E環境下館藏書目數據的維護方法與技巧

摘要：維護館藏目數據，保證書目數據質量是圖書館編目人員的重要工作之一。E環境下圖書館維護館藏編目數據具有重要意義，在海量的館藏數據中運用系統查錯、技巧查錯、分編新書壹重過程查錯以及其它部門的協作查錯等方法，查出錯誤，并根據書目數據出錯情況不同，采取不同方法進行修錯，達到維護館藏書目數據的目的。

關鍵詞：圖書館；書目數據；數據維護

中圖分類號：G254.3 文獻標識碼：A 文章編號：1008-0821（2012）07-0122-04

網絡環境下圖書館事業發展日新月異，計算機的普及、圖書館編目業務外包以及幾大聯編中心的日益壯大。擴大了圖書館編目數據源，編目人員既可以自制數據。也可以將數據外包給書商制作，還可以從國家圖書館聯合編目中心、上海聯合編目中心、中國高等教育文獻保障系統（Calis）等中心下載套錄數據……，多渠道的編目方法使圖書館編目速度加快了，書目數據質量提高了，但也由此帶來了一些困惑：由于我國數據標準尚未完全統一，這么多來源的書目數據如何保證館藏數據的一致性？如何在海量的館藏數據庫中發現書目數據錯誤？通過何種方法查錯、修錯以維護館藏書目數據庫質量呢？編目數據維護具體有何意義？實施數據維護有哪些步驟？筆者結合本館的實踐經驗對上述問題進行闡述。

1、E環境下維護館藏書目數據意義和實施步驟

E環境下對編目數據進行質量管理對圖書館有著重要意義，有計劃地、系統地維護館藏書目數據能夠保證編目數據規范、標準，是實現文獻資源共享的重要環節，能夠準確、完整地揭示所有實體館藏和虛擬的數字化館藏，保證館藏書目數據標引和著錄格式前后一致，提高圖書館藏書的整序質量，保證將同種圖書集中歸類排架、同一主題文獻歸入相同的類目，避免“一書兩分”現象，便于圖書館管理，利于讀者準確、全面、快捷查找文獻，是為讀者提供高質量服務的前提和保障。

眾所周知，館藏書目數據是不能隨意更改的，圖書館是在嚴格執行各項標準的前提下，有組織、有步驟、科學地組織人員修改數據錯誤、清理垃圾數據，達到凈化館藏數據，使館藏書目數據規范、標準、一致，在書目數據維護工作中應遵循以下步驟：

1.1 規范崗位責任，明確職責劃分

由專人主管，專人負責，一般情況下，由主管領導負責，技術主管定義維護操作權限，維護人員完成維護任務，圖書館書目數據維護工作通常由業務領導主抓，系統部與采編部配合協作，編目人員負責具體數據維護工作。

1.2 實施計劃管理

書目數據維護工作不能采取“一次改一個錯”的零敲碎打方法，要統籌安排計劃內容，包括維護的工作范圍、采用的方法、所需資源、確認的需求、維護進度安排等。

1.3建立維護依據

數據的標準化、規范化與一致性是書目數據質量的關鍵，在保證遵守“數據質量控制工作規程”規定的各項國際、國家標準基礎上，針對本館工作實踐中提出的具體問題，采用國內權威機構制定的具體業務細則，求同存異，建立本館質量控制細則，對略有出入的細節問題，建立文檔予以注明，以保證館內數據加工細則的完善與統一，保持數據的一致性。

1.4 監督、檢驗維護成果

當維護工作告一段落時，維護人員要將維護內容形成書面報告，交給維護主管，由上級進行監督，進行抽檢驗收。

1.5 建立系統維護文檔

建立文檔是維護數據過程的“痕跡”，是系統維護人員延續進行的保證，文檔的缺欠和文檔的隨意性極有可能導致原來維護人員流動后，數據維護有遺漏，因此要重視文檔的建立。要維護文檔的一致性，保持文檔的可追蹤性。使文檔管理制度化。

2、查找館藏書目數據錯誤的方法和技巧

盡管我們在數據入庫前進行了嚴密地組織，嚴格地審校，但數據中仍會存在各種各樣的問題，編目員應運用一定方法和技巧，有計劃、系統地在館藏數據庫中查找錯誤。找出在分編庫中沒有被發現而轉入了館藏的書目數據錯誤，以便改正錯誤，維護館藏，提高館藏書目數據質量。

2.1 有計劃、系統地在館藏數據庫中全面核查

凡檢索途徑均可查錯，如用索取號查錯法、分類號查錯法、主題查錯法等，在有計劃、有步驟、系統地查錯過程中，最常采用索取號查錯法。這種查錯法操作有序，具有可行性、連續性和無遺漏性，它依據中圖法的分類體系，檢出索取號由A類到z類的館藏數據，通過逐條翻檢。發現書目數據錯誤，進行修改。

