武漢市廣播影視局固定資產管理系統設計技術探討（下）

（接上期）

① 條形編碼

A. 資產類別設置

對資產進行分類，第一級分類為固定資產和低值易耗品兩大類，在此基礎上用戶可自定義分類，也可根據固定資產按照國家的規定進行細化分類，低值易耗品根據管理需要進行細化。資產以樹的形式分級顯示，且級數無限制，以便用戶擴展。

B. 編碼規則

用于設置多種大小規格的條形碼格式，以適應各種設備需求。每一件新購入資產的相關數據輸入計算機以后， 將由計算機自動地打印生成不干膠條形碼。該條碼為16位的包含數字英文字母的編碼，條碼上的內容由系統按約定規則自動生成且為唯一。

這16位的編碼規則我們設想是：首位字母表明該設備的大類，2-4位編碼表明為大設備下面的小分類，5-12記錄的是設備的型號信息，13-16表示該型號下設備的數量。比如說有條形編碼NXY00IBM510L0031，其中N表示該設備處于計算機類設備的大類，ZJO表示處于計算機的主機，OIBM510L表明型號是IBM10L，0031表示些類型的設備有很多，這臺是31臺。

② 固定資產實物管理

A. 資產狀態設置：設置資產可能的狀態屬性，例如庫存、使用中、維修中、故障、閑置等狀態信息。

B. 資產增減方式設置：設置資產增減方式，例如直接購入、投資者投入、捐贈、盤盈、在建工程轉入、融資租入、報廢等。

C. 資產驗收、編碼、入庫

本功能模塊完成資產驗收、編碼及相應屬性信息（類型、名稱、品牌、型號、機號、日期、生產商、經銷商、合同信息并增加不少于2個自定義屬性）登記入庫的管理功能。

D. 資產出庫

本功能模塊完成資產設備出庫管理功能。

固定資產出庫時，直接掃描條形碼，系統自動檢索出相關信息（如名稱、型號、規格等），管理員只需選擇領用部門，輸入領用人、領用日期、存放地址、備注等信息，并錄入領用憑證。

E. 資產轉移

實現資產轉移的各項管理功能。管理員錄入資產轉移憑證，掃描或輸入條形碼，系統自動檢索出相關信息（如名稱、型號、規格等信息），輸入調入單位名稱、調撥日期、經手人、備注等信息，系統自動更新記錄。

資產轉移應考慮局內轉移和對外捐贈等情況。

F. 資產借還

資產借出時，管理員首先錄入憑證，直接掃描條形碼，系統自動檢索出相關信息（如名稱、型號、規格等信息），輸入借用部門、借用人、借用日期、預歸還日期、經手人、備注等信息，系統自動生成借用編號，啟動成本核算，開始計費。

資產歸還時，管理員只需掃描條形碼，系統自動檢索出借用信息，終止計費。

超出預歸還日期，系統自動提示。

G. 資產維護

本功能模塊記錄資產的故障情況、故障現象、維修過程、設備狀況、維修單位、費用、經辦人等信息，并登記到系統中；同時，提供按照不同的條件查詢以往維修紀錄、統計維修費用的功能。

H. 資產報廢

本模塊實現固定資產實物預報廢、正式報廢處理功能?？筛鶕鞣N條件篩選出預報廢設備，錄入相關審批文件，正式報廢時資產從固定資產庫中移除到報廢庫中，以備查詢。

I. 資產清查

資產清查按照使用單位或存放位置進行。清查的流程如下：

·系統發送任務給手持終端；

·手持終端現場清查；

·手持終端將清查數據上傳到系統中；

·系統根據清查數據自動生成清查文件，供管理員進行數據分析，確認數據無誤后，更新數據庫。

③ 采購招標與合同備案管理

本功能模塊實現對項目的立項、調研、招標、簽約、執行、驗收、付款等流程進行登記備案管理，能將項目所有相關文件錄入存檔，并提供項目進度動態跟蹤管理、項目檢索、文件檢索等功能。

