新形勢下，對技工院校學生檔案管理工作的新思考

【摘要】 當前新形勢下，信息技術迅速發展，檔案管理工作也要緊跟時代的步伐，發揮其獨特的優勢，本文主要針對技工院校學生檔案的管理現狀來分析，發現其不足，從多個角度來探討如何提高其管理工作質量，推動當代技工院校教的發展與進步。

【關鍵詞】 新形勢 技工院校 檔案管理 思考

前言：

當代技工院校是為社會的發展輸送各類專業人才的搖籃，而檔案是記錄這些人成長的文件，其形成與學生在校期間參加的各類活動，客觀的記錄學生的接受情況，其是學生工作開展的中壓依據，是社會選拔畢業生的重要依據，所以，必須加強對檔案管理工作的重視程度，推動技工院校教學工作的開展。

1. 對技工院校學生檔案的清楚認知

首先，技工院校的學生檔案是檔案管理的重要組成部分，其主要包括對學生受教育的程度、學籍資料、在校期間的入學登記、體檢表、學籍變更、獎懲信息、組織關系、社會實踐的總結與記錄，畢業鑒定及職業資格的鑒定表等等。檔案管理人員必須保證其完整、詳細，其中學生的學業狀況、行為表現、身體狀況等是學生檔案的重要內容，其詳細記錄著學生在校期間的狀況，從側面反映了學生的整體素質，是學生成長過程中的準確真實記錄。

其次，學生檔案在教學管理中發揮著重要的功能，在教學的各個環節、教學規劃、管理機構和功能等多方面的的變動必然會帶來教育體系的改革，影響檔案工作的開展，教育改革是為了更好地推動教學質量的提高，保證其順暢進行。完整規范的學生管理工作可以更好地促進學校內部管理體制的逐漸完善與管理質量的提高，完整、系統的學生檔案概述了學生甚至是整個學校管理工作的全部情況，科學的反映了教學期間學校管理工作的開展與完善，是客觀反映學生在校期間的情況與信息最有利的憑證。充分發揮學生檔案的功能，實行科學化的管理，及時的處理各類數據的變更，保證檔案信息的及時性，并且及時的反饋給相應的部門，作為其作出相應決策的有效依據。同時，技工學校的學生檔案也為將來的學生就業提供了條件，檔案中的信息可以在一定程度上提高其在市場中的競爭力，這是用人單位了解學生內在素質的有利憑證，隨著市場經濟的逐漸完善，社會對畢業生的要求也在逐漸提高，學生檔案的重要性愈加明顯，因此，學生檔案管理人員要盡可能的對用人單位提供詳盡、完整的學生檔案。

最后，要將學生檔案作為專門的檔案管理，其不屬于人事管理的范疇，也不同于教學檔案，其特殊性主要表現在：其大部分來源于教育教學管理部門，另一部分則主要來源于學生自己組織的活動，這部分材料數量十分龐大，必須專門管理；學生檔案的形成實踐不同，有的是在學生入校即形成，有的是隨著學期或者年限形成的，如果將其與其他檔案歸為一類，非常容易導致混亂；學生檔案是學生工作的重要組成部分，其目標明確，與人事檔案不能混為一談，尤其是在當前的形式下，必須注重對學生檔案的管理。

2. 當前形勢下，學生檔案管理中存在的不足

2.1 原始資料不夠全面、具體

受到中學階段管理情況的限制，導致技工院校學生的檔案內容不夠全面，具體，在檔案的資料內容中我們看到其主觀評價內容多，而客觀評價資料不足，無法真實的反映學生的情況，對人才的培養無法發揮其應有的功能。

2.2 學生檔案材料歸檔不夠及時高效

學生檔案資料內容的收集渠道很多，其中主要包括教務處，學生處、各系及其他部門，材料的分散性導致其收集存在著一定的難度，各部門完成所需的材料后，大多保存在本部門，畢業時將部分材料整理送交，不利于材料的歸檔與利用。

2.3 檔案內容缺乏對實際能力的記載

技工院校與其他高校存在著一定的差別，其主要強調專業實踐動手能力，而檔案中反映專業知識的成績較多，對實際能力反映的非常少，導致參考權威性不足。

2.4 學生檔案管理的隊伍力量十分薄弱

從當前的技工院校檔案管理現狀來看，人手不足是普遍現象，而且大部分人員缺乏應有的專業知識，技工院校學生的檔案主要由綜合檔案管理人員或者是學生兼職組成，無法實現統一管理，而且這部分人員專業技能不足，在一定程度上限制了檔案資料的收集與完善。

2.5 編制工作不夠全面具體

從學生檔案的當前編制情況來看，其抑制了檔案的開發與利用，在人才培養編制中常常缺乏原始文件，無法直接反應人才培養過程中的成敗，管理措施不到位，無法發揮其功能。

3. 對學生檔案工作的意見

3.1 建立健全學生管理體制，明確檔案的歸檔范圍

做好學生檔案的管理離不開行之有效的管理制度，因此，必須根據實際情況建立健全管理制度，明確檔案的歸檔部門，同時明確職責，對學生檔案管理人員提出有針對性的意見，對新生檔案進行徹底的清理與材料的審核，同時要注重對學生檔案的保密處理，保證其傳遞、傳遞中的安全性，同時與人事檔案的規范銜接，保證其順利過渡，爭取幫助學生順利就業，適應社會發展的需求。

3.2 采用現代化的管理措施，實現管理系統化

檔案管理不是一味的填充或者是固定不變，其是一個動態發展的過程，其信息量相當大，單靠手工抄表無法實現，這就需要采取必要的措施來完善管理，因此，利用現代的管理方式，建立健全檔案管理系統，利用新型的管理軟件，豐富管理的內同，實現信息管理的科學性、現代性高效的目的。

3.3 建立健全反饋制度

學生檔案管理不是單純的儲存，而是需要互相溝通的管理，因此，要想提高檔案的透明度，必須建立健全檔案信息反饋制度，為學生的成長和學校管理服務，同時也為學生就業提供資料。建立學生檔案真實與完整性的同時，也要讓學生對自我檔案有一份認識，對不贊同的地方可以提出說明，并且申訴，相關部門經過考究，做出正確的填寫。適當的公開管理模式，可以激烈學生努力學習，快速進步。

3.4 加大學生檔案管理人員

學生一直是檔案管理的中間力量，隨著科學技術的發展，檔案管理隊伍缺乏專業人員，這就十分有必要學生隊伍的力量，發揮其優勢，迅速組織材料，及時更新檔案資料庫，同時也要注重對其專業技能的培訓，實現文件資料的跟蹤手機，壯大技工院校的檔案管理隊伍，促進工作效率的提高。

3.5 加強學生檔案價值功能的開發

學生檔案除了具有保存價值以外，其還具有其特定的功能，在學校的各項活動中，其具有一定的參考與借鑒價值，所以，對學生檔案的管理不能單純的依賴整理、保存，同時還要發揮其各種文件資料的的規律性，有價值的數據好資料，為當前形勢下學校的建設與發展，體制改革奠定基礎。

結束語：

綜上所述，技工院校學生檔案管理工作，必須建立在學校人才培養和目標的基礎上，不斷適應市場發展的需求，建立健全改革管理機制，實現規范化、科學化的管理，發揮檔案的最大價值，為學生人才培養建設服務，最終使學生檔案成為學校給社會輸送人才的“說明書”。

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（作者單位：黑龍江省技工教師進修學院）