基于PDCA循環的高校動態預算管理

【摘 要】 高校預算管理是保證高校各項財務工作順利進行的前提，只有不斷提高預算管理水平，才能增強預算資金使用的規范性、有效性。文章嘗試將PDCA循環引入高校預算管理工作，以PDCA循環進行預算編制、預算執行、預算分析評價、評價結果應用的高校動態預算管理，進而逐步建立新的高校預算管理機制。

【關鍵詞】 PDCA； 動態預算管理； 全過程監控

一、PDCA循環的基本概念與特點

（一）PDCA循環的基本概念

PDCA循環（戴明循環），是由“現代質量管理之父”戴明博士提出的，其中心思想是將質量持續改進分成計劃（Plan）、執行（Do）、檢查（Check）及處理（Action）四個階段，依次按照P—D—C—A的工作順序，管理工作不停地周而復始地循環運轉。

（二）PDCA循環的特點

PDCA循環的概念決定了其具有如下特點：第一，具有周期循環性，一個循環帶動下一個循環，像不停運轉的車輪，循環不止；第二，強調全過程監控，在管理過程中，及時對執行情況進行檢查處理，及時修正，對工作質量提供保證；第三，具有階梯性，每一次循環都有總結提升環節，目的是為了完成更高層次的循環，上一個循環未能解決的問題繼續帶入下一個循環中，管理水平才能不斷提高。

二、PDCA循環與高校動態預算管理的聯系

目前，高校預算管理普遍停留在預算和決算時點的靜態管理階段，對于整個預算執行過程中出現的問題并未做到及時修正，缺乏動態管理。將PDCA循環引入到高校預算管理中，有助于高校動態預算管理體制的形成。其先進性主要體現在以下幾個方面：

首先，高校動態預算管理從編制→執行→評價→反饋形成了一個預算循環，前一個循環推動下一個循環，環環相扣，逐漸形成預算動態周期，使得高校預算管理擺脫固定化、靜態化，形成一種動態循環系統。

其次，利用PDCA循環完成高校動態預算管理，可以完成預算的前饋控制、事中控制及反饋控制的全過程控制，提高預算的執行力和控制力。

最后，將PDCA循環運用于高校的預算管理中，能夠定期對預算執行情況進行評價總結，并對結果進行應用，促使管理水平的持續提高。

PDCA循環將動態預算管理的預算編制、預算執行及監督、預算分析評價及評價結果應用四個方面有機結合起來組成一個如圖1所示的綜合動態循環系統。

三、PDCA循環在高校動態預算管理過程中的應用

（一）計劃階段（Plan）——預算編制

計劃是PDCA循環的起點，對應于高校預算管理的第一步便是預算編制。按照戴明循環大環帶小環的原理，預算編制環節可分為以下幾個步驟：

1.分析高校戰略目標，合理設置各部門子目標

預算管理要服務于學校整體發展戰略和管理目標，在預算編制環節，首先要將學校戰略目標進行分解，根據各用款部門的工作內容，確定各自的子目標，形成預算管理的“關鍵點”，也就是對高校預算進行前饋控制。

2.結合目標，分配資源

高校年度總預算下達后，組織召開校內職能部門負責人會議，根據設置的各級各部門年度目標結合部門特點分配預算資源，確定經費使用的范圍及重點，按照“二上二下”的程序編制預算。

（二）實施階段（Do）——預算執行及監督

實施階段是根據P階段的工作成果開展的，因此是實現P階段目標的關鍵環節。高校預算管理的實施階段即預算執行階段，此階段嚴格有序地開展是實現高校預算管理目標最關鍵的環節。只有嚴格執行預算，才能將資金使用與預算相匹配，保證資金使用效益。預算執行的開展包括以下三個方面：

1.高校在下達各職能部門當年預算時，同時應下發資金使用審批權限及程序，各用款部門應按照分配的預算經費，嚴格執行審批程序。在預算執行過程中，盡量保證實際支出項目與經費預算項目相一致，進而為后期的預算執行分析及評價做好準備。

2.預算執行過程應進行及時恰當的預算調整。由于高校各用款部門的預算編制是在年初或者上年末完成，與當年實際情況并不一定完全吻合，因此，高校應建立預算適時調整辦法，調整時間可安排在每年6月底至7月初。在預算總額內的調整事項，用款部門可自行在預算總額內進行調整；如遇到未反映在預算額度內的特殊事項，用款部門應遵循相應的追加審批程序，嚴格按照預算追加辦法進行追加調整預算。

3.預算執行監督。高校動態預算管理的核心是全過程監控預算執行情況，及時發現偏差，采取措施進行修正，對高校預算進行同期控制。因此，預算監督是高校動態預算管理的重要體現，也是PDCA循環的“精髓”。只有將預算監督貫穿整個預算執行過程，才能推動高校預算管理工作順利完成。隨著網絡技術的發展，高校可借助校內計算機網絡對預算執行情況進行全程監督，建立有效的預算監督機制。各用款部門可通過各自賬戶登錄自己部門的預算管理系統查看預算執行情況，財務部門或預算管理部門可對各部門預算執行情況進行全盤監控，對于預算執行中已發生偏差的部門及時提醒、及時糾正，防止發生更大的偏差。學校還應重視審計工作在預算監督過程中的作用，加強預決算審計，將審計工作貫穿于預算管理的全過程，對預算編制、執行、決算全過程進行監控，更能提高預算管理工作的嚴肅性。

