辦公用品采購供應(yīng)鏈管理及問題分析

摘要：辦公用品采購一直是企業(yè)成本支出中必不可少的一部分。企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)之一為“開源節(jié)流”，對于員工人數(shù)上千的大型公司，辦公用品的消耗不容忽視，辦公用品采購的管理是否有效甚至影響著財年度企業(yè)利潤的高低。鑒于此，特對某世界500強(qiáng)企業(yè)中國公司辦公用品采購供應(yīng)鏈管理做出相關(guān)調(diào)研，并分析如下。

關(guān)鍵字：辦公用品 采購 供應(yīng)鏈 EBP系統(tǒng)供應(yīng)商

中圖分類號：F8 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）03（b）-0000-00

1辦公用品采購集中化管理

近年來，一些大中型企業(yè)（工業(yè)企業(yè)：員工300-2000人及以上；銷售額3000-30000萬元以上）已將會展制作、會議接待及用車采購等項目納入統(tǒng)一采購管理項目，并取得一定顯著成效。然而辦公用品采購與供應(yīng)卻因其采購項目眾多、需求分散等原因在納入統(tǒng)一采購管理實施上具有一定困難。

辦公用品主要包括低值易耗品和高值管理品。其中，低值易耗品主要指：圓珠筆、簽字筆、復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、文檔袋、曲別針、釘書機(jī)、白板筆、熒光筆、記事本、剪刀、計算器等價值較低的辦公日常用品。高值管理品為：電腦、打印機(jī)、投影儀、文件柜、空凋等價值較高的物品。對于辦公用品的采購管理來說，低值易耗品因使用量大，可控性小，因而也成為公用支出中一項不容忽視的開支。在此調(diào)研中經(jīng)統(tǒng)計，該外資企業(yè)某一全資子公司（獨(dú)立法人單位，員工108名），在2011財年中辦公用品（低值易耗品一項）支出已達(dá)到18萬元/年。

辦公用品的采購具有零散性大，采購頻率高的特點。在公司未設(shè)立辦公用品采購系統(tǒng)時，該公司不同部門分別聯(lián)絡(luò)不同供應(yīng)商，分散訂貨。在全球采購統(tǒng)一管理的整體規(guī)劃下，公司決定對辦公用品進(jìn)行統(tǒng)一采購供應(yīng)管理。辦公用品統(tǒng)一采購會給企業(yè)帶來很多好處：企業(yè)后勤管理的第一目標(biāo)是使辦公更有效率，有效率才能保障業(yè)務(wù)的順利進(jìn)展，繁雜分散的辦公用品采購使得采購價格居高不下、軟硬件設(shè)備維護(hù)成本較高，設(shè)立沒有必要的物流倉庫，以及重復(fù)瑣碎的行政安排，這些耗費(fèi)了公司大量重復(fù)的人力、物力和財力，這些辦公后勤工作都不直接產(chǎn)生利潤，有形尤其是無形的成本持續(xù)增加。

2辦公用品管理的規(guī)范化

鑒于辦公用品訂購的繁瑣性，依靠辦公軟件系統(tǒng)可以達(dá)到精確管理的要求。大多數(shù)辦公用品管理系統(tǒng)是以庫存管理為主線，實行從采購、領(lǐng)用到發(fā)放的流程管理，這樣主要針對避免辦公用品管理中人為分散預(yù)定經(jīng)常出現(xiàn)的重復(fù)購置和閑置浪費(fèi)情況。辦公用品訂購管理系統(tǒng)在實際工作中可以極大地提高辦公人員工作效率，增加效益，最終要的是可以以此降低采購成本，真正實現(xiàn)厲行節(jié)約的原則。在此調(diào)研公司中，該公司開發(fā)和應(yīng)用EBP系統(tǒng)進(jìn)行辦公用品的統(tǒng)一采購供應(yīng)。

2.1開發(fā)商的選擇

辦公用品供應(yīng)商的選擇及監(jiān)管由公司采購部負(fù)責(zé)，實行辦公用品統(tǒng)一供應(yīng)商、統(tǒng)一品牌、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。2009年采購部對辦公用品供應(yīng)商進(jìn)行更換，競標(biāo)后，最終確定國內(nèi)一家民營連鎖公司為該公司辦公用品供應(yīng)商。這家公司主營辦公用品、電腦周邊產(chǎn)品、禮品等，同時它也是中央國家機(jī)關(guān)政府采購中心辦公用品中標(biāo)供應(yīng)商之一。