為保證館藏數據庫的穩定和查錯過程不發生遺漏，用索取號查錯法檢索時，要化整為零，每一次提取少量數據，可單獨用索取號提取A類、B類……，當某類的館藏數據較多時，還可以拆開，分段查錯，比如T類，可以拆成二級類目TB、TD、TE……來提取數據；也可使用“介于”的關系，將介于TP3與TP4的數據提取出來。如圖1，待數據通過翻檢維護完成后，再提取其它類目的數據，每天檢到哪個索取號為止要記下來，第二天接著查，照這樣的方法查錯、修錯，直至所有類目查完為止。

2.2 運用技巧查遺補漏，找出零散數據錯誤

編目員要善于運用逆向思維來尋找錯誤數據，如通過檢索錯誤的符號、數字來提取含有錯誤的書目數據，查錯，例如索取號為0（拼音“喔”）經常被誤錄為0（阿拉伯數字“零”），編目員一般很難分辨，但是用數字O做分類或索取號的檢索點，就可以提出分類、索取號中帶有數字“0”的錯誤數據。以此類推各種各樣的錯誤均可查出來。

還要善于運用圖書館自動化系統強大的檢索組合查詢功能查找錯誤。如大家都知道，如果索取號A——K類館藏地點分配到自科，N ——Z類館藏地點分配到社科是不符合館藏分配的，在自動化系統中運用組合檢索，將檢索項設為“索取號”，檢索條件選擇“介于”，檢索內容為A與K之間，并且館藏地點設為“自科”，設置方式如圖2，這是查找館藏地點有誤的方法之一。用多種檢索途徑進行組合查詢，能夠快捷地查找出錯誤，進行數據維護。

2.3 善用查重，在分編新書過程中發現錯誤

館員分編新書過程中，在館藏數據庫中進行查重是必不可少的重要程序，并不是所有圖書一次查重就可以完成任務，一般情況下編目員要經過多次查重后才能達到最終目的。優秀的館員在查重過程中，能夠掌握規律，運用技巧，既能夠以最少的檢索途徑精準地達到查重目的，又能夠在查重過程中發現館藏庫中的數據錯誤。

2.3.1 ISBN查重發現書目數據錯誤

不同內容、甚至版本、裝幀、文種不同的圖書ISBN號各不相同，查重中如果一個ISBN出現多條書目數據時要仔細分辨，準確判斷。細心的編目員善于在這一過程中發現書目數據錯誤，如“一種書兩條記錄”、“兩種書一條記錄”、“一書兩分”等現象，筆者用ISBN為978-7-5023-6869-2檢索由曹健林主編的《國際科學技術發展報告.2011》一書時，看到索取號給出N11/C09，表面看是正確的，可是查重卻發現是錯誤的，因為《國際科學技術發展報告》從2003年開始，每年在內容更新基礎上出版1次，我館其它年份的《國際科學技術發展報告》都沿襲首個分編數據一徐冠華主編的《國際科學技術發展報告.2003》的索取號N11/X74，因此2011年給出的索取號是錯誤的，需要修改。

2.3.2 對題名項、多卷書項、叢書項查重，發現書目數據錯誤

用題名查重能準確判斷館藏數據分類是否正確。著錄格式是否一致。比如有些圖書的修訂版、多次版本等多種形式的不同版本，正題名未變，但重新分配了ISBN號，在題名查重過程中很容易發現是否分類一致，著錄格式是否正確。

多卷書、叢書一定要在館藏書目數據庫中進行查重，通過查重檢出已到館的多卷書、叢書的其它卷、冊數據，編目員從提出的館藏數據可以檢查分類、主題標引是否前后一致、著錄格式是否統一，以保證館藏數據的統一。例如，筆者檢到標準書號為978-7-22109619-7的《南京保衛戰》一書，分到K類，在查錯過程中發現我館將這套《話說中國抗戰史》叢書的其它分冊集中處理都入E類，因此，《南京保衛戰》一書的數據需要修改。

2.3.3 善于運用責任者查重發現錯誤

遇有如《高等數學》、《概率與統計》、《自動控制原理》、《大學英語四級考試》等題名重復率較高的圖書，或在同一領域有大量著作，或常年有考研著作、各種英語水平考試著作、公務員方面著作等的責任者，有經驗的編目員善于運用責任者進行圖書查重，能夠快捷、準確地判斷分類與索取號，發現館藏數據的錯誤。例如用著者“伍樂其”查重能夠檢出許多條書目數據，由于“樂”字發“le”和“yue”兩個音，容易出現同一作者分配作者號時不一致錯誤。

