加強(qiáng)高校檔案管理工作

摘要：通過(guò)檔案檢查了解存在問(wèn)題，切實(shí)采取措施，加強(qiáng)檔案管理，對(duì)提高工作效率、提升辦學(xué)質(zhì)量具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案檢查；存在問(wèn)題；解決辦法；提高效率

[中圖分類號(hào)]：G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139(2012)-13-0208-01

高校檔案管理工作是高校各項(xiàng)工作中不可缺少的基礎(chǔ)工作，也是衡量教學(xué)、科研、管理和其他各項(xiàng)工作水平的重要標(biāo)志之一。做好檔案管理工作，對(duì)總結(jié)、探索和改革高校教學(xué)、科研及管理工作的規(guī)律，提高教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平具有十分重要的意義。誠(chéng)如有論者所言：“可以毫不夸張地說(shuō)，一所學(xué)校的檔案文化就是這所學(xué)校整體文化的基石”【1】。為此，在我校百年校慶來(lái)臨之際，校檔案館組織檔案管理專業(yè)人員和兼職檔案員對(duì)全校各個(gè)院系及所有行政管理部門進(jìn)行全方位的檔案管理大檢查，也是對(duì)基層檔案管理工作的考察，筆者有幸作為檢查組成員參加了這次大檢查，現(xiàn)將本人所看到的問(wèn)題以及對(duì)如何加強(qiáng)高校檔案管理工作談?wù)勛约旱目捶ǎ?/p>

一、存在的問(wèn)題：

根據(jù)此次檢查，雖然大部分院系及行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)及兼職檔案管理人員的檔案意識(shí)有很大的提高，但在具體檔案管理中還存在著很多問(wèn)題。

1、檔案管理人員的配置問(wèn)題：

大部分院系及行政管理部門檔案管理人員都是兼職，有個(gè)別院系設(shè)置專職檔案員（如：民生學(xué)院、遠(yuǎn)程與繼續(xù)教育學(xué)院、河南大學(xué)出版社等等）。還有極個(gè)別的部門兼職檔案員都沒(méi)有，這個(gè)問(wèn)題主要反映在領(lǐng)導(dǎo)的重視程度上。

2、檔案管理不規(guī)范：

筆者在檢查中發(fā)現(xiàn)有極個(gè)別單位的檔案材料堆放的雜亂無(wú)章，存在著對(duì)檔案材料的整理、分類、歸檔不規(guī)范、保存不科學(xué)等等。為此筆者認(rèn)為原因有：其一、因大部分院系及行政管理部門的檔案管理人員都是兼職檔案員（如：院系辦公室主任、教務(wù)員等等），他們既要負(fù)責(zé)檔案管理又有很多辦公室或教務(wù)方面繁雜的事物需處理，因此不可能進(jìn)行系統(tǒng)地管理。其二、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不夠。(在檢查中有部分院系及行政管理部門檔案管理制度沒(méi)有上墻)。其三、檔案管理人員的管理素質(zhì)跟不上。其四、檔案庫(kù)房資源不夠。其五、不注意檔案及時(shí)移交，致使某些檔案材料缺乏連續(xù)性。其六、檔案材料的保存缺乏科學(xué)性。

二、解決辦法

通過(guò)以上在檢查中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面著手，來(lái)加強(qiáng)高校院系及行政管理部門的檔案管理工作：

1、提高思想認(rèn)識(shí)，特別是提高領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)檔案管理工作的重視。（如：校檔案館每年定期召開(kāi)檔案工作會(huì)議，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，每年定期檢查各院系及行政管理部門的檔案管理情況并做出總結(jié)，將檔案管理優(yōu)秀的單位要進(jìn)行表彰，對(duì)檔案管理工作不夠重視的單位提出批評(píng)，并組織各院系及行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理優(yōu)秀的單位進(jìn)行考察，學(xué)習(xí)先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，做到用先進(jìn)推后進(jìn)，把檔案管理工作提到議事日程上。）

2、完善制度。改變過(guò)去那種沒(méi)有行政管理制度和文件傳閱制度的狀況，每個(gè)院系及行政管理部門都必須制度上墻，使檔案管理工作有據(jù)可查、有法可依、有規(guī)范的指導(dǎo)，從而使檔案文件及時(shí)、完整、有序地歸檔。

