淺談學生公寓信息化管理的實施

摘 要：高校學生公寓是大學生在校期間學習、生活、社交的綜合場所，是高校開展德育工作的“第二課堂”，是進行大學生思想政治教育的主陣地，學生公寓管理要秉承育人為本、與時俱進的理念，利用信息化管理手段，強化內部管理，提高服務水平，積極發揮公寓管理服務育人、管理育人、環境育人的職能，跟上時代和社會發展的步伐。

關鍵詞：學生公寓；信息化；管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）30-0199-02

隨著高校的發展，學生在校人數逐年增加，隨之而來的是學生公寓管理人員的工作內容越來越豐富，信息量越來越復雜，工作負擔也越來越重。依照傳統的學生公寓管理模式，通過單一的人工登記、匯總，已經很難有效地進行公寓管理。伴隨計算機的廣泛使用，各類學生公寓管理系統的開發與應用，利用計算機的分類、匯總、計算、分析等功能，將有效地節省人力物力，高效處理復雜、多變的龐大信息量，大大提高了管理的工作效率，有效地降低了管理工作者的負擔。

一、開發和應用學生公寓信息化管理的必要性

（一）傳統學生公寓管理模式的滯后增加了管理上的難度

傳統的學生公寓管理在管轄公寓范圍小，住宿人員不多的情況下，依靠一人一樓一崗，全面負責公寓的所有業務，通過發揮員工的勞動積極性：勤記錄，勤抄送，勤整理，利用紙介質的基礎上詳細地記錄著公寓內發生的事情：人員資料的登記，財物、資產的進出，水電管理等，公寓管理最原始的記錄材料能在管理人員的盡心盡職中獲得。但是隨著各高校的擴招，在校生的日益增加，學生公寓管理檔案如還停留在紙介質的基礎上，已經不能適應時代發展的要求，其管理方法也將浪費許多人力和物力。以一萬名在校生的高校為例，假設每間入住四人，則需要2 500間住宿房間，住宿樓群為10棟（1棟5層，1層50間房子），公寓內采取三班制上崗模式，至少需30名管理人員。管理人員每學年需承擔人員信息錄入、更新；每月（季度/年）的水電結算，核查；區域內的資產安全管理，方方面面的數據信息量大，涉及的人員面廣，單純依靠人工查對、抄制、復寫、歸檔、全天候值班等計算量大、重復勞動多、勞動強度大的工作實現，不僅會使管理工作效率，準確性、可靠性、安全性等大大降低，還會使我們的各種數據資源很難實現保存和共享。現代化的學生公寓管理倘若單純地增加人員，依靠手工匯總資料，將容易發生錯漏、權責不明的情況，如培訓不到位，管理人員登記的資料五花八門，不規范，將使得信息的處理異常復雜，手續異常繁瑣，容易錯漏，因而傳統的人工管理方式既不易于規范化，容易發生錯漏，又造成了管理效率不高，大大增加了管理上的難度。

（二）現代學生公寓信息化管理模式的科學實施極大地提高了管理效率

隨著科學技術的不斷提高，計算機科學與技術日漸成熟，計算機應用的普及已進入人類社會生活的各個領域，并發揮著越來越重要的作用，傳統的手工管理模式必然被以計算機為物質基礎的信息管理方法所取代。學生住宿系統的投入使用將對學生住宿檔案進行記錄，管理；用電網上查詢系統將實時查詢學生用電情況；熱水遠程監測系統將極大節省能耗，降低用電成本，這些系統的開發與應用可以極大減少人工成本，便于人員管理，有著手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長等。這些優點能夠極大地提高學生公寓管理的效率。圍繞人員信息、水電核算、人（物）安全管理、宿舍文化建設四大板塊構建的學生公寓信息化管理系統，充分利用信息網絡化，智能化、人性化等功能，對公寓的管理實行超遠程、實時記錄，實時監控的高效管理，發揮著人工紀錄無法比擬的優勢，學生公寓管理應逐漸走向科學化、正規化管理。

二、日趨成熟的學生公寓信息化管理系統得到高校的肯定與推廣

學生公寓管理的對象均有一定的規律性，可以通過匯總，歸納分析并形成數據庫，原來很多人為的工作完全可以借用計算機技術來完成。并且在公寓管理中廣泛運用計算機的自動化技術和智能化技術，如智能用電管理系統、智能監控系統、消防檢測自動系統等等，還可以解決許多人為工作不能解決的問題。通過計算機的網絡化呈現，實時記錄、監控，從而達到資源的共享。

（一）全面記錄學生住宿信息，高效管理

建立健全的學生住宿檔案，對于學生宿舍的管理者來說至關重要，學生住宿信息是學生住宿公寓非常重要的一項數據資源，數據庫信息的收集一方面可以清楚了解到每一位入住學生的個人基本信息（院系、班級、宿舍號等），另外一方面可以及時、準確地掌握地公寓內的空床位、空房間信息，即使學生中途調整宿舍、休（退）學等原因造成的數據變動，也能及時的通過系統反映，極大地提高了房間利用率。