2.3.4 主題做為輔助查重

編目員在分編新書過程中，有時會通過主題查重，才能完全確定主題詞與分類號正確與否，用某一主題詞檢索，往往會檢索出很多條相同主題詞的數據，通過快速地比較分析，判斷分類，也能夠查出錯誤。

2.4 與流通部、閱覽部等其它部門協作發現錯誤

圖書入庫進行流通之后，需要收集流通部、閱覽部等部門反饋回來的信息，使編目人員在其它部室工作人員的配合協作下發現書目數據錯誤。一些平時不易在編目室被發現的錯誤，在其他部門的工作運行中比較容易被發現，如010字段中的價格與圖書實際不符、題名中的錯字、分類號或索書號錯誤、館藏地點有誤、入藏條形碼掃串等現象。

3、對館藏數據進行維護修錯方法

發現錯誤，如何進行修改維護呢？筆者認為，對書目數據維護要遵循“掌握重點，量力而行，靈活機動，有始有終”的原則，也就是說編目員要認清哪些錯誤是必改不可的，哪些錯誤需要立刻修改，哪些錯誤可以延遲修改。數據修改要看編目部門的修改能力：有沒有時間？有沒有足夠的人手？修改錯誤要靈活機動，有足夠的人力和足夠的時間條件下。發現的錯誤都要及時改正過來，沒有時間和人力的，要保證重要檢索字段以及影響流通、借閱、管理的數據錯誤獲得及時有效地修改，并且凡涉及數據的替換、更新、合并、刪除等重要錯誤數據必須修改。具體修改館藏書目數據錯誤時要視不同出錯情況。用以下不同方式處理。

3.1 大量的、共性的字段錯誤，用計算機程序進行批處理

大量的、共性的字段錯誤常產生于某一時期大批量的加工過程，如回溯建庫過程中，由于各種原因，著錄不規范，數據出錯率較高，如我館在1997-1999年回溯建庫階段，225字段既鏈接生成410字段，同時又生成461字段，應刪去461字段；606字段子字段標識有@b、@c現在都換為@x；200字段題名不僅有全拼字段，還拼音首字母字段，拼音首字母字段是多余的，這些都可以利用計算機功能進行批量修改，既改得準確徹底，又修改得速度快。

3.2 對于小量的，單個的數據錯誤，隨時發現，隨時修改

在查錯過程發現不涉及條形碼、分類號、索取號，書目數據著錄內容或者著錄格式有錯誤的，能夠確定直接修改的，可以邊查邊修改，例如：

200@a求解代數特征值問題模板@e實用指南@e英文影印版@ghsojun Bai等著@AQiu Jie Dai Shu Te Zheng ZhiWen Ti Mo Ban

701@8白照音@4著@ABai Zhao Yin

701@a德梅爾@g（Demmel，James）@4著@ADe Mei Er

701@a唐加拉@g（Dongarm，Jack）@4著@ATang Jia La

上面這條數據中200字段中@f明顯是錯誤的，像這類錯誤不必提回圖書，依照與7字段直接在數據上進行修改即可。如果不能確定，也可以打開其它館的書目數據，如國家圖書館的數據，參考進行修改即可。

3.3 不能判斷的錯誤要提回圖書，研究分辨

涉及分類、索取號、條形碼以及不能判斷是否有錯的圖書要及時提回，依書進行判斷，如需要修改，則將書標與數據同時修改，盡量一次全部改完。備有記錯本，記下外借圖書需要修改的內容和歸還時間，并經常審視，以便及時取回圖書進行修改。

3.4 在不影響新書分編的前提下，適時維護

眾所周知，以最快的速度讓新書與讀者見面是編目人員的工作目標之一，在分編新書時，若在查重過程中發現館藏數據存在錯誤時，視情況緩急程度進行處理，不得影響新書分編速度。新書到館后，館員要以最快速度將其分編上架，發現錯誤時，如果錯誤影響新書的入藏，那么立刻提出圖書并對錯誤數據進行修改，如果不影響新書入藏，就及時記在修錯本中，等新書分編工作告一段落，編目員有空余時間時再進行修改。

4、結語

做為一名編目員，發現錯誤是一件很矛盾的事情，既高興錯誤被發現了，又自責怎么會有錯誤存在呢？這種心理很正常，客觀地說，每一名有責任心的編目人員都不希望有錯誤存在，但只要有手工操作的環節，難免會有錯誤的存在，何況海量的館藏書目數據呢？我們只要充分認識到數據維護的重要性，將它做為一項長期而艱巨的工作，持久地進行著，那么經過維護后的書目數據必將最大限度地發揮出館藏資源的效益。