管好你的工作郵件

每天不收到幾封上司的郵件，你簡直會懷疑自己是不是記錯了上班的時間。對于大部分職場人士來說，處理工作郵件已經(jīng)成為職場中不可避免的內(nèi)容之一。

很多職場人士可能都遇到過這樣的麻煩：有時候讀郵件會走神，打開下一封就不記得上一封的內(nèi)容了，或者會忘記回復(fù)同事的工作郵件。不僅如此，還常常被郵件打亂工作節(jié)奏。

為了郵件而影響工作，看起來是筆不劃算的買賣。換一種辦法，讓郵件為效率服務(wù)，當(dāng)然有可以實現(xiàn)這個目標(biāo)的解決方案。比如可以重新規(guī)劃自己的郵件處理時間，辟出專門的時間段處理郵件，過了這個時間段，除非是緊急事務(wù)，其他郵件一概按照發(fā)件人主題打上標(biāo)簽，留到下個時間段再一一解決。

事實上，用零碎的時間來處理郵件是很明智的辦法。除去開會和同事之間的寒暄，能夠?qū)Ｗ⒌墓ぷ鲿r間本來就那么多，若不系統(tǒng)有序地安排事務(wù)，埋頭于郵箱中收發(fā)回復(fù)，現(xiàn)在看來是不是有些得不償失？

當(dāng)然也別忘了調(diào)節(jié)自己的閱讀習(xí)慣。比如遇到長郵件，沒有必要逐字逐句讀清楚，但如果剛換的新上級喜歡在中間段落寫上重要信息，也別因為以往的習(xí)慣而忽略過去。那句總被人掛在嘴邊的“細(xì)節(jié)決定成敗”，最適合用來檢閱收發(fā)郵件這樣的小事了。另外，在此也提醒一下，如果在準(zhǔn)備寫一封長郵件，請一定把郵件內(nèi)容里的要點在開頭就清楚地列出來。

技術(shù)性問題

處理郵件也是一門技術(shù)活，下面幾點是特別需要注意的。

什么時候處理郵件

如果你的郵件量并沒有多到讓人抓狂，即時處理新郵件當(dāng)然是及時溝通、避免錯過重要事務(wù)的好辦法，而一旦你每天收到四五十封甚至更多工作郵件，又是另外一種狀況了。最好的辦法是“定時處理”，每天分出早上和晚上的時段，用兩個小時去處理重要郵件。除了對最高優(yōu)先級別的郵件隨手回復(fù)，過了固定時間就把郵箱暫時拋到一邊。如果你正好在寫代碼，或者做報表，集中注意力去做手上的事情就好了。沒有必要隨時隨地都在對付郵件，以免接踵而來的郵件分割了成塊的工作時間，還把你弄得焦頭爛額。

借助其他工具進(jìn)行時間管理

“明天上午找部門經(jīng)理做工作總結(jié)，后天下午2點開始報銷，下周一要見客戶”……這些通過郵件被告知的日程如果不及時處理，很容易被淹沒在不斷涌入的新郵件當(dāng)中。

除了一筆一畫地抄在自己的記事本上，事實上還有些更容易的辦法，比如把日歷功能用起來。以O(shè)utlook為例，直接用鼠標(biāo)把郵件拖動到日歷選項，選擇日期填寫地點，這樣就建立好一個提醒日程。

同樣也有將日歷整合得很好的郵件系統(tǒng)，比如當(dāng)Gmail發(fā)現(xiàn)在郵件內(nèi)容中出現(xiàn)日期、時間、地點等資料時，它便會在界面的右邊顯示日歷圖示，并問你是否想把這事項加進(jìn)Google Calendar之內(nèi)。Gmail還可以設(shè)置郵件推送提醒，以免用戶忘記需要做的事情。

辨別重要郵件

這里有一套分類和提醒的方法。先按照發(fā)件人將郵件歸類，然后按照發(fā)件人的重要性挨個看主題。如果有特別緊急的，加上緊急標(biāo)簽。遇到一些需要做完再回復(fù)的重要郵件，解決辦法是設(shè)定鬧鈴，一小時提醒一次，處理完再將其取消。另一個辦法是，讓同事們都知道自己郵件數(shù)量比較多，這樣如果有重要的事務(wù)，經(jīng)常來往的發(fā)件人一般會通過電話或MSN給予提醒。

還有一個更系統(tǒng)的辦法，對新郵件先看收件人和抄送者，再看主題來判斷郵件是否重要。如果收件人里沒有上級和平級，優(yōu)先等級就相對比較低；如果是公司的重點項目就第一時間打開處理；而如果自己只是被抄送的對象，這樣的郵件一般就不用回復(fù)。

管理郵件問與答

Q：處理工作郵件時最重要的是什么？

A：最重要的是判斷收到郵件的重要性和緊急性。有些人會按照收到的次序一封一封點開，郵件比較少的時候可以這樣，多了就不行。通常收到郵件會先看發(fā)件人和主題（所以對于寫郵件的那方來說標(biāo)明主題很重要）。最重要的當(dāng)然是直接上司的郵件，還有大約20%來自再上一級的上司。一般在自身管理范圍兩級之外的就不太重要。其次，下屬的郵件要認(rèn)真看一下，但數(shù)量比較多的情況下可以直接電話回復(fù)。另外，其實CEO發(fā)來的不用急著看，可能也重要，但沒那么緊急，因為如果是急事的話直接上司就會通知。另外，郵件是直接發(fā)送、抄送還是轉(zhuǎn)發(fā)給你的，也是判斷依據(jù)之一。

Q ：哪些郵件要留底，哪些絕對不能用私人郵箱收發(fā)？

A：前者主要是需要留存證據(jù)的那一類。內(nèi)部郵件比如老板布置的一些界線模糊的事情，或者老板的承諾，以及與之探討職業(yè)生涯的一些想法之類的郵件。另外還有和客戶相關(guān)的重要郵件。對于工作和私人郵箱這一點來說，二者必須分開。

Q：郵件是否要隨時查看隨時回復(fù)？

A ：早上應(yīng)該把手機上關(guān)聯(lián)的公司、私人郵箱查一遍，看一下發(fā)件人和主題。一般內(nèi)容比較短，大概用100字以內(nèi)可以說清楚，或者非常緊急的郵件，都用手機回。重要的郵件做一個紅旗標(biāo)注，過一段時間再好好看。（據(jù)《第一財經(jīng)周刊》、中國人力資源開發(fā)網(wǎng)相關(guān)資料整理）