簽章、合格證、許可證等文件。其次，魚目混珠。由于平時檔案管理工作疏忽，導致部分檔案文件丟失，在后期整理過程中經(jīng)常出現(xiàn)拿其他文件頂替丟失文件現(xiàn)象，以圖蒙混過關(guān)，嚴重影響工程檔案的內(nèi)容質(zhì)量。再者，隱蔽工程記錄的質(zhì)量控制不嚴。資料記錄人員經(jīng)常不到現(xiàn)場，按圖憑空編制，相應(yīng)得出的檔案記錄文件無法反應(yīng)工程質(zhì)量和整個監(jiān)督過程。最后，建筑工程竣工圖的編制質(zhì)量不合格?？⒐D是建筑工程檔案的重要組成部分。近年，竣工圖的繪制出現(xiàn)一些不規(guī)范現(xiàn)象:其一：編繪人員混雜，專業(yè)資質(zhì)令人質(zhì)疑。其二，竣工圖簽章經(jīng)常出現(xiàn)代簽現(xiàn)象?？⒐D相關(guān)繪制人員的職責未能得到體現(xiàn)，起不到法律憑證作用。其三，竣工圖的變更文件殘缺。變更文件的缺失使得竣工圖不能如實反應(yīng)建筑物的真實情況。其四，部分竣工圖沒有正規(guī)圖紙。由于工程建設(shè)過程中管理不規(guī)范，僅在平面圖上標示了示意圖，沒有正式圖紙。

2.2.2 檔案案卷質(zhì)量不高

建筑工程檔案整理過程中，由于檔案專業(yè)人員匱乏，一般檔案管理人員專業(yè)知識不足，業(yè)務(wù)能力水平有限造成檔案案卷制作質(zhì)量不高。具體表現(xiàn)：首先，案卷封面標引不規(guī)范。按照檔案標引規(guī)范，案卷封面應(yīng)填寫清楚建設(shè)單位、工程地址、專業(yè)名稱、文件內(nèi)容、檔案形成單位等項目，但是多數(shù)檔案管理人員都未能準確規(guī)范填寫案卷封面。其次，案卷裝訂不規(guī)范。經(jīng)常發(fā)現(xiàn)卷內(nèi)文件部分倒置，裝訂不牢，案卷太厚等狀況。再者，案卷頁號的編寫不規(guī)范。經(jīng)常出現(xiàn)沒有頁號或漏編狀況。

2.2.3 歸檔完整率、真實性有待提高

根據(jù)調(diào)查，當前建筑工程檔案的歸檔完整率不足80%。一方面，多數(shù)工程建設(shè)單位未能按照規(guī)章制度要求，從立項開始組織專人系統(tǒng)、完整、規(guī)范收集、保存、整理工程檔案，導致工程檔案文件無序管理，造成部分檔案文件散失無法歸檔。另一方面，檔案管理人員的不規(guī)范操作、業(yè)務(wù)能力水平及工作失誤，也會影響歸檔完整率。

建筑工程檔案是項目建設(shè)活動的第一手資料，是工程質(zhì)量最真實的反映。建筑工程檔案文件的形成和累積應(yīng)于工程建設(shè)同步，伴隨工程建設(shè)全過程。但是，建筑工程檔案歸檔過程中，經(jīng)常出現(xiàn)工程檔案“回補”現(xiàn)象，也就是后期檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)缺失檔案再補什么檔案，虛造檔案，虛假填寫。這種做法嚴重影響了工程檔案的“同步性”和“真實性”，降低檔案根本價值。

2.2.4 檔案規(guī)范化、標準化欠佳

目前，建筑工程檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象嚴重，對工程檔案統(tǒng)一管理缺乏認識，日常管理工作不嚴格、隨意、滯后等現(xiàn)象突出，缺乏規(guī)范化管理。另外，工程建設(shè)過程中檔案全流程管理雜亂無章，重復嚴重，過程控制措施未得到成分利用，沒有一個標準化流程可遵循。

3 結(jié)語

建筑工程檔案是工程建設(shè)最真實反映，是檢驗工作質(zhì)量的重要依據(jù)，工程檔案管理直接影響關(guān)系到工程質(zhì)量管理。分析研究工程檔案管理實踐中存在的各類問題，對于更好提高工程檔案管理水平，提高工程建設(shè)質(zhì)量有著積極促進作用。通過解決問題改變管理方式、方法，盡快融入健康發(fā)展的軌道，推進建筑檔案管理事業(yè)的新發(fā)展。

參考文獻

[1] 黃俊英．關(guān)于建筑工程檔案管理中問題與建議的分析[J]．建材發(fā)展導向，2011(8)：69～70.

[2] 陳江．分析建筑工程檔案管理[J]．建材與裝修，2011(8)：32～33.

[3] 李菊君．建筑工程檔案管理[J]．企業(yè)研究，2011(14)：181～182.

[4] 秘相濤．建筑工程檔案現(xiàn)狀之我見[J]．圖書與檔案，2011(9)：281～281.

[5] 王昕．建筑工程檔案驗收工作中的問題及對策[J]．城建檔案，2011(9)：47～48.

[6] 曾惠華．建筑工程檔案資料的管理及常見問題分析[J]．建材與裝飾，2011(3)：32～33.