3、提高檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)培訓(xùn)。在這次大檢查中，大部分單位所提出的要求就是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。為此筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面入手：首先，校檔案館每年組織專職檔案管理人員對(duì)院系及行政管理部門的兼職檔案員進(jìn)行定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國(guó)家頒布的《檔案法》、《保密法》。系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)理論知識(shí)，并能在實(shí)際工作中熟練地掌握和運(yùn)用，從而提高他們的業(yè)務(wù)水平。其次，校檔案館組織院系及行政管理部門的兼職檔案員走出去，到檔案管理先進(jìn)的高校取經(jīng)學(xué)習(xí)從而提高自己的管理能力。

4、對(duì)院系及行政管理部門的檔案管理工作進(jìn)行明確分工。由于院系檔案材料種類很多又基本是兼職檔案員，沒(méi)有明確的檔案管理分工，極容易造成檔案管理的混亂，檔案材料沒(méi)能及時(shí)地整理、分類、歸檔從而造成檔案材料的丟失。為此，筆者認(rèn)為院系檔案材料應(yīng)做以下明確分工：（1）黨政方面的檔案材料應(yīng)有黨辦主任負(fù)責(zé)管理（學(xué)生檔案、黨建工作的檔案材料）。（2）行政方面的檔案材料應(yīng)有院辦主任負(fù)責(zé)管理。教學(xué)檔案應(yīng)有教務(wù)辦主任負(fù)責(zé)管理。（3）科研材料及研究生的教學(xué)材料應(yīng)有研究生與科研辦公室主任負(fù)責(zé)。這樣實(shí)施分頭管理、責(zé)任到人、分工細(xì)致、協(xié)調(diào)一致。“要樹(shù)立檔案意識(shí)、大文獻(xiàn)意識(shí)，用‘整體功能大于部分功能之和’的系統(tǒng)理論觀點(diǎn)來(lái)指導(dǎo)檔案工作”【2】這樣便可以集眾人之力，收整體之功，更利于檔案的管理。

5、積極解決檔案庫(kù)房的緊缺問(wèn)題。首先校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視積極解決院系及行政管理部門檔案庫(kù)房緊缺的問(wèn)題。筆者在檔案檢查中看到有個(gè)別單位檔案庫(kù)房非常緊缺，（如：藝術(shù)學(xué)院美術(shù)專業(yè)在校生一千多人，檔案庫(kù)房只有一間房，理論試卷、美術(shù)作品堆成山，無(wú)法做到科學(xué)、妥善地保存。河大幼兒園就沒(méi)有檔案室，各類檔案材料就在園辦公室放著等等。）其次，要注意檔案的及時(shí)移交。按時(shí)把相關(guān)的檔案材料移交到校檔案館也是解決檔案庫(kù)房緊缺的一個(gè)重要辦法。（如：藝術(shù)學(xué)院美術(shù)專業(yè)的學(xué)生作品，能將每屆的優(yōu)秀學(xué)生作品移交到校檔案館保存將是學(xué)校的一大財(cái)富。）再次，要給檔案柜“合理減肥”，這也是解決檔案庫(kù)房緊缺的有效辦法。

6、利用現(xiàn)代化手段管理檔案。早已有論者指出：“隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)還將發(fā)生新的變化”【3】。院系及行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極為檔案管理工作創(chuàng)造條件，購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，使檔案管理工作走向現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化。

7、搞好檔案的開(kāi)發(fā)利用。搞好檔案資料的開(kāi)發(fā)利用，使其為學(xué)校各項(xiàng)工作的改革發(fā)展服務(wù)，這是檔案管理工作的中心任務(wù)和最終目的，也是檔案工作諸環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，為此必須搞好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。（如：基建處檔案室存放著完整的歷年施工圖紙，為以后的維修工作提供利用服務(wù)。馬克思主義學(xué)院檔案室規(guī)范的存放著歷年全校學(xué)生的試卷，為學(xué)生成績(jī)的查詢提供利用服務(wù)。公共體育部檔案室整齊的擺放著歷年學(xué)生參加全國(guó)大賽所獲得的各種獎(jiǎng)杯，展示著教學(xué)的成果等等。）

注釋：

【1】顧成廳：《檔案文化在高校文化建設(shè)中的作用》，《蘭臺(tái)世界》。2002年4月

【2】姜之茂：《資源共享與檔案館》，《中國(guó)檔案》。1999年12月

【3】馮惠玲、張輯哲主編：《檔案學(xué)概論》，中國(guó)人民大學(xué)出版社2001年版，第57頁(yè)。