項目進度動態跟蹤管理，要求系統能根據合同編號，自動提示該合同的所有應到貨信息，管理員只需選擇此次具體到貨的設備，確認其數量、單價；當入庫信息存入數據庫中，系統實時更新該合同的執行情況；根據合同執行情況，系統能提示應付款情況，并顯示付款進度。

④ 低值易耗品管理

低值易耗品具有單價低、使用數量大、有一定數量庫存要求等特點。對低值易耗品的有效管理將大幅度削減辦公費用，提高企業經濟效益。因此，我們把低值易耗品的管理納入專門的解決方案中，

·初期數據錄入：實現系統啟用低值易耗品的錄入。

·入庫管理：實現低值易耗品購置入庫登記管理。

·退貨管理：實現低值易耗品的退貨管理。

·發放管理：實現低值易耗品的發放管理。

·結存管理：實現低值易耗品定期結存盤庫管理。

·其他管理：實現低值易耗品的其他功能管理。包括自動計提折舊等功能。

⑤ 資產查詢統計與輸入/輸出

A. 查詢、統計與匯總、打印

對所有資產都可以查詢出購入、入賬、投入使用、使用部門、折舊情況、資產狀態等全部詳細信息，并可以匯總、打印；所有模塊都提供查詢與打印功能，并支持模糊查詢功能，配合用戶權限，提供多重查詢功能，如按設備類型、使用部門、年限、合同等多種屬性進行查詢。多種查詢條件可以任意組合，查詢結果可以選擇任意字段分組顯示，在查詢的基礎上能提供匯總統計功能。系統支持EXCEL數據格式轉換輸出。

B. 數據導入、導出

該模塊能夠將所需的資產數據從EXCEL表格導入到賬套里，并可補充相關信息，完成初始化工作，初始化工作完成后，賬套里的數據可以隨時以EXCEL表格形式導出。

⑥ 系統維護

系統維護子系統由系統管理員對資產分類代碼表、退出方式代碼表、購置方式代碼表、存放地代碼表、部門代碼表、保管人員代碼表、單位/部門名稱表。進行新增、刪除、修改等操作，實現系統參數設置、審批流程設置、數據庫備份方案、與其他相關系統接口及系統幫助等功能。

A. 系統參數配置

本功能模塊由系統軟件管理員操作，完成系統相關參數設置，包括各級管理人員管理的范圍以及權限等。

B. 審批流程設置

用戶根據自身業務需求，設置審批流程，并可根本業務的變化，更改其設置。最大程度適應業務需求的變化。

C. 數據備份

系統管理員根據業務需要、數據庫的存儲容量，通過對本系統中的數據進行自動或人工備份，將一些長期不用的數據進行整理、歸檔、備份。

⑦ 安全管理

A. 組織結構管理：設置行政管理機構，管理機構為樹狀多級機構，每個部門、科室之間存在一定的層次關系，可增、刪、改部門信息。在各級機構中加入與固定資產相關人員，記錄人員的相關信息，如姓名、職務、所屬部門、聯系電話等。

B. 用戶組設置：可對用戶權限設置進行批量管理。系統管理員可分配用戶帳號和密碼，用戶可自行對帳號和密碼進行維護。密碼以加密形式存放在登錄認證時，系統將用戶輸入密碼加密后和數據庫中密碼比較，并不對數據庫中密碼解密

C. 權限控制功能：將用戶劃分為不同等級，確定用戶對系統模塊的使用權限，根據不同權限確定不同的操作

D. 數據加密功能：對重要數據進行加密

⑧ 遠程通訊

提供無差錯的遠程通訊，實現通過內部局域網或專線準確的傳遞數據。

3. 采用條形碼進行固定資產管理功能分析

① 借助條形碼技術，針對固定資產管理中經常出現的實物與財務帳目不符的情況，以實物管理為特點，以化繁為簡為目的?？朔藗鹘y管理模式下依賴紙面單據或通過手工方式錄入原始數據而帶來的低效及錯誤，解決了固定資產管理過程中的實物管理的問題，實現了信息流和實物流的統一，并且大大降低庫管人員的工作強度高，提高工作效率。

