煤礦企業物資管理中心電子采購系統的構建初探

【摘 要】隨著網絡時代的到來，煤礦企業也期待能采用現代化的信息技術手段解決公司在采購方面面臨的瓶頸問題。建立一個電子化采購平臺，這是目前眾多煤礦企業在供應鏈管理改進上的一個重要趨勢。本文就這一問題進行了初步的探討。

【關鍵詞】煤礦企業；物資管理；電子采購系統

任何企業的正常運轉都離不開原材料和消費品的采購。高效的采購流程，低廉的采購價格，是公司提高競爭力的根本。而對于煤礦企業的物資管理部門來說，所進的物料成本占據了整個企業成本的一大半。采購是煤礦企業非常重要的一環，它的運轉情況直接關乎其他部門如銷售和生產部門的經營狀況。

一、煤礦企業物資管理中心建立電子采購系統的必要性

采購工作主要為煤礦企業提供正常生產所需的各種各類的材料，而采購管理則是對采購過程的組織、控制、監督和實施的過程。企業的采購工作量較大，工作也較為繁瑣，因此采購人員很容易被外來因素所干擾，采購人員往往僅對采購物資的數量和價格以及送貨時間有所要求，很少有精力去對供應商市場進行調查研究，更談不上建立企業的穩固、高效和低成本的供應鏈，因此往往會出現很多送貨供應商是一錘子買賣的生意。外部市場競爭的加劇和環境的變化，對企業的采購管理提出了更高的要求。

第一，國際市場對原材料的緊缺導致了煤炭價格的上升，在這種形勢下，必須要和供貨穩定的供應商建立長期戰略伙伴關系。第二，隨著公司生產模式改變，生產效率提高，生產周期縮短，煤礦企業的生產持續性不能因為物資原料的供應不及時而影響生產，企業需要建立一個有流程、有規則的采購流程體系來支撐整個煤礦企業的生產。第三，由于煤礦企業的安全特殊性，原本需要在礦倉庫設立必備的庫存用以應急突發事件，但物資儲備成本也會隨著各種材料的增加而增加，這與物資供應中心所設立的目標不相符，因此對于材料的供應及時性提出了要求，也給采購人員增加了壓力。第四，煤礦企業的生產的增速也容不得用原來慵懶的工作方式來處理工作，它時刻要求信息的及時性和迅速性，特別是若出現了安全事故，如果耽誤了時機，后果將不堪設想。總之，為了應付煤礦企業的突發事件的發生，應當改變原有傳統采購業務流程，優化企業資源，提高企業核心競爭力，實現從煤礦需求到物資部門及時解決需求的一體化管理。為了煤礦用料在各個環節上實現管理的可控性，公司必須引進高效的信息采購系統優化企業結構，提高企業運轉速率，改善效率低下和信息不流暢的狀況，使得企業資源利用最大化，整體利益最大化，實現公司的整體提升。

二、煤礦企業物資管理中心電子采購系統模塊的構建

筆者結合自身的工作實踐，通過對采購業務的分析研究，結合工作單位自身特點，設計了采購業務的基本業務流程，其中在流程模型中，采購部門必然是其中的主體，它負責采購的訂單管理、合同管理、收獲管理以及招投標管理等業務。

1.采購訂單數據處理模塊。當采購計劃到達采購員處理工作界面時，如果物料信息在系統已有原先維護好的供應商，則有協議供應商繼續供貨；如果是新產生物料或價格波動較大的物料，則需采購員進行招標工作。招標內容一般通過電子采購系統傳遞給供應商，供應商在經過研究后將合理的價格發于采購員。這樣采購員根據合格公正的原則進行篩選合適的供應商，進行三方甚至多方比價，最終確定供應商后，制定采購訂單。采購訂單通過物資供應中心領導的三層審批后，便可通知確定供應商進行送貨，同時便可與供應商制定供貨合同。