（二）智能化用電監控，培養學生良好用電習慣

未開發智能用電系統之前，抄送房間電表數據需管理人員需逐樓逐層逐個宿舍進行，工作量大而且容易發生錯漏。智能用電系統建立后，能夠實現實時監控、記錄，查詢、定額供給等功能，而對于部分超負荷或違規用電的宿舍，系統能設定固定功率，超過后將自動切斷用電，學生在使用大功率電器或違章使用電器時能及時發現，并自動進行報警或者安全切除電源，讓管理人員隨時掌握宿舍用電情況，能讓偷電或者違規用電導致線路短路發生火的情況災防范于未然；用電網上查詢系統的運行，宿舍每天的用電情況都可以通過網絡實時查詢，學生普遍反映查看宿舍每天用電情況后都能杜絕浪費電的行為，調整了用電方式，養成節約用電的良好習慣。

（三）安全系統投入全面保障學生公寓內人員、財產安全

公寓門禁系統的投入使用，一卡一權限，一方面監控監督學生晚出晚歸現象、杜絕外來人員進入學生公寓，確保公寓的安全；另外一方面可以用于管理人員的考勤，督促員工定時巡邏，加強區域內的保衛工作。在學生公寓的主要通道，樓層，區域入口和公共場所設立監控探頭，智能電子監控系統對學生公寓內的情況能夠及時掌控，確保學生的財產安全。消防檢測系統對整個公寓內部的消防進行監控，出現問題，可以及時發現，防止火災事故的發生，防范于未然。

（四）電子設備投入處處體現人性化管理

樓內公共平板電視，電子牌，廣播系統的安裝，滾動播放著各類溫馨提示，通知，處處體現出學生公寓管理的人性化、溫情化的一面。尤其在天氣惡劣的情況，通過天氣預報的方式及時提醒同學做好防風、防雨、防雷電的工作，確保學生的人身安全；學生公寓偶然發生大面積停水停電，亦可以提前通過廣播系統提醒同學們做好存水蓄電工作；公寓內定期舉行宿舍文化活動可通過廣播系統的作用，廣而告之，引起了學生們的極大興趣；好人好事，時事要聞、日常生活常識的宣講，積極發揮公寓是第二課堂的功能。

三、開發特色化、實用性的學生公寓信息化管理條件

（一）領導的重視，員工的參與直接影響信息化管理系統的實施

高校領導幾乎都認識到現代化學生公寓管理模式有著建立更全面的資料收集，易于更新，匯總，分析的功能，但是往往限于經費、實施場地、硬件條件不完善等因素，還是停留在單純依靠增減人員的模式上進行管理；另一方面學生公寓信息化系統的開發應用，對于管理人員計算機知識，技能都提出了較高的要求，越趨成熟的信息系統除了掌握計算機基本知識，還需掌握信息系統的操作與運用，一般的系統維護和更新技能。高校后勤的職工學歷普遍不高、知識結構老化的現實限制了推進信息化建設進程。在現有人員基礎上需通過培訓，學習，仍無法提高人員的知識水平，將極大地打擊員工的參與性。因而通過建立簡單實用，經濟的信息系統將更能引起領導的重視程度，易于掌握管理的信息系統可以提高員工的參與程度。

（二）過分追求系統的最高配置，造成不必要的成本浪費

很多高校將學生公寓信息系統的構建定位在高配置，深開發的基礎上，結果成本上去不說，現有設備無法支持系統運轉，管理人員無法適應系統的操作，一般人員無法更新維護的情況比比皆是。沒有最好只有最適合，任何系統的開發都應該與學校的發展規模相匹配，在推進學生公寓的信息化建設過程中必須最大限度地借用相應領域成熟的計算機新技術，以經濟實用性為目標構建系統，以免造成成本的浪費。

（三）依托現有資源，自行開發具有特色化的信息化管理系統

系統的開發與應用必然以滿足客服的最大需求為目標，新的系統將是一個不斷完善的過程，通過軟件公司開發，一般成本較高，后續維護費用高。目前各高校都開設有計算機軟件學院，若能依托學校資源，通過以教帶做的方式，老師教學，學生協助開發，構建系統，后續一般性維護由學生進行，那么師生完成教學任務之余，又能深化實踐，而對于學校將是一筆很大的成本節約。

學生公寓作為大學生走進校園的第一社會，第一家庭，學習的第二課堂，學生公寓管理是一項綜合性管理，其目標是通過科學規范的管理為學生創造安全、健康的生活場所，創建高雅的育人環境，從而促進學生良好生活習慣和健康行為方式的養成，達到管理與育人的雙重目的。開發與學校需求相匹配的特色系統，發揮學生公寓管理的人性化，智能化功能，從而使得學生公寓管理走向科學化，現代化。

參考文獻：

[1]周遠清.和諧文化建設與中國高等教育[J].中國高等教育研究，2007，（1）.

[2]中共中央關于進一步加強和改進大學生思想政治教育的意見[Z].

（責任編輯：石 銀）