② 用戶可以根據自身的需要，從文件、手持數據采集終端中導入導出數據，并能導出生成pdf、xls、txt、rtf、jpg、html等多種格式的文件，定制各種報表格式，極大地方便了用戶的使用。對于日常管理功能，包括資產卡片管理、錄入、啟用、轉移、借用、維修、停用、退出等，借助RFID系統和條形碼，均可減少誤操作的幾率。

③ 合同管理能更直觀。由于設備購置程序越來越規范，購置設備時簽訂合同也成為常事，一年下來合同文件一大堆，要想找前幾年的合同很是困難。如果只是簡單地將合同文字錄入計算機作為一個個合同文件來管理，查找也許方便了。如何才能查找方便又能顯示合同的原始面貌，在新的管理系統中利用掃描儀配合新的管理系統軟件把整個文件掃描進計算機，再以特殊的編碼保存在數據庫中，填寫相應合同的一些簡單信息，以后查找起來十分方便，而且可以看見合同的原始樣子，無論是雙方代表的簽名還是雙方的印鑒都一覽無遺，需要時還可以打印出來，較好地解決了合同管理的難題。

④ 利用網絡版的管理系統，把固定資產管理部門內部負責各個崗位工作人員使用的計算機進行聯網，將各子系統集成在一個平臺上，數據可以在服務器和工作站上作兩級保存，并通過內部局域網形成信息資源共享。系統以統一的用戶界面提供給用戶，通過訪問權限控制。實現用戶分類瀏覽，檢索各種信息和訪問各個子系統，方便快捷地與其他人通信和協同工作。滿足各崗位人員同時訪問固定資產數據庫又不互相影響和修改數據的庫的要求，提高了管理的準確性和大大提高工作效率；而且也便于臺內各級領導及時，準確地掌握全臺及各部門的各種情況，這樣整個系統的可靠性，數據的完整性，安全性就可以得到保證。同時系統的擴展性好，若臺內以后再上其他系統就可以直接連網，只需增加站點即可。

由此可見，采用條形碼技術對固定資產進行管理能夠提高固定資產管理的速度和準確性，使各種固定資產管理能真正落到實處；可以輕松管理固定資產，能夠掌控全方位固定資產信息，提高經營效率，降低成本支出；同時為單位資產評估、決策提供更為可靠的依據，避免企業在固定資產管理環節上可能造成的隱患。

五. 總結

一個單位的良性發展，避免不了的要涉及到資產的有效管理。對于我局而言，固定資產的管理顯得尤為重要。傳統的固定資產管理模式無論從質量上還是效率上，都難以適應經營管理新形式的需要。因此，尋找一種簡便、高效的管理手段成為必然。通過建立基于條形碼的固定資產管理系統，可以有效改變固定資產清查數據的采集方式，解決固定資產實物清查的瓶頸問題，提高清查效率，并能更輕松、更有效地管理固定資產。

同時，要使用好固定資產條形碼管理系統，還需要做好以下工作：一是在推廣使用過程中，要使操作層的人員都懂得條形碼的原理，為什么要應用條形碼技術以及在電腦系統中條形碼的作用，應用條形碼技術對管理產生的效率；二是條形碼的應用必須各部門密切配合。條形碼的應用涉及到固定資產編號、條形碼打印、條形碼粘貼、條形碼掃描等多個環節，必須由各部門分工協作才能完成。條形碼應采取集中打印，并指定專人操作與維護，當條形碼信息出錯時要及時處理；三是要制定條形碼管理的規章制度。條形碼應用必須依照一定的規則，要符合其科學性，建立起整個系統的編碼體系、內部條形碼生成規則、條形碼打印制度、條形碼粘貼規范等。

（全文完）