2.招標、投標管理模塊。這個模塊的功能主要是對供應商的篩選過程，采購人員將礦區隊所使用的材料通過互聯網在電子采購系統上發布后，供應商可以登錄系統檢索自己所能提供的物料報價，經系統管理員同意后，提交標書，參與幾家的價格角逐。當合適的供應商提供標書完畢后，競標工作開始。采購人員根據選擇價格合適，高信譽供應商的原則，最終確定中標單位。當中標者被選定后，系統向其他供應商發出競標結束信息，并將競標結果公示在系統上，這樣可以使供應商更加公正、公開的競爭。招投標管理模塊分為：發布招標公布、招標文件維護、招標文件提交、招標問題澄清、投標問題澄清、招標中標公告。

3.合同管理模塊。在制定好采購訂單后，采購員便可以找中標的供應商簽訂采購合同，內容包括交貨時間、有效期限、包裝物、責任違約等內容，一式三份，需由物資供應中心審計科的簽章和供應商的業務合同章以作證明。合同管理模塊包括：新增合同管理、合同卡片管理、合同分批交貨管理、合同變更協議管理、合同保存管理、違約合同管理。

4.采購到貨管理模塊。當對采購訂單進行收貨處理時，采購人員應先查看系統上的采購訂單是否經過幾級批準后通過，若通過，便可開具到貨通知單，然后通知質檢部門進行驗貨，并將到貨數量結果自動反饋到相應的采購訂單中。對于檢驗合格的物品，保管員可將物資進行分類排放完成分配入庫工作，自動生成相應入庫單，并將入庫單號記錄在到貨單上的入庫單號信息欄中，以便以后跟蹤、查詢、調用。對于檢驗不合格物品，根據檢驗部門的建議和部門評審的意見進行退換貨處理，通過退貨單，在明細欄中表明每行物品是退貨還是換貨，并將退換貨單號記錄在到貨單上的處理單號信息欄中，以便以后跟蹤、查詢、調用。

三、煤礦企業物資管理中心電子采購系統的實施

（1）高層的支持。在整個系統的實施中，高層的決策支持對于電子系統的實施有著至關重要的作用。首先公司的領導小組要把先進的設計理念和思想，及電子采購系統要在整個企業所起的重要作用要傳遞給自己的員工，這個對于項目的成功實行有著重要的作用。在另一方面，系統的實施必然是一項大的資金工程，而高層的肯定在這方面會使項目更好的實施。由于整個系統涉及到的資金、人力和部門多方面的投入，領導決策機構無疑對電子采購系統的運行成功負有主要責任。（2）組織上的準備。整個系統的實施涉及到的多個部門的配合，因此為了使公司整合資源，公司需要專門針對系統的上線設立項目組，總經理負責。這個機構是直接針對系統上線而設立的，他負責推進系統在公司的展開業務。系統的實施需要多個部門的協調合作，每個部門應該及時進行溝通和配合，各部門設立專員協調此事。（3）人員培訓。人力資源部門對員工的電子采購系統的培訓是必不可少的。公司特別是要針對那些常用軟件的計算機操作員工和懂業務流程的人員進行系統的教育培訓，讓他們在短時間內能夠理解電子采購系統的使用和操作，讓他們體驗使用新系統會給他們帶來極大的方便，只有這樣，他們才會更加認識到系統對于他們和公司的重要性，也對公司的改革充滿著激情，對領導層的正確決策更信任。如果沒有系統的培訓，員工們會依然按照他們原有的思路進行正常的工作，他們不會對新系統會給他們帶來什么而驚喜，而同時新系統在公司的實施也將止步不前，無法對新流程進行實施和管理，最終會導致各個領域都工作不暢。培訓的內容可以按照分階段進行的方式，由初步了解，再到不斷深入，目的在于讓員工培養起對新系統功能的興趣，使他們自己有欲望去了解它，提高員工對電子采購系統重要性的認識，培訓后進行考試，考試合格后準許上崗。

參 考 文 獻

[1]郭曉彗.煤礦物資管理信息化探討[J].商場現代化.2010（4）

[2]王冬梅.ERP在采購管理中的應用[J].能源技術與管理.2010（4）

[3]婁豪.淺談企業采購管理[J].企業導報.2010（6）

[4]王梅，馬小平，趙作鵬，金立.電子簽章技術在煤礦信息管理中的應用[J].煤炭工程.2011（8）