（三）檢查階段（Check）——預算分析評價

檢查是PDCA循環的重要步驟，是對D階段的成果進行分析評價。預算評價環節屬于預算管理的事后控制階段，只有對預算執行情況進行及時恰當的分析，才能找出預算執行過程中的偏差及薄弱環節，提高預算執行質量。預算分析評價主要包括以下兩個方面：

1.進度分析。高校預算管理部門可以對用款部門的預算執行情況分季度、半年和年度三個時間段進行分析，將預算執行中存在的差異及時反饋給用款部門，幫助其自行查找原因。這種分階段進行的評價分析，更能減少預算執行偏差，保證預算執行質量。

2.業績分析。業績分析是指通過建立預算考核指標，來評價高校預算資金使用效益。在建立指標體系時應遵循財務指標和非財務指標相結合的原則，并結合高校自身的性質與特點。

財務指標是反映高校預算管理水平的綜合指標，其戰略目標是提高高校資金管理和使用的效益。因此可以從高校的收支結構、資源配置情況、發展能力等幾個方面出發考慮高校的績效評價指標，比如：財政補助收入比重、教學支出比重、合作辦學支出比重、設備利用率、總資產保值增值率、重點學科數量增長率等。

非財務指標包括三個層面：首先，學生及社會是高校服務的主要對象，高校要想持續發展，必須使學生及社會對高校提供的服務感到滿意，因此，可用科研成果轉化率、就業率、為社會提供服務收入的比重等來衡量社會滿意度；可用報到率、學校基礎設施（包括食宿）支出比重、國家及省市級精品課程所占比重等來衡量學生滿意度。其次，高校的內部管理包括行政管理、教學管理以及學生管理等，其相對應的職能部門也屬于高校重要的用款部門，如：辦公室、教務處及學生工作管理處等。具體的評價指標也可按照部門性質進行設置，如：教學管理可運用教學支出占總支出比重、教學質量工程專項經費增長率、教學設備使用率等。最后，高校教師是高校發展的主體力量，高校的發展要依賴于教師團隊的學習努力及發展。教師學歷職稱結構、教師培訓支出增長率等都可以作為評價高校在教師發展層面的評價指標。

（四）處理階段（Action）——預算評價結果應用

處理是PDCA循環的總結提升階段。PDCA循環的重要特征之一就是階梯型推進管理水平，只有將上一循環存在的問題進行分析總結，并運用到下一個循環中，才能使得循環提高一個層次。借鑒這一理論，高校評價結果的應用對于提高預算管理水平至關重要。

預算評價結果的應用主要包括以下三個步驟：首先，將各部門的預算執行情況、評價結果及時反饋給部門負責人，并在一定范圍內進行公示；其次，由財務部門或預算管理部門與各用款部門進行溝通，分析預算執行的成績、問題及改進措施；再次，根據預算執行評價結果進行適當的獎懲，對預算執行情況較好的部門應給予一定的表揚和獎勵。對預算執行情況差、嚴重超支的部門，處以一定的警告批評，適當調整其在下一年度的預算額度；最后，對照預算編制階段設置的目標，找出未實現的目標帶入下一個預算循環，為下一周期的預算編制做好鋪墊。

四、PDCA循環在高校動態預算管理中的實現基礎

（一）建立有效的預算控制制度

PDCA循環是周密的循環系統，反映的是事前、事中、事后的全過程控制。只有建立有效的預算控制制度，并嚴格按其規定執行，在預算管理的全過程實施有效的控制，才能使該循環達到預期的管理效果。

（二）健全預算管理機構

高校預算管理是一項系統工作，尤其是動態預算管理，從預算編制開始到預算評價結果應用為止的全過程都需要溝通協調。因此，有條件的高校應設立預算管理機構，負責指導確定預算目標、監督預算執行以及評價預算執行情況等工作；如果無法設立專門的預算管理機構，應當強化審計機構或人員在預算管理中的作用，用其監控預算管理的全過程。

（三）建立校內信息交流平臺

高校預算管理工作不是孤立的，而是需要多部門協作才能完成。通過網絡信息技術建立校內信息交流平臺，方便各用款部門與財務部門之間的溝通，也便于預算管理部門及時掌握預算執行情況及實際數據，提高預算管理的工作效率及效果。

（四）建立與預算評價相掛鉤的獎懲機制

高校應建立預算評價獎懲辦法，將預算評價結果與部門考核相掛鉤。只有做到獎罰分明，才能提高各部門預算管理的積極性，保證預算管理順利開展。

綜上所述，高校應該清楚地衡量自身運行狀況，擺脫靜態預算管理方法的束縛，通過科學合理編制預算，嚴格執行預算，全過程監控預算執行，定期檢查分析預算執行情況，最后不斷總結和提高，由此形成預算管理中的一個PDCA動態循環，通過有效的動態預算管理推動PDCA循環不斷上升，提高預算管理工作水平。高校財務預算管理一直是重要又復雜的工作，涉及面廣，只有各方面共同參與重視，才能使預算管理水平持續提高，更加適應高校自身發展的需要。

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