2.2采購流程

設(shè)立EBP系統(tǒng)后，公司申購、批復(fù)、確定供應(yīng)商和報價、收貨都是通過系統(tǒng)完成。在設(shè)立及更新系統(tǒng)時，采購部與供應(yīng)商對提供產(chǎn)品的種類和價格進(jìn)行談判協(xié)商，將相應(yīng)編號后的物料和價格、供應(yīng)商名稱等數(shù)據(jù)放進(jìn)系統(tǒng)作為標(biāo)準(zhǔn)采購目錄公布，各個集團(tuán)相關(guān)人員可以通過網(wǎng)站上查詢到所需要產(chǎn)品的圖片、型號與價格。

各部門需要采購時，相關(guān)部門授權(quán)人（一般為部門助理或秘書）在系統(tǒng)中查詢到所需產(chǎn)品信息，若為庫存信息中存在產(chǎn)品，則可馬上顯示價格及相關(guān)圖片；若為非標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品，則需要填寫尋價申請，由采購部尋價后進(jìn)行信息反饋。授權(quán)人提交后訂單后，系統(tǒng)會根據(jù)訂單金額界線及采購人不同費(fèi)用中心向相關(guān)審批人發(fā)送提醒郵件（一般為部門老板），提醒審批人對訂單進(jìn)行審批。訂單審批后將直接送達(dá)采購部公用油箱，采購部再次確認(rèn)后將此訂單傳真到供應(yīng)商處，進(jìn)行訂購。供應(yīng)商接到采購部發(fā)出的傳真（或郵件），將根據(jù)訂單確認(rèn)產(chǎn)品，安排發(fā)貨。

供應(yīng)商針對該公司有統(tǒng)一的訂單處理中心對采購部確認(rèn)訂單進(jìn)行處理。從早晨9點到晚間18點，訂單處理人員時時在訂單處理信息系統(tǒng)中對訂單進(jìn)行確認(rèn)。供應(yīng)商具有多個存儲倉庫，訂單處理信息系統(tǒng)會按照預(yù)先編制好的業(yè)務(wù)規(guī)則，根據(jù)訂單貨物種類和數(shù)量在系統(tǒng)中查詢庫房存貨，并在產(chǎn)品缺貨或相應(yīng)庫存不足時選擇相應(yīng)一個最近的配送中心，將該訂單調(diào)配給相應(yīng)的配送中心發(fā)貨。訂單中心確認(rèn)訂單后，配送中心會自動接到分給本配送中心的發(fā)貨訂單。配送中心每幾小時會處理一次發(fā)貨訂單，隨即進(jìn)行商品的揀貨、包裝，并按照該公司不同集團(tuán)所在地進(jìn)行裝運(yùn)，統(tǒng)一發(fā)貨。每天早上9點以前，供應(yīng)商自己的配送車輛會到配送中心接收要配送的商品，查驗后送出。由于要發(fā)貨的商品很多；因此，供應(yīng)商一般在當(dāng)天配送所有前一天接收到的辦公用品預(yù)訂。供應(yīng)商指派專門的派送人員根據(jù)訂單上不同的聯(lián)系人員及樓層進(jìn)行送貨，部門助理接收商品，確認(rèn)商品的完整性和正確性后，部門助理直接在收貨單上簽字確認(rèn)，并在EBP系統(tǒng)中進(jìn)行電子確認(rèn)收貨。配送人員完成送貨后，需要將貨款和客戶的簽收的回執(zhí)返回給配送中心，確認(rèn)被記錄到信息系統(tǒng)中，在月底將統(tǒng)計確認(rèn)給采購部請求付款。

3物流供應(yīng)鏈存在的問題

在調(diào)研中，對該公司供應(yīng)商物流供應(yīng)鏈上發(fā)現(xiàn)一些問題，現(xiàn)分析如下：

（1）訂單處理問題。目前采購部對供應(yīng)商實行的是傳真確認(rèn)訂單形式，在訂單上面操作可以保障信息的準(zhǔn)確性。但由于傳真確認(rèn)在操作上并不優(yōu)化，且該供應(yīng)商沒有相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)接口與該公司EBP訂購系統(tǒng)進(jìn)行匹配，這樣勢必對供應(yīng)商能否及時收到訂單、并下達(dá)訂單倉庫和運(yùn)輸組織運(yùn)作的時間性造成了挑戰(zhàn)。

（2）市內(nèi)配送問題，因供應(yīng)產(chǎn)品為辦公用品，小到一塊橡皮，大到一個保險柜。在配送上會出現(xiàn)協(xié)調(diào)偏差的問題。

（3）車隊管理。類似產(chǎn)品的配送，送達(dá)時間卻時有偏差。

（4）辦公用品的儲存。供應(yīng)商沒有自己容量大的庫房，從其他庫房調(diào)貨時間太長。

4根據(jù)種種問題，試解決如下：

（1）供應(yīng)商每年更新電子產(chǎn)品目錄。目錄上提供辦公用品的真實照片及商品信息介紹，方便采購人員快速查閱。每季度還可發(fā)布部分商品特價信息，及更新產(chǎn)品信息，及時地由直銷顧問或直郵的方式送到會員客戶手中。

（2）供應(yīng)商與該公司嘗試安裝訂貨與配送系統(tǒng)的接口，使訂單預(yù)定及配送供貨流程完全系統(tǒng)一體化。

（3）有些部門抱怨某些商品不能及時送達(dá)，供應(yīng)商訴苦說不是所有商品在當(dāng)前庫房中都有，而建立大型庫房又存在種種費(fèi)用上的風(fēng)險。這就不能不提到庫存的問題。高庫存保證商品的提供，但產(chǎn)生了潛在費(fèi)用。“高庫存”和“缺貨”看似一對矛盾的主體，卻是成為企業(yè)庫管的通病。尤其對于辦公用品這種流動性很大，種類很多的產(chǎn)品來說，只有建立最優(yōu)的庫存，對上下游廠商及客戶建立聯(lián)合庫存產(chǎn)品管理，才能使庫存的周轉(zhuǎn)率達(dá)到最高。目前據(jù)了解，該供應(yīng)商的庫存管理機(jī)制常還比較落后，首先是庫存信息反饋不及時。庫存管理使用手工與電腦相結(jié)合的方式，庫房電腦與其他部門電腦并未進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，只是充當(dāng)了一個存儲數(shù)據(jù)的工具，而對于廠商和我公司網(wǎng)絡(luò)的接口連接也需要有很多改進(jìn)的地方，數(shù)據(jù)可以在網(wǎng)絡(luò)的平臺上動起來，而這一動，也是保證“零庫存”但“可供貨”的橋梁。和供應(yīng)商進(jìn)行溝通的時候，發(fā)現(xiàn)他們每月盤點時，管理員會將庫存報表打印出來，與采購進(jìn)行對賬。面對每月十分繁瑣龐大的數(shù)字，各部門只求對賬上沒有出入就好，卻并沒有根據(jù)每月報表數(shù)據(jù)進(jìn)行更加深入的分析，要知道，隱藏在這些數(shù)字后面的產(chǎn)品流量還是很值得借鑒的。這樣時候可以在本身已有的系統(tǒng)上升級一款倉庫管理系統(tǒng)作為企業(yè)供應(yīng)鏈管理的核心平臺？并配合相應(yīng)的優(yōu)化軟件作為協(xié)同輔助工具。通過IT系統(tǒng)，可以對庫存產(chǎn)成品及原材料進(jìn)行每日的自動盤點，并分析相關(guān)數(shù)據(jù)。并根據(jù)客戶需求定位產(chǎn)品，保證進(jìn)貨;其次是通過營銷策略，加速產(chǎn)品在市場上的周轉(zhuǎn)率。

（4）從理論上分析，供應(yīng)鏈庫存管理將庫存置于供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)，是為了降低成本和消除不確定性而存在，庫存的存在完全是為了防范“缺貨”的發(fā)生。庫存的存在解決了缺貨問題，但是卻引發(fā)了另一些問題，這些問題經(jīng)過整個供應(yīng)鏈的放大，變得更加引人注目，同時增加了全程供應(yīng)鏈過程的成本投入。如果簡單地將庫存看作是靜態(tài)的是不全面的，庫存在很大的程度上更應(yīng)該是動態(tài)的，就相當(dāng)于存量，而與之相對應(yīng)還有流量的概念存在。有效的控制庫存量，將是檢驗全程供應(yīng)鏈管理的合理性標(biāo)志。解決降低“高庫存”，應(yīng)明確庫存控制的根本目的是客戶滿意度以及庫存周轉(zhuǎn)率，而這個庫存周轉(zhuǎn)率實際上就是庫存控制的根本目的所在。庫存周轉(zhuǎn)率的提高，單單靠所謂的實物庫存控制是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，它應(yīng)該是整個需求與供應(yīng)鏈管理這個大流程的輸出，而這個大流程除了包括倉儲管理這個環(huán)節(jié)之外，更重要的部分還包括：預(yù)測與訂單處理、客戶與廠商的溝通、配送與發(fā)貨的策略，甚至包括管理流程。而伴隨著需求與供應(yīng)鏈管理流程的整個過程，則是信息流與資金流的管理。也就是說，庫存本身是貫穿于整個需求與供應(yīng)管理流程的各個環(huán)節(jié)，要想達(dá)到庫存控制的根本目的，就必須控制好各個環(huán)節(jié)上的庫存，而不是僅僅管理好已經(jīng)到手的實物庫存。這樣才能真正做到客戶可以看著目錄下單，下單產(chǎn)品就一定是可以第二天送達(dá)到的產(chǎn)品。

參考文獻(xiàn)：

[1] 蒙克薩.《采購與供應(yīng)鏈管理》2007-1.

[2] 萊桑斯.《采購與供應(yīng)鏈管理》2007-6.